「チャットではなく”日報”を書いてほしかった」こだわりの理由とは？

名古屋で障害福祉に特化した介護事業を展開している株式会社ZERO IMPRESSION。「思いやりで人と人とをツナグ」ために、お客様一人ひとりのライフスタイルに合わせた介護を行っています。

「デジタル化の進みずらい産業の一つ」と言われている介護業界。ですが代表取締役の福島氏は、業務のクラウド化、可視化といった「新しいもの」をどんどん取り入れて業務改善を積極的に進めています。

現在、総勢124名でgamba!を活用。なぜgamba!導入に至ったのか、どのように活用しているのか、そのマネジメントのコツをお伺いしました。

導入目的	連絡ノートだった情報共有をデジタル化することで効率化したかった。
課題	事業所だけのルールを決めて勝手に進めるなど属人化していた。
効果	本社からオペレーションを発信することで、全ての現場で同じオペレーションが徹底されるようになった。

“連絡ノート”や “風の頼り”だった情報共有
チャットではなく「日報」を書いてほしかった
情報共有の重要さに従業員の人数は関係ない
オペレーションを統一できた
組織に変革をもたらすにはリーダーシップが必要

“連絡ノート”や “風の頼り”だった情報共有

gamba!導入前の情報伝達法は、事業所ごとに連絡ノートでした。笑っちゃうかもしれないけど、スマートフォンが当たり前になった現在でも、介護や福祉の現場ではいまだに普通のことなんです。

現在、9箇所の事業所がありますが、当時は事業所同士の横の繋がりもなく、情報はいわゆる「風の便り」でした。つまり「どうやら○○らしいよ」みたいな会話が、伝言ゲームのように広がっていく感じです。（苦笑）

普段PCを使わない仕事のせいか、どうしても社内メールがうまく機能しないこともあり、何かいい情報伝達手段はないかとツールを探すことにしたんです。

チャットではなく「日報」を書いてほしかった

実は、gamba!導入前にチャットツールを検討しました。実際に使い始めると、なんだか使いにくかったんですよね。その使いにくさは、つまりそもそも自分は「チャットを求めていない」ということだったんです。

チャットだと「○○しました」という、その日にやった内容だけの共有になってしまいます。業務連絡って、優先順位によって、その場で対応するとかしないとか対応が分かれますよね？

チャットはリアルタイムに情報が届きやすい反面、どんどん流れていってしまいます。しかも、それが垂れ流しに届くので、その場で対応すべきものに関してはいいけれど、そうでないものに関しては全く使い物にならないと感じました。

そんなとき、日報に特化しているgamba!の存在を知り、早速トライアルすることにしました。日報は基本的にデイリーで届く業務連絡なので、従業員には1日をしっかり振り返ってもらうことができますし、報告を受ける側としても現場を把握しやすかったんですよね。そのとき、「自分がみんなにやって欲しかったのは、日報だったんだ。」ということに気づいたんです。

情報共有の重要さに従業員の人数は関係ない

私は、情報共有はマネジメントの最重要ポイントだと思っています。私たちの事業は、サービス業ですから情報とか人の気持ちとか、そういったことが基盤になります。だから人数にかかわらず、２名でも10名でも100名でも情報共有の重要さは変わらない。だから、gamba!を使っています。

でも、やはり難しいですね。まだまだ課題はあります。例えば、介護の現場には、介護記録というものがあります。これは絶対の業務ですが、それと日報の内容が被ってしまうんです。できれば日報には、もっと日々の業務の気付きとかを書いてもらいたいんですよね。

とはいえ、gamba!導入前は紙のやりとりと、”風の頼り”でしたから（笑）。そこからは大きく進歩したと思います。業務内容の他に、「気付き」という項目を設定することで、現場での気づきや、従業員の考えを知ることができました。

導入前は、全ての現場の様子を細部まで確認できない状況でしたが、今は些細な情報でもすべて、スマートフォン片手に見ることができるので、離れた場所でも現場や会社の動きがすぐにわかります。

オペレーションを統一できた

gamba!であらゆる情報が全社員に行き渡るようになった

情報共有がちゃんとできていなかった頃は、事業所だけのルールを決めて勝手に進めていたり、属人化していたことがありました。でもgamba!には、「掲示板」としての機能も備えています。

例えば、「このルールに変更しました」といった仕組みやマニュアルの整備だったり、「こんなシステムを配置したので明日から使ってください」といった全社連絡です。そういったオペレーションはすべて本社から発信することで、全ての現場で同じオペレーションが徹底されるようになりました。

さっと投稿するだけで全員に周知できますし、既読がつくので、ちゃんと伝わったかどうかがひと目でわかるのがいいですね。会社全体の動きも見える化されたので、「現場の状況が見えにくい」というモヤモヤもなくなりました。

課題を発見できる

緊急の問題が起きたときに使うのは、電話です。ただ、そこまで緊急性や重要性が高くない場合、日報はうまく機能すると感じています。日報は現場で起きたトラブルも記録されているので、こちらで的確な指示が出せるようになり、問題が大きくなる前に解決できるようになりました。

一方、優先順位が高くないものは、後から日報を検索をかけて探し出し、後で対応することが出来る。検索できると、業務の効率が全然違いますね。紙やエクセル、メールといったものでも、チャットツールでも、これはなかなか実現しづらいので、日報をデジタル化するという、一見、たったそれだけ？ということなんですが、シンプルだからこそというべきか、情報のピックアップが格段に楽になりました。

組織に変革をもたらすにはリーダーシップが必要

介護や福祉の現場に、「今日から情報共有ツールを入れます。」と言っても、喜んでくれる人は少ないですよ。そんなに甘くはないです。そもそも、人というのは習慣を変えることにストレスを感じる生き物。だから、従業員に習慣を変えてもらいたくても、なかなか簡単には変わってくれません。

ですが、こういったデジタル化をすることで、業務改善できることはたくさんあります。だから、たとえ理解されなくても、トップダウンで組織を変えていくことはとても重要だと思っています。

精神力というか、強いリーダーシップが求められますね。現場ならではの泥臭さみたいなものでしょうか（笑）。そんななか、gamba!は私からも、いいね！やコメントで直接従業員を労ったりすることもできますし、従業員との距離は縮まっているなと感じています。

gamba!は、単なる情報共有ツールとしてだけではなく、社内のより良い縦横無尽の関係を築く上で欠かせないツールになりつつあります。だから、もっともっと日報を活用していきたいですね。

日報を”やらされている感”がある従業員の日報は内容が薄いので、そういった従業員には、私たちが日報の意味や大切さを伝えていくことが大事だと思います。業務のクラウド化をはじめとする改革なしに業務改善はありません。これからも時代に合わせながら、業務改善を進めていきたいと考えています。

＜株式会社ZERO IMPRESSIONの会社情報＞

WEBサイト：https://meet-source.com/co/zeroimpression/

名古屋を本拠地として、障害者支援に特化した介護事業を9箇所で展開。近年、福祉サービスの多様化に伴い、その増加するニーズに応じた障害福祉サービスを提供しながら、リーディングカンパニーを目指しています。更なる業務の効率化、生産性の向上のため、新たなシステムを導入したり、対人サービス向上のための人材育成も積極的に行っています。