仕事の指示が正しく伝わらず、思い描いている通りに仕事が進まないというもどかしさを感じたことはありませんか？しかしそれは、あなたの指示の内容がわかりにくいせいかもしれません。

部下に正しく仕事を進めてほしいのであれば、認識のずれが起こらないように指示を伝えなければなりません。では、どのような話し方をすれば、部下に指示が伝わりやすくなるのでしょうか。ここでは「伝わる」話し方3つのポイントを紹介します。

部下に「伝わる」話し方① 脳内に絵を素早く描かせる

相手に伝わりやすく話をするためには、話を聞いた相手が、話の内容を素早く頭の中に描けるよう意識しながら話をすることが大切です。例えば、「子どもと公園で遊んだ」という話を誰かに伝えるとします。

「子どもと公園で遊んだんだよね」というと、相手の脳内に、あなたと子どもが公園で遊んでいる姿が浮かぶはずです。さらに、「〇〇公園で子どもと野球をして遊んだんだよね」というと、さらに詳しい情景が脳内に浮かびます。

しかし同じシチュエーションでも、「子どもとうちの近所で遊んだんだよね」と唐突に話を始めたらどうなるでしょうか。同じような情景を思い浮かべることは、難しくなるのではないでしょうか。話の内容を相手の脳内に描かせるためには、より具体的に話をすることが必要です。

なるべくあいまいな言葉は使わず、具体的な言葉で説明することで話の内容が伝わりやすくなります。部下に仕事の指示をする際も、できるだけ指示の内容を具体的にすることで、認識のずれを防ぐことができます。

部下に「伝わる」話し方② 相手の知っている言葉を使う

相手に伝わりやすく話すためには、相手がわかりやすい言葉で伝えることが大切です。テレビを見ていて、政治家の話が「よくわからない」と感じたことはありませんか？横文字や難しい言葉を使用することが多いため、話の内容がスムーズに頭の中に入ってこないのです。部下に話をするときも同様です。

特に若い部下と話をするときは、注意が必要です。世代間ギャップにより、あなたが日常的に使っている言葉が若い部下には伝わらないということがあります。また仕事の上での専門用語も、部下が新入社員の場合は伝わらないこともあります。

「この程度のことは知っているだろう」という前提で話をするのではなく、「この言葉は知らないかもしれない」と常に意識をしながら、わかりやすい言葉を選択して話をすることが大切です。

部下に「伝わる」話し方③ 接続詞を強調する

伝わりやすく話をするためには、「たとえば」「だから」「つまり」「しかし」などの接続詞をうまく利用すると効果的です。接続詞を入れることで、そのあとにくる話の内容を予測することができ、内容を理解しやすくなるのです。

例えば、「たとえば」という接続詞のあとには、前に言った内容のたとえ話が述べられますし、「しかし」という接続詞のあとには、前に話した内容とは逆の内容の話が述べられます。

話をするときに接続詞を強調しながら話すことで、相手は次にくる話の内容を予測することができます。そうすると、脳が話を受け入れる態勢になっているため、より話の内容がスムーズに頭の中に入りやすくなります。

伝わる話し方で部下への指示を的確に

部下が指示通りに仕事に取り組めるためには、上司の指示が的確に伝わることが大切です。部下に指示をするときには、「具体的に」「わかりやすい言葉で」「接続詞を強調して」の3つのポイントを意識しながら話をしましょう。

伝わる話し方をマスターして、部下への指示が的確に伝わることで、お互いの仕事に対する認識のずれがなくなり、仕事の進行がスムーズになります。部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切です。

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