セミナーレポート 日報の活用ガイド

2020年8月26日ウェビナーレポート「全国33拠点を日報で繋げて売上を逃さない!今日からできる、たった3つの方法」

2020年11月4日

2020年8月26日(水)に開催した、日報アプリgamba!のWEBセミナーレポートをお届けします。

記念すべき第2回のゲストは、人材サービス企業として事業展開を行う
株式会社サンレディースの髙城竹正代表取締役

いかにして全国33拠点を日報で繋ぎ、業績拡大へと導いたのか、
gamba!代表取締役 松田充弘との対談方式でお話いただきました。

 

社員の頑張りを共有して「いいね!」を伝えたかった

本日はよろしくお願いします。
そして髙城社長、今日は44歳のお誕生日おめでとうございます!

ありがとうございます!
記念すべき日にgamba!のセミナーに出演せていただき光栄です。

早速ですが、gamba!導入前の日報運用について教えてください。

最初は手書きの日報を役員にFAXで送っていました。
ですが、全国の事業所から大量の日報が届くので、
ファイリングして保存するのが大変で…。

どこまで保管して、どこから捨てる?みたいな。
それで、エクセルに入力してメールで提出する
という運用方法に変えました。

エクセルの日報を変えたいと思ったきっかけは何だったんでしょうか?

「何時から何時まで何をした」という
1日の行動を報告するだけのための日報だったので、
これ意味あるのかな?と疑問に思ってて。
何より読んでいて面白くなかったですね。

元々ブログ書いていたので、SNSが好きだったんです。だから、
いいね!やコメントができる日報があったら絶対にオモロイやん
と思って。(笑)

探してもなかなか見つからなかったのですが、
ある日、付き合いのあった広告会社の方から
「いいね!が付けられる日報ありますよ」
と教えてもらったのが、gamba!でした。

株式会社サンレディース 髙城氏

なぜ日報に「いいね!」をつけたいと思ったんですか?

以前から、「上司に出すだけ日報」というのは面白くないと
思っていたんです。

「誰が何をしていたか」というのをみんなで共有できるもの、
つまり、”SNSのような日報運用”をしたかったんです。

gamba!は社員の行動に「いいね!」をしたり、
コメントやスタンプも押せることに魅力を感じました。

gamba!の”SNS感覚で日報運用できる”点が良いと思われたんですね!

まさに狙ってたものがあった!という感じでした。
同時に、「これから楽しいことが起こりそうな予感がする!」と
ワクワクしたのを覚えています。

スピーディな日報共有で売上を逃さない

33拠点、総勢150名の皆さんで日報共有されていますが、
営業活動では具体的にどのように使っていますか?

先日もあったのが、九州と関東で情報共有して契約に結びついたというもの。

九州の社員が投稿した「A社に新規訪問しました」
という日報を読んだ埼玉の社員が

「その企業はいま埼玉でも追客中です。
しかも所長は埼玉から九州に異動された方なので、連携プレーでうまくいくかもよ!」

と、現場同士でフォローをして契約に至りました。

どんな企業にどのようなアプローチをしているのか
見える化”されたからですね!

もしエクセルの日報だったら、こんなにタイムリーに
拠点同士がフォローし合うことはできませんから。

gamba!で日報運用するようになってから、
コミュニケーションスピードが格段に上がりました

複数拠点で営業情報やノウハウを共有できるのは業績にも貢献しますからね。

一方で、営業情報を共有するシステムはあっても、
なかなか社員の方々が積極的に報告してくれない
多くの企業様が悩んでいらっしゃいます。

どうしたら、サンレディースさんのように全員が日報を提出し、
積極的に情報をあげてくれるようになるんでしょうか?

初めの頃はだいぶ苦労しましたね。
幹部会議でgamba!導入を提案した際、反対する幹部社員もいました。
「なんで俺の日報を部下に見られなきゃあかんのか」と
思ったんじゃないかと。

別にさぼっている訳ではないんだけど、
全員に自分の行動管理をされることに抵抗があるというか。

なにしろ、3行日記のような日報しか書いてない社員もいたので、
しょうもないことしか書いてないのがバレるのが嫌だったんでしょうね(笑)。

最終的には僕の力技です。
とにかくgamba!に日報を書くように言い続けました。
それだけでなく、私自身も日報を書くことにしたんです。

社長が書いてるんだから、幹部社員も書かないわけにはいかないですよね。

はい。必然的に全員投稿するようになりましたね(笑)。

管理部でも日報提出一覧機能で都度チェックを行い、
提出していない社員には、繰り返し連絡をし続けました。

すると、段々とgamba!の面白さが分かってきたようで、
半年くらいで定着しました。

日報を書くことで”言語化力”がついた

gamba!の面白さとは、どんなところですか?

反応”があることでしょうね。

ブログやYouTubeにも同じことが言えますが、
いいね!やコメントなどの”反応”があるから頑張ろうと思える。

だから僕だけでなく、管理部の方でも日報にコメントする
ようにしてきました。

すると、今まで3行日記のような日報だったのが、
徐々に表現力の引き出しが増えて、内容の濃い日報になってきたんです。

書き続けていると、文章力が上がっていくんですよ。
きっと人に読まれることで成長するんでしょうね。

自分が今日何をしたかということだけでなく、
”想い”を発信することで、gamba!が自己アピールの場になり、
定着したんだと思います。

日報を書く=事実や考えを言語化することで
提案力も上がる
ので、相乗効果がありますからね。

髙城社長ご自身は、日報を書き続けるモチベーションを
どう保っているんでしょうか?

例えば、「今日は会食があるから日報書くのしんどいな」と思うことはありませんか?

もちろんあります(笑)。
会食があるときは、翌日の朝に日報を書くようにしています。

ただ、元々社員向けにブログを書いていたので、
ストレスというのはなかったですね。
それよりも、月1の会議の時にしか合わない社員がたくさんいるので、
毎日社員に「自分の想いや経営方針を伝えたい
という気持ちの方が強かったです。

僕が今日1日何をしてたかというのはさらっと書き、
あとは毎日の想いを発信するようにしています。

髙城社長の日報

髙城社長の日報は、「社員へのメッセージ」なんですね。

“心の壁”をなくす社内報グループ

楽しく日報を書いてもらうために
髙城社長が演出されていることはありますか?

日報では怒らないようにしています。
昔、失敗した社員に「何やってんだ!」と
キツいコメントをしてしまったっことがあったんです。

そしたら、gamba!が寒い雰囲気になってしまって…。

日報で叱ると、公開処刑になってしまうんですよね。

まずかったなと反省しました。

それからは何か注意をする際は、
対面もしくは電話で、個別に話すように心掛けています。

なるべく「gamba!=楽しい場所」だと思ってもらうように、
動画コンテンツの配信を始めたんです。

どんな動画コンテンツを配信していらっしゃるんですか?

サンレディースE-Newsという全社員参加のグループを作り、
毎月おめでたい事があった社員のインタビュー動画を投稿しています。

例えば、営業で表彰された社員のヒーローインタビューだったり、
「昇進しました」「結婚しました」というお祝い事も載せています。

日報はもちろんのこと、社内ニュースや表彰、各種イベントなど
社内イントラネットのような使い方をされていらっしゃるんですね!

普段、顔を合わせる機会がない社員と
唯一繋がることができる場所が”gamba!”なんです。

全国各支店で働く社員同士の距離感も縮まり、
もはや日報という枠を超えたコミュニケーションツール
なっていて、それがすごく楽しですね。

gamba!は容量無制限で動画のアップができるので、
これからも色んな動画を配信していくつもりです。

gamba!=日報システムだと思われがちなんですが、”日報をベースにした社内SNSであり、コミュニケーションツールなんですよね。

日報が定着して慣れてくると、
自分の所属グループの日報しかチェックしなかったり、
どうしても飽きてくると思うんですよ。

だから、色々なグループチャンネルを作って運用すると、
飽きることなく楽しめるツールになると思います。

他にはどんなグループを作っていますか?

自己紹介をリレー形式で回すグループがあります。

幼少期はどんな子供だったとか、学生時代の話や前職での経歴などを、
オリジナル履歴書として投稿してもらいます。

意外な一面が見れることで、”がなくなりました
今まで一度も顔を合わせたことがない社員同士でも距離が縮まり、
gamba!上で仲良くなれるきっかけになっています。

日報には仕事に対する”姿勢“や”想い“が表れる

普段顔を合わせる機会がない社員がいざリアルで会った時、どんな感じですか?

アイコンに顔写真を設定しているので、
一度も会ったことがない社員でも、日頃から親近感は感じています。

毎日日報を読んでるとだいたいどんな子かわかるんですよ。
日報には、仕事に対する「姿勢」や「想い」が表れますから。

日報には社員の””が表れますよね。
gamba!を利用いただいている他の経営者の方々も同じことを仰っています。

導入当初は、「スマホなんか使って会社の情報が流出したらどうするの?」
と心配していた70歳の会長が、今ではgamba!を読むのが一番の楽しみになっています。

会長はたまにしか出社しないのですが、gamba!を読んで
この社員、抜群にいい子じゃない!」と電話が掛かってくることもあるんです。

現場を直接見ていない会長でも、gamba!で日報を読むことで
社員のパフォーマンスがある程度掴める、
特に目立つ社員に関してはさらによく分かるということですね!

たとえ会ったことがなくても繋がりを持てるし、
話をしたことがなくても「仕事への価値観が見える
というのが非常に良いと感じています。
とても重宝していますね。

中にはすごいアピールしてくる社員もいますよ。
「ホンマにそこまで考えてるか?」みたいな。(笑)

社員からしたら、gamba!はアピールするには格好の場
というわけですね!

そういうことですね。(笑)
でも、ポジティブな文章を書いてると、だんだんその気になってくることもあるじゃないですか。
だから効果はあると思います。

言霊は確実にありますね!
いまコロナ渦で打撃を受けている企業が多いですが、
サンレディースには、非常にポジティブな空気が流れているなと感じます。

僕の性格が基本パリピなので。(笑)
gamba!にも遊び心が大事ですが、
それは仕事にも言えると思っているんですよ。

仕事を遊びもよく似たもんやと。
遊びも真剣にやらないとあかんこともあるじゃないですか。

たとえばサーフィンするにしても、真剣に練習しないとうまくいかないし、
正しい場所でやらないと怪我もする。

ただ、仕事と遊びの唯一違うところは、
遊びはいくらでも妥協できるけど、
仕事は結果を残さないといけないというところ。

だから僕らは、「楽しく仕事ができる環境」に
すごく拘っています。

実際、コロナ渦で業績が20%以上落ちています。
でも、僕らが営業を頑張って仕事を取って来ないと、
登録派遣スタッフさんの仕事を取ってくることができませんからね。

gamba!を使ってリアルタイムな営業情報を交換したり、「見積もり獲得したぜ、イェーイ!」というノリで、
楽しみながら仕事していくことを念頭に置きつつ、
這いつくばって行くぞ!」という気持ちで頑張っています。

社内にはそれほど危機感はないですね。
「やるぞ!」という雰囲気です。

営業部隊は雰囲気が大事ですよね。
僕も営業畑が長かったので、共感できます。

まとめさせていただくと、
社長が自ら発信する
いかに楽しく運用するか
レスポンスをしながらポジティブに情報共有し合う

以上3つが、サンレディースが大事にされている日報運用のポイントですね。

本日は貴重なお話をしていただき、ありがとうございました!

意気投合したサンレディース髙城社長とgamba!松田

視聴者のみなさまからのQ&Aコーナー

司会進行 gamba! 萬里小路

それではセミナー視聴の方々からいただいた質問を
ご紹介するので、回答お願いします。

まず、日報運用がうまくできるまでどれくらいかかりましたか?

社員が抵抗なく日報を共有するようになり、
盛り上がるまで半年くらいですかね。

夜中に日報を提出する社員がいたので、
何時までに提出するようにというルールを決めるなど、
運用しながらルール設計をしていきました。

当初、手書きの日報だったそうですが、
gamba!で運用する日報と何が違いますか?

情報の鮮度」と「コメントができること」ですね。

もう今更手書きの日報には戻れないです。
また、若い社員ほど手書きは嫌がるでしょうね。
何でもスマホで済ませたがりますから。

どんな日報テンプレートを設定していますか?

最初は書きづらいと思ってテンプレートを設定していたんですが、
段々と使う社員が減ってきたので、いまは自由に書いてもらっています。

その代わり、目標数値を追いかけるためのKPIを設定しています。

日々の営業実績訪問件数見込み企業の件数などが
一目瞭然なので、重宝しています。

サンレディースは自発性を大事にしている社風なので、
決まったものをやるというのは合わないんでしょうね。

松田社長は、日報テンプレートを設定する上で
どんなことを意識されていますか?

どんな項目であればみんなが書きやすいか
PDCA回すにはどうすればよいか

これらを常に考えながらテンプレート設定しています。

役員やマネジメント層に対して、
こんな情報を社員に発信してほしいと指示をしていますか?

その辺は幹部クラスが上手にできているので任せていますね。
その下のクラスの社員は、幹部の日報を読んで学ぶことが多いでしょうね。

自発性を大事にされているのですね。

中には日報に「こんなことは会社としてブラックなのではないか」
と不満を書く社員もいます。
でも、そういう社員の意見も受け入れるようにはしています。

社長を含め、全員に見られているのを分かって投稿するわけなので、
書く方も覚悟があってのことだと思うんですよね。
とりあえずコメントして、あとは個別対応しています。

日報から根深い悩みが見えてくるんでしょうか?

モチベーションの上がり下がりが手に取るように分かりますね
しんどい的なことを書いていたり、
「どうしたらいいんでしょうか?」という問いかけをしている社員がいたら、
コメントで返すようにしています。

お客様に怒られたりすると、自信なさげになっているんですよね。
そういう時は、電話1本入れて
「大丈夫か?」と話を聞くようにしていますね。

そうやって日報から情報を拾い、
気になったらこちらから声掛けするようにしています。

全てをさらけだせる会社文化になっているんですね。
どうしてもネガティブ情報は出しづらい、
みんなに共有したくない、というマインドに陥ってしまいがちですが、
そういうこと含めてシェアしていくというのは、
心理的安全性が保てる証ですね。

社員の承認欲求を満たすために工夫されていることは
ありますか?

まずは日報に対して何らかのアクションをすること。
幹部クラスの社員には
他エリアの上司からのレスポンスは良い承認になるよ」と
伝えています。

直属の上司からのコメントはある意味当たり前だけど、
顔も合わせたことのないエリア長から
君よく頑張ってるね」とコメントが来たら嬉しいと思うんですよね。

先ほど話した、自己紹介のグループで自分のことを語るのも、
ある意味承認欲求を満たすことに繋がるんじゃないかと。

色々工夫しながら承認欲求を満たす仕組みを日々考えています。

その点で、松田社長が意識していることはありますか?

僕が意識してるのは、
書いたメンバーに対するポジティブなレスポンスです。

日報は、「親子の公開交換日記」みたいなもの。
良かった動きに対して褒める、というのを徹底しています。

もちろん全員にコメントできない時もありますが、
どんなに忙しくても、読んだら「いいね!」をします。

リアクションしてることを感じてもらいたいですね。

髙城社長も仰るように、
何を考えているのか、何を大事にしているのか
想いを伝え続けていくことがすごく大事だと思います。
それがいずれカルチャーになっていきますから。

コロナもそうですが、いま起こっている外部環境が
僕らにどんな影響があって、何をしていく必要があるのか、きちんとメッセージとして伝えていく必要があります。

それをしないと、自分が社員だったらどういう動きをしていいか
迷う
と思うんですよね。

その点、高城さんは「とにかく、攻めろ!」とメッセージを送っているので、すごくわかりやすい。それがすごく大事だと思います。

数字目標にプレッシャーを感じる社員に対する
モチベーションの保ち方や、気をつけていることはありますか?

gamba!代表 松田

難しい永遠のテーマではありますが、
できるだけ怒らないようにすることですかね。

昔は会議でよく怒っていたんですが、結局は虚しくなるだけなんでやめました。
もし数字がうまくいってなかったら
会社として取り組みが足りないことがあったら言ってね
困ってることがあったら電話ちょうだい
などコメントするようにしています。

数字って個人の努力もありますが、
会社の環境や取り組みに原因があることも多いので、
都度アドバイスしてあげられるように意識していますね。

怒っても社員は萎縮してしまうだけですからね。
後押しをしたり、逆にもっと会社にできることはないか聞く。
素晴らしいリーダーシップですね!

俺にできることない?
一緒に営業行こうぜ!
あかんときはあかんもんやで

社長としてではなく、同じ悩みを持つ一営業社員として、
社員と同じ視点でのコメントを心掛けています。

とってもいいですね。そういう姿勢が大事ですよね。
松田社長はどうされていますか?

僕も髙城社長と同じですね。
目標から解離したとしても、結果を責めない
というのが大事です。

結果よりもプロセスに原因があるので、
プロセスを改善して伸ばす方にフォーカスを充て、
改善フォローに力を注いでいます。

確かに松田社長が怒った所を見たことないかも。
いつも「どうして欲しいか」というのを促していますよね。だから相談しやすいです。

結果については、僕1人で悩んでいます。(笑)

最後に、みなさんへ熱いメッセージをお願いします

gamba!を使っていかにビジネスを楽しくさせるか?
それが社員のモチベーションを上げることに繋がります。

SNSは今後もついて回るもの。
若い子ほど使いこなしているし、浸透もしやすいんですよ。
逆に、ITが苦手な世代をいかに巻き込んでいくかがポイントになります。

ぜひ、gamba!を活かして企業成長に繋げてください!

経営者やリーダーが積極的に発信していく
楽しむための雰囲気作り
互いに称賛できるカルチャーをつくる

この3つができれば、拠点を超えた情報共有が
gamba!というプラットフォームできます。

ぜひ、みなさんも参考にしてください!

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