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PDCAとは?基本から具体的事例までわかりやすく解説【失敗しないためにコレが大事】

2021年9月21日
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PDCAサイクルという言葉を聞いたことはありますか?

業務改善の手法の一つで、多くの日本企業で活用されています。

長い歴史のある手法だけにご存知の方は多いですが、実践は大変…。

この記事では、PDCAとは何かといった基礎から、実践企業例などの詳細を解説します。
実践しやすいPDCAチェックシートも用意しました。

この記事を読めばPDCAはバッチリ!


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PDCAとは?

PDCAとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)の頭文字を取ったもの。
PDCAのサイクルを繰り返す事を「PDCAサイクル」と呼びます。
PDCAも、PDCAサイクルも一般的には同じような意味合いで使われる事が多いです。

もともとは1950年代、米国の統計学者であるデミング博士によって、生産管理の改善手法として提唱されました。
日本では1990年代後半から使われるようになり、新入社員研修で教わることも増えています。

PDCAサイクル

PDCAのメリット

多くの企業で活用されているPDCA。改めてそのメリットを解説します。

やるべきことが明確になる

PDCAでは実行する前に目標と実行内容を明確に定義します。これには下記の効果があります。

 ・組織・個人の目標が明確になる。
 ・目標を達成するために、具体的なアクションが明確になる。

目標は定量的に(=数字で)定めることも大事です。

目標と現状にどのくらい差があるのか、その差を埋めるために何をすればよいか明確にできます。

行動に集中しやすくなる

目標を設定し、行動計画を錬ってから実行に移すことで、やるべきことが明確になります。

・組織が何を目指しているのか?
・自分は何をする必要があるのか?

これらが明確になりメンバーが仕事に集中しやすくなります。

結果的に組織全体の生産性が向上します。

継続的な改善を実施できる

PDCAは、成功・失敗どちらの場合でも評価(Check)を行います。
評価することで、下記が明確になります。

・どの部分に課題があったのか?
・改善すべき点、今後に活かせる点は?
・成功した場合、省略できた点は?

PDCAを繰り返すことで改善点が見つかり、ゴールへと近づく事ができます。

各ステップのポイント

それぞれのステップごとにポイントを解説します。

事前準備:PDCAを回す前にゴールを明確にする

PDCAサイクルを回す前に、組織・個人のゴール(目指す状態)を明確にして、合意しましょう。

これを欠かすとPDCAはうまくいきません。
ここで描いたゴールは、何のためにPDCAを回しているのかを把握するための道しるべになります。

例えば、営業の部署だと下記のようなゴールが想定できます。
ゴールをできる限り具体的に(いつまでに、何をするのかを明確に)設定することがポイントです。

・1年後に○○製品の売上を○○億円にする
・1年後に○○市場でシェア1位を獲得する 

Plan:ゴールから逆算して計画を立てる

ゴールを達成するために必要なアクションを計画します。

アクションを考えるうえで、下記のような発想が効果的です。
 ・達成する上での課題は?
 ・達成するために必要なアクションは?
 ・達成するには何がどうなっている事が必要?

アクションはなるべく具体的に設定することが大事です。
明確であればあるほど、評価(Check)で得られる学びも大きくなります。

先ほどと同様に、営業組織ならば下記のような行動計画が出てくるかもしれません。

・「訪問数が足りないので、訪問数を1日3件増やしてみよう!」
・「1案件ごとの受注額が低いので、提案する商品数を1つ増やそう!」

 

Do:計画を実行する

Pで設定した計画を実行します。できる限り計画通りに実行することがポイント。

状況や課題を記録することも効果的です。記録は評価(Check)で活用されます。

 

Check:振り返りを通して次に活かせる学びを得る

実行結果を振り返ります。

「評価」だと、結果のみを確認すれば良いと解釈しがちですが、結果をもとに振り返り、次につながる学びを得ることが大事です。

・計画の目標通りに実行できていたのか?
・できていない場合は何がいけなかったのか?
・次回はどうすればよいのか?

…といったように、行動を振り返りましょう。

振り返りに便利な「KPT法」

振り返りには「KPT(ケプト)法」が便利です。
KPT法とは、結果に対して、

 ・Keep     :良かったことは?(次回も続けるべき行動)
 ・Problem :悪かったことは?(改善すべきポイント)
 ・Try      :次にやってみることは?(次回チャレンジするべき行動)

と、3つの観点で振り返ることです。
KPT法を使うことで、次に繋がる学びが得やすくなります。

KPT法

KPTを利用することで次回への反省と学びをスピーディーに検討できます。

Action:学んだ結果を次の行動に反映させる

評価(Check)で得た学びを通して次はどうするかを検討します。
振り返りをもとに、良かった点は継続的に行い、悪かった部分は改善します。

KPT法を利用した場合は、Try(次にやってみること)の項目を行動に落とし込みましょう。

Aの段階では大きく下記の判断をもとに行動が決定される事が多いです。

・行動計画はそのまま、改善できる点を改善する
計画に問題はなく、有効だと判断できた場合。振り返りを通して得た改善ポイントを反映して、次に活かします。

・より高い行動計画を立てる。
より高い行動を実行できるとわかった場合。
例えば「訪問1件を行う」という計画が簡単だった場合、訪問数を増加することが考えられます。

・方向転換
実行してみたが、あまり有効ではなかったことがわかった場合。
別の行動計画に検討します。


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具体的事例:ソフトバンク

6万人もの大所帯で着実に成果を上げているのがソフトバンクです。

ソフトバンクの戦略は、優位性を獲得できる可能性のある新しい市場に投資すること。
優位性を確立するための「ヒト・モノ・カネ・情報」を短期間に調達し、一気にナンバーワンを目指します。

新規事業をどんどん作っていき、その事業を成長させることで30数年で8兆円企業に拡大しました。

その成長の秘訣は、「高速PDCA」の考え方にあります。一体どんな方法なのでしょうか?

成長の秘訣は「日・週・月単位での高速PDCA」

将来、どの事業が成長しているのかは誰にもわかりません。
そのため、できるだけ多くの可能性を考えて高速で実行することで短期間の成功を実現したのです。
これが高速PDCAです。

事実、ソフトバンクのグループ企業は通信事業から携帯電話の流通事業、金融業、球団の経営など多くの分野に渡っています。

分野を問わず「今後伸びそうな事業はなにか」を考え、可能性があると思えば次々に投資していく。
その中から伸びそうな事業に資源を集中し、急拡大させていきました。本命の事業を決めて動いたのではなく、成長したものが本業のひとつになったというわけです。

このように、ソフトバンクは日・週・月単位でPDCAを回すことに重点を置くことで、スピード感を持って企業を大きく成長させていきました。

こうした高速PDCAは一朝一夕には身につきませんが、理想形として意識しておきたいですね。

ソフトバンクを成長させた「高速PDcA」


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PDCAで失敗しないためのチェックポイント

実現性のない計画を立てていませんか?

目標は自社の状況を判断して、無理のない範囲に設定しましょう。

高すぎる目標は、計画倒れとなってしまうことがあります。

具体的かつ実現可能な行動計画を設定するようにして、確実に次のサイクルに繋げるようにしましょう。

 

評価はしっかり行いましょう

早く成果を出したいときほど焦って先へ進みがちですが、PDCAサイクルは「C(評価)」をしっかり行うことが大事です。

PDCAは継続的な改善がメリットであり、評価が適切でないと改善もうまくなされないからです。

効果的な改善策を打ち出すには、課題を細かく見ていくことが大切です。評価結果をきちんと分析し、そのノウハウを溜めていくことで、次の施策にも活かすことができます。

 


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PDCAチェックシートで実践してみましょう

ここまで説明したPDCAの実践手順はいかがでしたか?


PDCAは実践が大事です。

ぜひあなた自身、もしくはあなたの組織で実践してみてください。
業務の振り返りから改善策の策定まで活用できるPDCAチェックシートを用意しました。

ぜひご活用ください。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

PDCAチェックシート ダウンロードはこちら

 


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もっと知りたい方におすすめの書籍

PDCAについてもっと知りたい、という方のためにおすすめの書籍をご紹介します。
本記事の参考文献としても使用させて頂いています。

鬼速PDCA
野村證券で最年少記録を出し続けた著者によるPDCAの具体的な行動内容が詳細に示されています。
実現するためにはもちろん努力が必要ですが、頭に入れておくだけで少しずつ行動が変わるでしょう。

一生食えるプロのPDCA
外資系コンサルタントの経験を経て身につけた、著者のPDCAサイクルの実践方法が掲載されています。
成り立ちから、各パートごとの進め方まで説明しています。

まんがで身につくPDCA 
文章を読むのは苦手だから、まずはマンガで、という方にぴったりです。
主人公の苦闘を通したストーリー仕立てなのでわかりやすいです。
「PDCAってどうやって進めるの?」と理解するにはまずはこちらを。

 

 

PDCAの実践には「日報」が最適!日報共有アプリ gamba!のご紹介


PDCAサイクルを実践するのに「日報」は最適な手法の一つです。
「目標 → 結果 → 改善策 」といったように、一日単位で振り返りができます。


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