「本音が集まる日報」で縦割り組織から横串の組織に変化！

佐川急便を中核とするＳＧホールディングスグループで百貨店・大規模小売店向けの納品代行や店内配送を手がける株式会社ワールドサプライ。100箇所近い拠点の情報が集まるgamba!の活用方法と、重要な情報が共有される日報にしていくためにどの様な工夫をしているか、坂上社長と管理部 田中部長のお二人に伺いました。

導入目的	スマホで操作しやすい情報共有ツールを探していた
課題	メールでの日報は開封に時間がかかり、レスポンスもしにくい セキュリティの関係で社外からメールの閲覧、送信が出来ない
効果	部署間を越えた連携ができるようになった 「挑戦してもいい文化」を社内で醸成できるようになった

返信しづらい！メールでの日報運用にストレス

導入の背景を教えてください

坂上社長-

元々メールで日報を運用していましたが、開くまでに時間がかかるなど操作にストレスを感じていました。しかも、日報への返信を「全返信」で送るメンバーもいて、どんどん日報が埋もれてしまうことも。

ちょうど、社用携帯をガラケーからスマホに切り替えたタイミングでしたので、情報共有アプリの導入を検討し始めたところ、たまたまfacebook広告でgamba!を見つけ導入に至りました。

gamba!は機会損失を防げるツール

gamba!を導入してみていかがですか？

田中部長–

gamba!は日報に集中できるのが1番のメリットだと感じています。メールで日報を運用していた時は、セキュリティの関係で社内でしか送信と閲覧ができませんでしたが、gamba!の場合は社外でも操作が可能で、直行直帰の多い営業メンバーにとっては出社せずに操作できるのでとても便利です。

また、日報を投稿すると社長からアドバイスをもらえて次のアクションに活かすことができますので、今ではなくてはならないツールになっています。

坂上社長–

返信したい日報へダイレクトにコメントやリアクションができ、とても便利です。「情報共有ツールに費用をかけるのはどうか」という意見もありました。

でも、社長に報告するほどの内容でもないけど共有しておきたい事を気軽に投稿できたり、部署を超えた情報共有によって、お客様のニーズの取りこぼしを防ぐことができたり、費用以上の効果があると感じています。

横のつながりが強くなった

坂上社長-

横の繋がりが強くなりました。
これまでは5つ部署がそれぞれが縦割りで業務をしていました。しかし、gamba!を活用してからは、お互いの日報を読んでコミュニケーションをとり、連携して仕事をするようになったと感じます。社内コミュニケーションに横串が刺さり始めていますね。

他部署のメンバーがコメントを残し、そこからリアクションが続いてくこともあります。自分が思っていたよりメンバー同士、細かくお互いの日報を読んでいるようです。

“本音”を書いてもらうには「リアクション」が大事

gamba!活性化のために工夫したことはありますか？

坂上社長–

導入前は、日報ではなく週報を実施していました。そのため、社員からは毎日書く「日報」に変わったことによる拒否反応がありました。それを払拭するために、自ら日報を毎日投稿していました。「こうやって書くんだよ」「こういう内容も共有していいんだよ」とデモンストレーションの様に。すると、他のメンバーも様子を伺いながら投稿し始めるので、1つずつ「いいね！」を返し、安心して投稿できる環境を作っていきました。gamba!が心理的に安全な状態でなければ良い情報も上がってこないので、本音を書ける日報へのコントロールが重要です。

「良くなかったことも書いていい」「変なことを書いても炎上しない」状況を作るには、リアクションを必ず送り、どんな内容でも承認し、必要であれば次回アクションのアドバイスを書くようにしています。現在は、幹部陣が現場の声を拾って日報にまとめて投稿しているので、私は幹部の日報をメインに読むようにしています。みんなの日報にリアクションを送るのが1番の仕事ですね。

100拠点を一画面で状況把握。 gamba!は社内で一番早い連絡手段

日報でどんなことを共有していますか？

田中部長-

管理部は、主にお客様や他事業部からの情報です。お客様の状況やトラブルだけでなく、社内教育の進捗について報告をしてもらっています。もし、日報を読んで気になることがあれば、翌朝の会議で議論することもあります。各地の状況がリアルタイムで共有されるので、どこにいても現場で何が起きているか把握でき、問題があればすぐに対策を練って対応することができます。100拠点の状況を一画面で確認ができるので、非常に助かっています。gamba!は社内で最も早い連絡手段です。そのため、緊急時の連絡をgamba!のチャットを使って周知することもあります。

日報を書いているのは係長以上のメンバーですが、今後は徐々に対象者を増やし、会社全体のコミュニケーションを活性化させていきたいと考えています。日報上で課題をみんなで共有して考えを出し合う使い方もしてみたいですね。

「とりあえずなんでも挑戦してみる」チャレンジする姿勢を見せていく

今後のビジョンを教えてください

坂上社長-

私たちは、メーカーさんに代わって百貨店の店頭まで納品代行することが主力事業です。最近では生ケーキの配送を個人の自宅向けにスタートするなど、新しい取り組みにも挑んでいます。今後は、例えばラグジュアリーブランドであればラグジュアリーブランドならではの配送方法のプロというように、川上に目を向けたカテゴリー毎の配送のプロフェッショナルを目指しています。

とりあえず、なんでも「挑戦する」のが一番だと思います。
好調の生ケーキ配送に関して、当初は反対意見もありましたが、「これから色々とチャレンジするぞ！」という姿勢を見せたい思いが強かったです。失敗してはいけない雰囲気は必要ありません。gamba!で情報共有しメンバーを承認していくことで、「この会社では新しいことをチャレンジできる、挑戦していいんだ！」という雰囲気になり、メンバーが一歩踏み出しやすくなると考えています。