新入社員教育 日報の活用ガイド

新入社員に効率よく仕事を振るための3つの工夫

2020年8月24日

「最近の新入社員は、指示しないと動かないんだよね」と、新入社員教育に悩む方は多いのではないでしょうか。しかし、その原因は上司のあなたにあるのかもしれません。

仕事の振り方や指示の出し方を少し変えるだけで、「指示がないと動かない」と思っていた新人が「自分から動くことができる」ように生まれ変わります。

そこで今回は、新入社員が自分から動くようになる仕事の振り方を、3つのポイントに絞って紹介します。

新入社員に効率よく仕事を振る画像

新入社員に仕事を振る工夫

① 業務の見える化

経験豊富なあなたと違い、新入社員はまだ仕事に対するイメージが出来上がっていません。これくらいなら簡単だろうと思った仕事でも、新入社員にとっては「何をどうすればよいのか見当もつかない」と感じることがあります。

仕事を振るときは、その仕事の全体像を明確に示しましょう。何が(What)、なぜ(Why)、どのタイミングで(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、どのように(How)という5W1Hを明確にすることがポイントです。

仕事に見通しがつくと取り組みやすくなり、指示を待つことは少なくなります。

業務を見える化する画像

 

②特性を意識する

いくら仕事内容をわかりやすく提示しても、その社員の特性を全く無視して仕事を振ってしまっては、なかなか仕事が進みません。

学生時代の宿題を思い出してください。得意な教科はサクサク進みますが、苦手な教科はなかなか進まず苦労したという経験をした方は多いのでは?

もし社員が苦手だと思われる分野の場合は、十分なフォローが必要ですし、得意な分野の場合は、思い切って任せてみるのも一つの手。

自信を持って仕事に取り組めるタイプの社員であれば、ある程度仕事を任せることで自信やモチベーションにつながりますが、反対に仕事に自信のない社員だと、任された事が負担になり、ますます自分から動く事が難しくなってしまう事も。

新入社員の指示待ちをなくすためには、それぞれの特性を理解し、その特性に合わせた仕事の振り方をする事で、スムーズに取り組めるようにすることが大切です。

特性を意識する画像

 

③ 新入社員への期待値の提示

自分から仕事をしようと思うためには、仕事をしたくなる動機づけも大切です。動機づけに使えるのが、「期待値の提示」です。期待値を提示する際も、それぞれの特性に合わせたものにすることが大切です。

新入社員は、自分がどれくらい仕事ができるのかわかっていません。自分に自信がない場合、本当はもっとできるのに「ここまでしかできない」と勝手に枠を決めてしまうこともあります。

そうならないためにも、上司がそれぞれの特性に合った期待値を設定し、「君ならできるよ!」という気持ちを示し任せてみましょう。

無理と思っていた仕事をやり遂げることができれば、自信につながり「もっといい仕事がしたい」という動機づけになります。

新入社員のモチベーションを上げる方法

育成目標を設定する

育成目標を設定せず、単に教える側のスキル次第になってしまうような教え方では、3年以内に退職されてしまいます。いつまでに、どのくらいのレベルまで育てるのかを明確にしましょう。3ヶ月後、半年後、1年後といったように、育成目標を作ります。そして、それを会社や部署、チーム全体で共有しましょう。

「まずは半年目でこの程度はできるようになってもらおう」という共通理解が生まれます。そうすることで、教育担当者以外も声を掛けやすくなったり、新入社員への接し方に変化が出ます。『○○って書いてあったけど、大丈夫?』と話しかけるだけでも、新入社員は「この人は見てくれている。信頼できる」と感じるもの。

また、育成プランがあると、この会社は自分を大切に育ててくれようとしてくれている、自分に期待してくれている、と嬉しく感じます。さらに、いま自分がどこまで進んだかがわかるので、成長しているという実感を得ることができます。それは新入社員の大きなモチベーションとなるでしょう。

新入社員を着実に成長させる方法

日報で振り返る

上司や先輩から教わったことをメモにとるだけでは、成長できません。自分の言葉で記すことが大切です。言語化するのに最適なのが「日報」です。

日報は、自分の行動や考えを文字に落としてみるという、一番シンプルな内省手段です。1日を振り返ることで、新たな気づきを促進したり、問題意識を持ちながら仕事の進め方を改善できるようになります。また、目標に対していま自分がどこにいるのかも明確になります。

 

新入社員の成長を促す日報テンプレート

新入社員を育成するには、どうやって進めればよいかを自分で考えさせ(Plan)自分で行動し(Do)振り返り(Check)次に活かす(Act)という、いわゆるPDCAサイクルを回せるテンプレートを設定すると良いでしょう。

PDCAサイクルの日報の画像

こうして毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。

実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。とはいえ、これらは新入社員が1人で行うのではありません。上司や教育担当者と一緒に振り返ることが重要です。

 

日報を通じてコミュニケーションを図る

「日報=部下が上司に報告する」という一方通行のものだと思っていませんか?大切なのは、日報を通じてコミュニケーションを図ること。新入社員がPDCAを回せるように手助けをしてあげましょう。一番ベストな方法は、毎日日報にコメントしてあげること。

励ましの言葉をかけたり、一緒に改善策を考えるのもいいでしょう。そうすれば、「上司はちゃんと自分を見てくれている」と安心し、承認欲求も満たされます。日頃からきちんとコミュニケーションが取れていれば、アドバイスも素直に聞き入れることでしょう。

毎日日報を読んでいると、ちょっとした変化も日報から読み取れるようになります。例えば、日報の内容が濃かったのに薄くなってきた場合、そこには3つの原因が考えられます。

  1. 忙しすぎる 
  2. モチベーションが落ちている
  3. 怠慢

その変化に気付くことができればすぐにフォローできるので、突然退職するということもありません。理想的なのは、チームや職場の全員で日報を共有すること。みんなで新入社員の業務の進み具合を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にし、抱えている悩みなどの内面的なケアーも可能になります。

まとめ

新入社員を即戦力にしたいなら、まずは育成目標を設定しましょう。目標達成状況を把握するには、日報がオススメです。コミュニケーションを取りながら毎日の行動を振り返ることで、新入社員だけだけでなく、教育担当者も成長することができます。

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