脱！無駄な会議 ソフトバンク孫社長に学ぶ生産性の高い会議の進め方
「残業を減らせ」「長時間労働を改善せよ」という世論のなかで、ミーティングの時間だけが特別扱いされているということはありませんか。仕事の生産性を高めるカギは、ミーティングを減らし、短時間で結論を得られるようにすることです。
たくさんのメンバーが会議室に集められ、長時間のミーティングに拘束される現状を変えることで、より多くの時間を成果の上がる仕事に時間を振り向けることができるようになります。
ここではソフトバンクの孫社長が取り入れている経営会議の方法を参考に、効率的な会議の進め方を考えます。
目次
生産性の高い会議の進め方① 意思決定できる関係者を集める
ソフトバンクの経営会議では、役職に関係なく、議題に関連した分野について一番詳しい知識を持つ社員をすべて招集します。そうすることにより、一気に議論が進み一度で結論までたどり着くことができます。
この方法をとることにより、議題についての説明や、そのための資料を省くことができ、時間も資源もコストダウンが可能になり、生産性向上が実現します。
一般社員はもちろん、会議に社外の人間が呼ばれることもあります。調査や確認のために議案を先送りすることはほとんどありません。「今すぐわかるやつを呼べ」。このスタンスが生産性向上のカギです。正しい意思決定を優先し、現場を動かすことが必要です。
生産性の高い会議の進め方② 役職に関係なく会議で意見を出し尽くす
社長に遠慮していうべきことを言わない、ということがソフトバンクの経営会議ではまったくありません。一般社員であっても、社長の判断がおかしければ遠慮なく反論し、全力で阻止をします。
この本気で意見をぶつけ合うということが、会議の生産性向上で重要なことです。決定事項に対するメンバーのコミットが得られなければ、会議の意味がありません。
全力ですべてのメンバーが意見を出し尽くすことで、その先の仕事が早く動くようになります。しかし、いきなりこの方法をとってもほとんどの会社はうまくいきません。
こうした会議の進め方をとるためには、普段から風通しが良く、上司と部下が互いに信頼しあって、仕事のためには本気で遠慮なく意見を出し合えている土台が必要です。
その土台があってこそ会議の生産性向上ができるのです。自分の会社はどうか、ぜひ一度振り返って考えてみてください。
生産性の高い会議の進め方③ 不都合な真実に目を背けない
ソフトバンクの会議ではマイナス材料の数字も歓迎されます。多くの会社では自社にとって不都合なデータや事実は覆い隠されたり、見て見ぬふりのこともあり、場合によっては上司から雷が落とされたりしてしまいます。
しかしこうした現実から目を背けていては、最終的に事実と向き合うまでに時間がかかり、生産性向上を実現できません。ソフトバンクでは、不都合な真実も改善のきっかけになるとして歓迎され、素直に受け入れられるという空気があります。
会議の中でも、事実として受け止めたうえで、「ではどのように改善するか」を一同で考えます。「ピンチはチャンス」この発想により、さらに仕事の生産性が向上するのです。
会議は工夫次第で生産性を向上できる
会議の生産性向上を行うには、メンバーを選抜すること、本音で話し合うこと、事実と向き合うことが大切です。工夫次第で、生産性を向上し短時間で質の高い会議を行うことができます。
自分の会社はどうか？改めて会議の進め方を振り返ってみてください。生産性の向上で1番大切なことは、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を日々地道に回し続け「習慣化」することです。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」です。
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