他社の日報アプリとの比較 日報の活用ガイド

【日報アプリを比較】ChatWork(チャットワーク)とgamba!(ガンバ)

2020年5月20日

新型コロナウイルスの感染拡大に伴うテレワークの導入をきっかけに、情報共有をよりスムーズにしたいと考え、日報アプリを活用する企業が急速に増えています。

しかし色々なアプリがあって、違いがわからないという方も多くいらっしゃいます。日報を書くにはどんなアプリが良いのでしょうか?

今回は、ビジネスアプリの代表格であるチャットワーク日報アプリgamba!(ガンバ)の違いを解説します。

日報アプリの比較画像

ChatWorkの特徴

業務の効率を目的としたコミュニケーションツールがチャットワーク。従来、メールとタスク管理のツールは別々のものを使用するのが基本でしたが、チャットワークだけで済むのがメリットです。

 

都度のコミュニケーションに最適

ビジネスチャットなら定型の挨拶文はなく、署名がなくても誰のメッセージなのかすぐに分かります。また、会話をするようにメッセージを送りあうことができるため、ひとつのメッセージ作成にかかる時間も少なくてすみます。

伝えたい事を簡潔にやりとりするような、都度のコミュニケーションに向いています。

出典:ChatWork

gamba!の特徴

日報をメインとしたコミュニケーションと、実績報告で社内の動きを見える化するgamba!(ガンバ)。

「日報=面倒くさい」という抵抗感をなくすため、日報にコメントやいいね!ができるといった、SNS的な要素を取り入れました。

「日報を書くのが楽しくなれば、仕事を楽しむことができる。そして気が付くと目標を達成している。」それがgamba!!です。

 

振り返りで改善行動を促す

日報の目的は、1日の振り返り

もし、月間でしか振り返らなければ、、改善の機会は月1回ですが、毎日ならば月に20回になります。このPDCAサイクルの回転数が、業務改善の速さとなり、業績を上げるポイントになります。

「振り返りの習慣で、従業員の成長、ひいては会社の業績アップに繋がる」という仕組みです。

ChatWorkだけができること

ビデオ/音声通話ができる

パソコンにマイクとカメラ、もしくはスマートフォンがあれば、いつでもどこでも会議に参加できます。外出中のメンバーとも打ち合わせができるため、テレワークだったり、出張等が多いチームは重宝するでしょう。

チャットワークの画像

 

タスク管理

各グループやチャットの中で、自分やメンバーのタスクを管理することができます。

例えば、ひとつのプロジェクトがあった場合、誰がどの件をいつまでにしなければならないか、タスクを全員で共有することができます。

また、相手に仕事を依頼することもできます。タスクを完了させると相手に知らせることができるので、やり忘れがなくなります

自分のタスク、依頼したタスクはそれぞれ一覧で管理することができます。

タスク管理

 

社外のチャットワークユーザとやりとりできる

チャットワークは、社内外関係なくグループを作れるというメリットがあります。また、ファイルも共有できるので、全員が同じ最新版データに触れることができます。

企業という垣根を越えて繋がることができるので、プロジェクト進行に最適です。反対に、社外の人間とやりとりできないように制限をかけるのも可能です。

検索機能を使えば、過去のやりとりを探すことができますが、グループの参加人数が多いほどメッセージが多くなり、肝心な情報を見逃すリスクがあります。

あとで情報を探すのに手間がかかってしまうので、あまり大人数グループでのやりとりには向きません

 

gamba!だけができること

豊富なテンプレート機能

毎日何を書いたらいいか考えるのは、ストレスになりがち。そのため、gamba!は必要な項目を短時間で書けるようなテンプレート機能を備えています。

例えば、毎日決まった業務をこなすルーティンワークは、チェックボックスプルダウンで選択できたり、リフォームの作業員はビフォーアフターの写真を載せるテンプレートなど、それぞれの企業や職種に合わせたテンプレートが作成できるのが魅力です。

また、日報だけでなく、商談記録・議事録・業務連絡など、さまざまな報告の雛形(テンプレート)を設定できるので、かんたん&スピーディな報告を実現します。

gamba!の日報テンプレート

 

無料で日報テンプレートを作ってくれるサービスがある

無料コンサルティング

gamba!の駒崎にお任せください!

今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、自社に応じたテンプレート作成をしてくれる無料サービスがあります。

もちろん、使い方の説明も行っています。

例え導入をしなかったとしても、自社の日報を見直すいい機会になるので、気軽に利用してみてはいかがでしょうか。

⇨無料日報コンサルティング申込はこちら

 

KPI(目標)管理

gamba!は、目標達成にかかせないKPI(プロセス目標)の管理ができます。

目標や日々の数字を投稿していくことで、進捗情報や達成率をグラフでオンタイムに確認。

KPIを共有することで、メンバーのモチベーションや数字への意識が向上し、結果としてチーム全体のパフォーマンスを上げます。

gamba!の画像

 

提出状況がわかる

「提出状況一覧」で誰が提出していないかすぐに分かります

また、毎日決まった時刻に提出を促す「リマインド通知」機能もあり、未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省け、管理がラクになります。

日報提出一覧

 

確実な報連相で日報以外にも使える

gamba!には、優先的にメッセージを読んで欲しい時に、相手が開封するまで、定期的にプッシュ通知をする機能があります。

たとえば、チラシを作成したい場合、経理グループへ稟議申請や経費申請といったものを投稿すれば、開封が確認されるので、申請できたかどうかがわかります。

さらに、返信が欲しい時は「返信要求ボタン」をつけることで、確実な報連相を行うことができます。

 

主な違い①既読機能の有無

既読がないChatWork

チャットワークは、送ったメッセージが「既読」になったかどうかの確認を行うことができません。

そのかわり、返信に対してのプレッシャーがなく、自分のペースで返信することができます。

既読がついて「すぐに相手に返信しなければ」や「読んでいるのになんで返事しないんだろう」といった余計な心配をかけずにすみます。

つまり、すぐに返事が返ってこない前提のコミュニケーションということになります。

 

既読のあるgamba!

一方で、仕事の件で連絡をしているのに、いつまでたっても返事がないのは不安なことも。

特に日報においては、「読まれているのかさえわからない」という状態では、日報を書くモチベーションは上がりません。

既読機能のあるgamba!は、相手に伝わっているかを確認できるので安心です。

 

主な違い②ストレージ容量

容量制限のあるChatWork

無料だと5GB、有料でも10GBの容量制限があります。

資料の添付が主にExcelで、PowerPointや画像、動画など、容量の大きいものを扱わない場合は十分かもしれません。

 

容量無制限のgamba!

容量を気にせず、ファイルや写真、動画を共有できるので、オンラインストレージサービスとしての機能も備わっています。

ストレージサービスを別途契約する必要がないのでおトクです。

 

主な違い③プッシュ通知

プッシュ通知の画像内容が表示されるのはgamba!だけ

双方ともアプリのプッシュ通知はありますが、待ち受け画面に文面が表示されるのはgamba!だけです。(チャットワークは、PCのみ文面表示されます)

開く前にある程度内容が分かった方が、急ぎの内容かどうかの判別がつくので、これについてはgamba!の方が便利と言えるでしょう。

 
 

結局どちらを使えばいいの?

ChatWorkは「コミュニケーションを効率化する」アプリ

向いているのは・・・

  • 数名程度の小規模なチームで仕事をしている
  • 日報の報告内容がシンプルで、どんなことをしたかだけを簡単に報告したい
  • 1日に複数回といった小まめな報告をしたい
  • タスクの完了報告だけあればいい

 

gamba!は「従業員の成長を促す」アプリ

向いているのは・・・

  • メンバーごとに1日の動きを詳しく把握したい
  • 日報テンプレートを使って自社に合った報告がしたい
  • 売上や契約数といった目標管理もしたい
  • ストレージ容量を気にせず使いたい

ビデオ会議の画像

ChatWorkとgamba!を併用する方法も

チャット形式のやりとりは、情報が次々と流れていく「ただの報告」に終始します。

また、通知がたくさん来て、本来の業務に集中できないといったこともあるので、日報が目的ならgamba!がオススメです。

「とはいってもChatWork捨てがたい!」という方は、機能制限はありますが、ChatWorkの無料プランを併用するのはいかがでしょうか。

実は筆者も、日報はgamba!を使っていますが、無料プランのChatWorkユーザでもあり、こちらは主に取引先とのプロジェクト進行に使っています。

社外とのやりとりに限っては、返信に追われる感がない=既読がない方が良いと感じています。

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