【日報はめんどくさい！】メールの日報がもたらす5つのデメリット

あなたの会社の日報は、まだ電子メールですか？

朝メールを開くと、メンバーの日報でメールボックスがギッシリ。これでは、せっかくの朝の気持ちよさが台無しです。

また、メールによる日報運用では、せっかくの日報を活用できません。ここでは、メールによる日報運用の課題について考えてみましょう。

①書くのも読むのも手間がかかる

部下は日報が面倒

「日報を書くのが好きだ！」という人は恐らくいないでしょう。でも、書かなければ上司に怒られるので、仕方なく書く…。

そんな日報に、タイトルに宛先やCCを入力し、「お疲れ様です。本日の日報を送ります。よろしくお願いします。」のような枕詞を入力して送信…この無駄が、従業員の日報嫌いに拍車をかけます。

上司は探して、開いて、読むのに手間がかかる

メールの受信ボックスには、日報以外のメールも色々混ざっています。その中から日報タイトルのメールを探すのは、地味に面倒な作業です。しかも、部下のメールを1件ずつ開かなければ、読むことができません。

もし、メールにエクセルの日報を貼り付ける方法だと、さらにエクセルを開かなくてはなりません。これが積もり積もって大きな時間の無駄となり、残業を生む温床になっています。

②メンバーごとの提出状況が把握しづらい

メールは他のメールと日報が混在して、誰が提出して、誰が提出していないのか一目で分かりません。また、仕事終わりに集中する日報メールに、緊急性の高いメールが埋もれてしまうこともあります。

③検索ができない

• 「A社の案件の進捗状況はどうなっていたっけ？」
• 「このまえ書いていたB社の情報はどこだっけ？」

メールの日報は、これらの検索ができません。結局、本人に聞くしかありません。聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。

これでは、上司にとっても部下にとっても、一体なんのための日報なのかわからなくなります。

④有益な情報が共有できない

メール日報の場合、日報を読む人が限られてしまいます。そのため、他の人の目に触れないクローズドな環境下では、書くモチベーションも薄れます。

また、宛先に入っている人にしか届きません。どれだけ有益なノウハウがあったとしても、展開されなければ活用されることはないのです。いわゆる“宝の持ち腐れ”です。

⑤会社に戻らないと日報が提出できない

社外から社内システムにアクセスできないなどの理由で、会社に戻らないと日報が提出できないという状況は多くあります。

帰社してPCを立ち上げ、メールを起動し、日報を打ち終わるまでに十数分はかかってしまいます。これでは日報を書く部下にとっても、それを待つ上司にとっても、時間の無駄です。

まとめ

もしスマホで日報が読み書きできたら？

情報共有をしやすくし、社内コミュニケーションとして活用するなら、日報をデジタル化しましょう。スマートフォンで部下の日報を読むことができたら、いつでもどこでもチームの状況を把握し、タイムリーに指示出しができます。

監修：株式会社gamba

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