日報提出率が0%から100%に！

鹿児島を中心に外国人技能実習生受入事業を実施し、九州の人材開発を促進している九州アジア人材開発協同組合様。これまではワードやエクセルでの日報を運用していましたが、管理の大変さや、提出率の低さに課題を抱えていました。この度gamba!を導入いただき、導入の状況と効果を伺いました。

九州アジア人材開発協同組合 事務局次長 江原 明志（えはら ひろし）様にインタビューさせていただきました。（オンラインでのインタビュー）

導入目的	・管理性の向上 ・提出率の改善
課題	・提出方法、管理が煩雑
効果	・提出率が大幅に向上し、ほぼ100%の提出率に改善 ・テンプレートを使用することで、提出のしやすさ、日報の見易さが大幅に改善

業務内容について

江原様：鹿児島に本拠地を置く外国人技能実習生を扱う監理団体です。技能実習制度を通じて、日本の優れた技術を海外に移転する人づくりを支援しています。

導入前の課題

今200人弱の技能実習生の監理をしています。

技能実習生の管理担当が3人ぐらいおり、その担当たちが事業所に行って、実習中の実習生に問題がないかなどいろいろな状況を確認しています。良いこともあるし、悪いこともあるということで、その情報を一元化するために日報を書いてください、とお願いをしていたのですが、その日報がなかなか不便で、提出率も良くなかったんです。

まずはワードやエクセルで日報のひな形を作って、書いてもらうようにしていました。

ワードやエクセルに記入して、それを保存してチャットで送るという形で運用したんですが、これがバラバラで送られてくるし、こちらのまとめも大変だし、という感じで。ワードだとパソコンじゃないと不便ですしね。

こうした運用の不便さもあって、提出がなかなかされませんでした。

gamba!を導入したら提出率が大幅に改善！

これはなんとかしなくては、と思っていた中でたまたま検索して見つけたのがgamba!です。

とりあえず試行錯誤しながらテンプレートを作成して、最初をあの訪問の報告のテンプレートを作ったんですよ。

テンプレートでは、基本的な項目はプルダウンの選択式で簡便に、報告部分だけは文字を入力してもらう、という形でなるべく提出できるようにもしました。

そうすると、その提出のがもうすごく飛躍的に上がったんです。提出率がほとんど100%に上がりました。

会社からスマートフォンを支給してるので、gamba!だと、スキマ時間に書ける点も良かったみたいです。提出された時刻を見ると、例えば電車の移動中に入力したんだな、というのがわかります。

今後の活用

今後はgamba!の中のテンプレートを充実させて、各シーンに応じて作っていきたいです。なるべく選択式で入力して、楽に運用できるようにしたいです。

日報がたくさん提出されるとノウハウも溜まっていきますよね。 日報データをCSV形式でダウンロードできるので、その項目を絞って見やすくすれば、それだけで十分なレポートになります。
そうしたレポートをうまく使って重要なデータとして活用したいです。

まだまだ十分に訪問しきれていない事業者様もいらっしゃるので、データを整理できれば、次回はこんなアクションをしよう、こんな話をしよう、という形で状況の見える化ができると思っています。

そんな感じで情報の濃度を上げていきたいですね。

インタビューは以上です。江原様、ありがとうございました！

使用しているテンプレート

・テンプレートの一例。

かんたん入力機能のプルダウンをなるべく設定して、なるべく簡単に作成できるようにしています。

・投稿の一例。

江原様は投稿には必ずコメントを残すことを心がけているそうです。

インタビューは以上です。江原様、ありがとうございました。