【もはや常識】改善提案はどのように取り組むべきか？
- 改善提案が思い浮かばない
- そもそも、どのような提案が改善提案にあたるのか分からない
という方は多いのではないのでしょうか。
企業の業績アップにつながる改善提案とは、いったいどのようなものなのでしょうか。
そして、よりよい改善提案を広く集めるためには、なにが必要なのでしょうか。
改善提案とは
社内の現状に対して改善するための取り組みを改善提案と言います。
改善提案の方法
- 現状の課題を発見する
普段の業務を見直して、改善が必要だと思われる部分を明確にします。
課題の見つけ方には様々な観点がありますが、下記のような観点で探してみましょう。
- 3M = ムリ、ムダ、ムラ
・無理のある作業が行われていないか？
・無駄な作業や人員がいないか？
・作業量や品質にムラがないか？ - QCD = Quoality(品質)、Cost(費用)、Delivery(納期)
・品質、費用、納期に問題は無いか？
- 3M = ムリ、ムダ、ムラ
- 課題を分析する
組織での改善提案は一人だけで完結することはほとんどなく周りを巻き込む必要があります。
見つけた課題に対して、周りにもわかる形で「解決すべき問題である」と伝えましょう。
- 数値化してみる
例えば人件費にムダがあり、その人件費にどれくらいかかっているのか数字で表現することで、周りにも問題であると理解しやすくなります。 - 平均水準を調べてみる
とある作業に時間がかかりすぎている（ムダ）がある場合、同じ業界や、同じ作業にかける平均時間のデータがないか調べてみましょう。
そうした平均値から、現状がかけ離れている場合はやはり解決すべき問題になるでしょう。
- 数値化してみる
- 改善策を提案する
課題に対しての改善策を提案します。
明確に改善策を示せる場合は提案するのがよいですが、一人で改善策を出しきれない場合は、今後メンバーを巻き込んで議論をしたい、といったような結論でも問題はありません。
改善提案のポイント
- まずは課題を見つける
改善提案の一歩は何よりまず課題を見つけることです。普段の業務から課題に対して意識をしましょう。 - 明確な改善策が思いつかなくてもOK
自分一人では改善策が見つからない課題は数多くあります。そのような場合でも、課題を共有することで解決に向けた動き出しには十分貢献することができます。
周りを巻き込んで解決策を見つけると良いでしょう。 - 他の事例をたくさん知る
他の組織ではどんな状態が当たり前なのかを知っておくことで、解決すべき課題に気づきやすくなります。本やインターネットには、有名企業の改善事例をテーマにした記事がたくさんあります。普段からインプットを多くしましょう。
業務改善提案の目的
改善提案の主な目的は「人材育成」「社内の活性化」「業績の向上」です。
人材育成
良い改善をするためには、幅広い知識が必要です。
そのために、たえず問題意識を持ち、考える習慣を付ける必要があります。
社内の活性化
問題点を共有化することによって、コミュニケーションが深まります。
互いの仕事への取り組み姿勢を知ったり、やる気の度合いをわかってもらうこともできます。
また、改善提案によって業務が進めやすくなると、協力体制が生まれます。
業績の向上
仕事の効率化が進むとムダが省かれ、経費が下がります。
技術やサービスが向上すれば、お客様に喜ばれて売上がアップします。
改善提案のネタとは？
”面倒”をなくすのが改善提案
「この作業面倒くさいな…」
「このやり方、いつまで経っても慣れないな…」と感じている仕事はありませんか？
それこそが、改善のネタです。最初から壮大な改善を考えてしまうと、途中で挫折してしまいます。
- 作業を減らすことはできないか？
- 作業を無くすことができないか？
と考えてみるところから始めましょう。
改善提案の考え方
業務改善を進める際は、「ムリ・ムダ・ムラ」がないかを検証しましょう。社内で行う必要があるかどうかも検証しましょう。
アウトソーシングを利用したり、ITによる自動化を進めることもよいでしょう。
例えば、お客様からの問合せ対応に工数がかかっていることが課題とします。
- マニュアルに「よくある質問」を表示して、問い合わせ前にわかるようにする（作業を減らす）
- Botツールを利用して、自己解決できるようにする（作業を無くす）
このように、工数削減を考えることができます。
改善提案が上がってこない３つの理由
「現場から改善提案が出てこない！」それには以下の理由があります。
理由①サポートも評価もしてくれない
改善提案したら自分がすべてやるハメになる、いわゆる”言ったもの負け”だと改善提案は上がってきません。言いだしっぺが結局やる羽目になることを恐れるためです。また、改善効果の高い改善案しか評価されないと、細かい改善案は出されなくなってしまいます。
理由②面倒くさい
たとえば、改善提案書のフォーマットの記入項目が多かったり、改善効果を計算させるような仕組みだと、考えるより改善提案書を書くほうに時間をとられてします。
理由③上司が強すぎる
上司の意に沿わない改善案だと、突き返されたり叱られるようなら改善提案は上がってきません。従業員は「だったら言わない方がマシ」と誰も何も言わなくなります。
「あの上司に提案すると、面倒くさいことになる」「どうせ聞いてもらえない」という諦めが、改善提案が出ない職場を作ってしまうのです。
「だれも本音を言ってくれない！」」と嘆く前に、あなたの部下に、下の者に何も言わせない”強すぎるトップダウン型”がいないか、確認してみましょう。メンバーが、会社を信頼していないというメッセージである可能性が高いです。
改善提案をより多く集めるポイント
フィードバックをする
改善提案を提出してもフィードバックがないと、提出する側は意欲を失います。改善提案を出した人を評価するなど、上司がフォローするという姿勢を見せましょう。
もし、案不採用の場合は、理由とともに提出の感謝を示すと、次の提出につながります。結果がすぐに出ない場合でも、途中経過のフィードバックを欠かさないようにしましょう。
良い・悪いの評価をしない
改善提案には、良いアイデアも悪いアイデアもたくさん混ざるもの。提案に対する良し悪しの評価がなされてしまうと、提案があがってこなくなります。重要なのは、アイデア出しを習慣化すること。それによって、より良い改善策に繋がっていきます。
さまざまな立場からの意見を受け入れる
改善提案は、立場や役職に縛られず広く受け入れることが重要です。
社長や役員といった立場の人間は会社を経営的観点から見ますが、現場の社員は地に足の着いた視点から会社を捉えます。不足している部分やうまくいかないポイントは日々発生しますし、顧客からのクレームも日常的に寄せられます。
現場からの声であればあるほど、実効性が高く有意義な提案である可能性も高まります。改善提案を求めるときは、立場や役職を限定せずに様々な立場の社員からの意見を受け入れましょう。
まとめ
企業が望ましい姿に変化することは、顧客にとって喜ばしいことであるだけではなく企業で働く労働者にとっても喜ばしいこと。アイデアがなくては業績アップは望めません。企業がよりよい姿に成長するための改善提案は、必ず業績アップに繋がります。
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