プロジェクト管理ツールのおすすめ12選！メリットから選び方まで解説

効率的なプロジェクト管理は、現代のビジネスにおいて欠かせない要素となっています。しかし、メールやエクセルだけでは、複雑化する業務の管理が難しくなってきているのが現状です。

そこで注目したいのがプロジェクト管理ツール。文字通りプロジェクトの円滑な管理のために開発されたもので、タスクの割り当てからスケジュール管理、チーム内のコミュニケーションまで、一元管理できる便利なシステムです。

本記事では、プロジェクト管理ツールの基礎知識から、企業規模や目的に応じたツールの選び方まで詳しく解説していきます。

プロジェクト管理ツールとは？

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトをはじめとして、ビジネスにおける様々な業務を効率的に管理・運営するためのシステムです。従来のように、複数のツールを使い分ける必要がなく、1つのプラットフォームで必要な情報を一元管理できます。

特に近年は、クラウドベースのツールが主流となり、場所や時間を問わずチームメンバーが必要な情報にアクセスできるようになっています。外部との連携も容易で、業務の効率化に大きく貢献しています。

必要性と目的

プロジェクト管理ツールが求められる背景には、ビジネスの複雑化があります。複数のプロジェクトが同時進行する中、以下のような課題を解決する必要性が高まっています。

• チーム間の情報共有の円滑化
• タスクの進捗状況の把握
• 期限管理の確実な実施
• リソースの適切な配分

このように、プロジェクト管理ツールは現代のビジネス課題を解決する重要なソリューションとなっています。

プロジェクト管理ツールの機能とは？

プロジェクト管理ツールには、業務を効率化する多彩な機能が搭載されています。
主要な機能を詳しく見ていきましょう。

タスク管理

タスク管理機能では、業務の割り当てから進捗状況まで一目で把握できます。
例えば以下のようなことができます。

• チームメンバーへの作業割り当て
• 優先順位の設定
• 期限の管理
• 完了状況のチェック

これらの機能により、誰が、何をいつまでにすべきかが明確になります。

スケジュール・進捗管理

プロジェクト全体のスケジュールをビジュアル化し、進捗状況を簡単に確認できます。

• ガントチャートによる工程表示
• マイルストーンの設定
• 遅延の早期発見
• 進捗率の自動計算

といったことを可能にします。

コミュニケーション

チーム内の情報共有をスムーズに行える機能を備えています。
以下のような機能が備わっていることが多いです。

• タスクへのコメント機能
• チャット機能
• ファイル共有
• 通知設定

予算管理

プロジェクトの収支を一元管理できます。

• 予算の設定と実績管理
• 経費の記録
• 支出の承認フロー
• 予実管理レポート

工数管理

メンバーの作業時間を効率的に管理できる機能です。

• 作業時間の記録
• 工数の集計
• リソースの配分状況
• 負荷状況の可視化

プロジェクト管理ツール導入のメリット

業務効率の大幅な向上

作業における無駄を削減し、業務の効率化を実現できます。

• 情報の一元管理による検索時間の短縮
• 自動化（ワークフロー）機能による定型業務の効率化
• ペーパーレス化によるコスト削減

これらにより、本質的な業務に集中できる環境が整います。

リアルタイムな状況把握

プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで確認できるようになります。
これには例えば以下のようなメリットがあります。

• 問題の早期発見と対応
• 的確な意思決定のサポート
• チーム全体の状況共有が容易に

コミュニケーションの活性化

スタンプやコメントなど、さまざまな形でコミュニケーションを取る機能が備わっています。チーム内の情報共有がスムーズになり、以下のような効果が期待できます。

• 必要な情報への素早いアクセス
• 場所や時間を問わない連絡体制
• メンバー間の心理的安全性の構築

データに基づく経営判断

正確なデータを簡単に収集・分析できることで、以下のようなことを実現します。

• 客観的な評価が可能に
• 将来の計画立案がしやすく
• 経営資源の最適な配分を実現

プロジェクト管理ツールのタイプ

オールインワン型

複数の機能を1つのツールに集約した総合的なプロジェクト管理ツールです。

• 豊富な機能でカスタマイズも自由
• 大規模プロジェクトに最適
• 外部ツールとの連携も充実

といったメリットがあります。

タスク特化型

ある特定の分野の管理に特化したツール。
シンプルな機能に絞ることで、使いやすさを重視し、特定のジャンルの機能を深掘りしたツールが多いです。

• 直感的な操作性
• 導入がしやすい
• 小規模チームに最適

業界特化型

特定の業界やプロジェクトに特化した機能を提供するツールです。

• 業界特有の要件に対応
• 専門的な機能が充実
• 独自のワークフローに対応

プロジェクト管理ツールを選ぶポイント

チーム規模との適合性

プロジェクト管理ツールは、チームの規模に合わせて選ぶことが重要です。
小規模にも関わらず、多機能なツールを使うと、かえって無駄を生むことも。規模に合わせたツールを選びましょう。

• 小規模チーム（10人以下）：シンプルな機能のツールで十分。
• 中規模チーム（30人程度）：基本機能に加え、一部のカスタマイズ機能が必要。
• 大規模チーム（50人以上）：高度なカスタマイズと拡張性が重要。必要に応じて独自開発なども検討すると良いでしょう。

コストパフォーマンス

予算と機能のバランスを考慮する必要があります。
コストパフォーマンスの考え方にはさまざまありますが、最低限チェックが必要なポイントを紹介します。

• 初期費用と月額料金の確認
• 利用人数に応じた料金体系の比較
• 必要な機能と料金プランの適合性
• 将来的な拡張性を考慮した選択

操作性とインターフェース

使いやすさは導入後の活用度に直結します。使用するメンバーのITリテラシーに合わせたものを使用しましょう。むやみに多機能すぎても、使われなければ意味がありませんので、注意しましょう。

• 直感的な操作が可能か
• 画面構成が見やすいか
• 必要な情報にすぐアクセスできるか
• モバイル対応の有無

外部ツールとの連携

既存のシステムやツールとのスムーズな連携が重要です。

• 社内の既存システムとの互換性
• 一般的なビジネスツールとの連携
• APIの提供状況
• データの入出力の容易さ

おすすめのプロジェクト管理ツール：オールインワン型

gamba!

現場管理と業務改善に特化したツールです。
日報をベースに状況の把握ができるようになります。
また、豊富なコミュニケーション機能を備えており、コミュニケーション活性化を促進します。

• 簡単な操作で日報作成が可能
• タスクの進捗をリアルタイムで把握
• チーム内コミュニケーションの活性化
• 蓄積データを活用した業務分析機能

gamba!

Asana

大規模プロジェクトの管理に優れた定番ツールです。

• 直感的なユーザーインターフェース
• 豊富なビュー形式（リスト、ボード、カレンダー等）
• 高度なカスタマイズ機能
• 充実した外部連携

Asana

monday.com

柔軟なカスタマイズが特徴の人気ツールです。

• 視覚的に分かりやすいインターフェース
• 豊富なテンプレート提供
• 自動化機能が充実
• レポート機能が強力

monday.com

Trello

シンプルながら拡張性の高いツールとして支持を集めています。

Trello

Notion

情報整理とプロジェクト管理を融合した新世代のツールです。

• 自由度の高いワークスペース設計
• ドキュメント作成機能が充実
• データベース機能による柔軟な管理
• チーム全体の知識ベース構築が可能

Notion

おすすめのプロジェクト管理ツール：タスク特化型

Todoist

タスク管理に特化した使いやすいツールです。

• クリーンなインターフェース
• スマートな優先順位付け
• 豊富なショートカットキー
• クロスプラットフォーム対応

Todoist

Backlog

日本製で使いやすいタスク管理ツールです。

• 日本語サポートが充実
• Gitリポジトリ管理機能搭載
• 課題管理がしやすい
• 無料プランが充実

Backlog

Microsoft To Do

Microsoftサービスとの連携が強みのツールです。

• Outlookとの完璧な同期
• シンプルな機能構成
• 無料で利用可能
• 個人・小規模チームに最適

Microsoft To Do

MeisterTask

視覚的で分かりやすいタスク管理ツールです。

• 美しいカンバンボード
• 直感的な操作性
• 自動化機能の搭載
• プロジェクトテンプレート機能

MeisterTask

おすすめのプロジェクト管理ツール：業界特化型

Jira

IT開発プロジェクトに特化したツールです。

• アジャイル開発への最適化
• 豊富なカスタマイズオプション
• バグ管理機能の充実
• 詳細な進捗管理が可能

Jira

Smartsheet

建設・製造業向けの機能を備えています。

• スプレッドシートライクな操作感
• 高度な工程管理
• リアルタイムの進捗把握
• 詳細な権限設定

SmartSheet

Redmine

オープンソースで柔軟なプロジェクト管理ツールです。

• 高いカスタマイズ性
• チケットによる詳細な進捗管理
• 無料で利用可能
• プラグインによる機能拡張

Redmine

プロジェクト管理ツールを導入するならgamba!

gamba!は、プロジェクト管理における日報の重要性に着目した特別なツールです。以下の特徴で、よりスマートな業務管理を実現します：

• リアルタイムな進捗把握による素早い意思決定
• チーム内のコミュニケーション活性化
• 蓄積データを活用した業務改善の実現
• 直感的な操作で導入がスムーズ

まとめ

プロジェクト管理ツールは、ビジネスの効率化に欠かせないツールとなっています。選択の際は、以下のポイントを意識することが重要です：

• 企業規模や目的に合った適切なツールタイプの選択
• 必要な機能とコストのバランス
• チームの使いやすさを重視した選定
• 将来の拡張性を考慮した判断

プロジェクト管理ツールの導入は、業務効率の向上だけでなく、チームの生産性向上にも大きく貢献します。自社の特徴や課題に合わせて、最適なツールを選択してください。

株式会社gamba

2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。