業務日報は共有してこそ意味がある
あなたの会社の業務日報は、「部下が書いて上司が読む」という一方通行だったり、上司⇄部下の2者間だけのやりとりに終始していませんか？
業務日報を、単なる報告ツールとして使っているなんて勿体無い！業務日報は、チームみんなで共有してこそ意味があります。業務日報を共有すると、どんな効果があるのでしょうか。
１．進捗状況の共有がモチベーションやチームワークを高める
案件や売上がどの程度進捗しているのか？どんなプロジェクトが進んでいるのか？どんな問題が発生していいるのか？
これらを日報を通してみんなで共有することは、「同期のアイツ頑張ってるな。よし、俺も負けてられるか」「あの先輩すごいな。私も真似してみよう」「あいつ困ってるな、助け舟を出そうか」など、モチベーションやチームワークを高めるきっかけになります。
人はコミュニケーションを通して成長するもの。また、目標を達成したときの喜びをメンバーと分かち合うことで、何倍にも大きく達成感を感じることができます。
２．振り返りで行動修正を促す
その日を振り返り、よりよい仕事をすることを目指すことは、確実に人を成長させます。オススメしたいのが、１日の仕事を2つに分類する方法。原因を深堀りすることで、多くの気づきを得ることができます。
- うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える
- うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える
ここで大切なのが、上司からのコメントです。経験の浅い部下は「うまくいかなかったこと」が「どこに原因があるのか」「どうすればうまくいくのか」という振り返りが十分にできない場合が大半。
経験を活かした的確なアドバイスをしてあげるようにしましょう。業務日報を共有すれば、それを読んだ他の部下も勝手に学んでくれます。
３．体験を共有する
あなたが取り組んでいる仕事は、世界中でオンリーワンの体験です。同僚が100人いれば、毎日100通りのドラマが起きています。
どんなお客様と出会ったのか、どんな発見があったのか、それぞれで起きた体験をみんなで共有すれば、日報は知恵の宝庫になります。
「こういう切り返しトークが効くんだ」という発見、「こんなトラブルがあったら、こう対処すればいいんだな。」という豆知識。経験が浅く、若いメンバーが多い職場であればあるほど、役にたちます。
今どんな問題があるのか？リーダーがそれに対してどう考えているのか、きちんと共有されるようになれば、そのチームは間違いなく活発に仕事ができるようになります。
業務日報が共有できる日報アプリを使ってみよう
業務日報が共有できる日報システムがあるのをご存知でしょうか？ここではいま話題の日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。
「業務日報×共有×アプリ」というgamba!のコラボレーションは、どんな効果があるのでしょうか。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
まずは日報アプリをトライアルしてみよう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できるオンライン無料相談を開催しています。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
