日報は従業員の”心” が見える。だからマネジメントに熱量が生まれた！

カレー専門店「100時間カレー」を運営している株式会社アークス。全国に35店舗と、デリバリー専門店10店を展開。エスビー食品とコラボしたレトルトのカレーも販売しています。社長の米田周平氏は、トップダウンでgamba!を導入。現場の見える化を実現しました。

gamba!の魅力は他とは違うサポートの手厚さ

もっと現場が知りたい！日報アプリ導入のきっかけ

飲食の複数店舗を運営する経営者の共通の悩みだと思うのですが、現場ってなかなか状況を把握できないんですよね。元々、各店舗ごとの日報はあったんですが、個人の日報がありませんでした。

例えば、うちは出店拡大に伴い、多くの新人スタッフが入社します。その新人スタッフが、今どういう状態で、何に悩んでいるのかが見えませんでした。メールだと効率が悪すぎて、とてもじゃないけど見ている余裕はないですから。何かいいツールはないかと思い、スマホアプリを探しているときにgamba!を見つけました。

トライアルしただけで！ サポート電話にびっくり！

試しにダウンロードしたら、gamba!の松田さんからその日のうちに「トライアルありがとうございます。」と電話がきたんです。ただアプリをダウンロードしただけなのに、連絡が来るなんて思わなかったから、正直、驚きましたね。

gamba!はトライアル期間に無料サポートがあるので、まず操作方法の説明を一通りしてもらいました。とてもわかりやすかったし、何より親身になって色々な相談にのってもらえたのが嬉しかったです。普通は、機能と操作についての説明はあっても、それ以上のアドバイスをもらえるというは、なかなかないですよね？

【gamba 松田】
そうですね。手前味噌ですが、gamba!のサポートの手厚さには自信があります！（笑）
まず米田社長と役員の方に、gamba!の機能説明をさせていただきました。その際、ぜひ管理職向けに説明会を開いて欲しいとのご依頼があったので、管理者向けの導入研修を実施し、他の飲食業界での活用事例の紹介や、KPIの考え方、gamba!を活用したマネジメントの仕方についてをレクチャーしました。

gamba!の松田さんには、導入後も定期的にフォローをしてもらっています。ただツール提供して終わりという関係でなく、使い方や機能についても相談できるということが、他のツールではなく、gamba!を選んだ決め手でした。グロービスMBA経営大学院で講師も務める松田さんの人柄には惹かれたし、それがある意味ツールにもよく表れていると思っています。

日報はスタッフの本音が見える！ だから現場との距離がぐっと縮まった

スタッフの日報

日報で“変化”に気づき、現場が見える化

日報の良いところは、社員のモチベーションに気づく指標になることです。日報には内面が現れます。

例えば、日報の内容が濃かったのに、薄くなってくるということがあります。そこには①モチベーションが落ちている ②時間がない ③怠慢という３つの原因が考えられます。

その変化に気を配っておけば、退職リスクを把握することもできるし、忙しすぎて体調を崩す、なんてこともあらかじめ防ぐことができます。

気になることがあれば、直属のマネージャーを通じて様子を聞くようにしています。いわば、日報が会社に必要な”コミュニケーションの軸”になっているような感じですね。

gamba!が情報インフラとなっている

日報提出率は100%

店舗の日報テンプレートは、目標に対する実績、実績に対する要因、次の日の対策、所感、お客様の声、成功・失敗事例といったことを項目に設定しています。

また、デザインや経理といった本部のスタッフには、1日のスケジュールと作業内容を入れてもらっています。これ以外にも、報告してほしい項目があれば、マネージャーが適宜設定をしています。

日報を濃く書いてくれるスタッフは、やはりモチベーションが高いですね。逆に、どうしても日報を濃く書けないタイプの人間もいます。しかし、言語化をする作業はとても重要です。なぜなら、状況をより深く理解できるようになり、成長が促されるからです。だから、しつこいかもしれないけれど、きちんと日報を書くように伝えています。最初は、「日報をやらされている感」があるスタッフも多いので、日報の意味や大切さを伝えていくことが大事だと思います。

稟議や経費の申請もgamba!を活用

gamba!のグループ

うちは目的に応じてグループをたくさん作っています。店舗毎のグループはもちろんのこと、マニュアルを掲載するグループや、社内報のグループもあります。

また、稟議や経費の申請をすべてgamba!でやっています。例えば、備品の依頼を総務グループに投稿すれば、発送される仕組みにしています。既読がつくので、ちゃんと読まれていることがわかるし、返事が来ない申請については、返信要求で作業を促すこともできるのがいいですね。

これらをメールでやってしまうと、いろんなメールに埋もれて見落としますが、gamba!だと目的に応じたグループを見れば情報を取りに行けるので、情報を仕入れるスピードが格段に早くなりました。

業務連絡もすべてgamba!に統一しているので、メールは使わなくなりました。今では、gamba!が情報共有のインフラになっています。日報でこれだけ活用できれば、費用対効果も十分に感じています。gamba!というツール一つで、会社全体の情報共有が円滑になっていますね。

みんなに書いてもらえる日報運用のコツ

時間の許す限り、スタッフの日報にコメントをしています。

米田社長とスタッフのコメントでのやりとり

日報に、自分や上長が「この取り組み素晴らしいね」「頑張っているね」とコメントしてあげると、スタッフの承認欲求が満たされます。それが成功体験に繋がり、「もっと頑張ろう」という気持ちが生まれるんですよね。そうすることで、よりお店を好きになったスタッフが増え、積極性も高まりました。

店舗のスタッフとは、普段なかなか顔を合わせて話すことができません。営業時間中は電話にも出られないので、コミュニケーションを取るのが難しいんですよね。だから、gamba!を通じて日々のコミュニケーションを深めています。

ありがとうの気持ちを「いいね！」で伝える

また、読んだら必ず「いいね！」をします。開封確認機能はあるけれど、ちゃんと内容読んだよって意味で押しています。ほかにも、スタッフが誰かの日報にコメントしていたら、それに対しても、いいね！を押しています。ちゃんとgamba!を活用してくれるスタッフに対して、「ありがとう」という気持ちを伝えたいですからね。

KPI管理でスタッフの数字への意識が変わった

アークスさんのKPI

KPI機能をフル活用

店舗のKPI目標には、客数、シーズナル商品、販促品といった項目を設定し、これらの達成率を給料査定に反映しています。また、売上などのKGIも一緒に管理しており、新しい取り組みがあれば適宜KPIを追加して、常に数字を意識しています。

日報のように文章を書くのが苦手な人でも、数字を入力するだけのKPIなら誰もができます。現場の数字を日々把握するのは、仕事の基本ですからね。

数字への意識が高まった

「シーズナル商品をこんな風にオススメすると、注文が取れるようになりました！」といった店舗ごとの成功事例をgamba!でシェアするようになり、それが売上にいい影響を与えてくれています。gamba!でKPI管理をするようになり、スタッフの数字への意識が大きく変わりました。特に、営業会社は使った方がいいんじゃないかと思いますよ。

ツールはあくまできっかけにすぎない。どこまで活用できるかはマネジメントにかかっている。

店舗型ビジネスは、オフィスと違って毎日相手の顔が見えません。でも、gamba!を毎日読んだり、コメントし合うことで距離が縮まったと感じるし、スタッフ同士の横の繋がりも感じています。gamba!がプラットホームとなり、会社として一体感がうまれたのが良かったですね。gamba!の運用支援メニューに、「日報を活用した360°評価」や、自立型社員を育成するための「日報を活用したリーダーシップ育成プログラム」もあるので、さらなる事業拡大を目指して、ぜひ今後活用していきたいですね。

＜株式会社アークスの会社情報＞

有名カレー店がひしめく東京神田エリア。この地で開催される日本最大級のカレーイベント『神田カレーグランプリ』で、2回もグランプリを獲得！手間ひまを惜しまず、100時間以上かけて作る本格欧風カレーは、ランチ時に行列のできるなど、そのおいしさはお墨付き。香味野菜や果物の旨みが溶け込んだカレーは、カレー通はもちろんのこと、お子様やご年配の方まで幅広くファンを増やしています。

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株式会社gamba

2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。