働き方改革 日報の活用ガイド

残業の多い部下への処方箋〜部下に「残業させない」方法

2020年8月5日

「私は仕事が終わるまで帰らない」と残業を自ら買って出る部下はいませんか?

そんな部下にどう言葉をかければいいでしょうか。「いつまで残っているんだ!」と頭ごなしに叱責しても、部下からすると、「ではこの仕事は放置しろというのか?」と反発を買ってしまいかねません。

長時間の残業は健康を害し、組織全体のパフォーマンスを悪化させます。多くの企業がいま、長時間労働へ反省から残業をなくそうと、さまざまな取り組みを進めています。

どうすれば、「残業させない」働き方としてうまく機能するのか、対処法を紹介します。

部下に「残業させない」画像

業務量を確認する

残業したくないけど仕事が終わらない部下

まずは部下が抱える背景を明らかにし、無駄な作業や効率の悪い業務など、残業を解消する方法を見出すことが先決です。仕事を抱え込みすぎていないか確認しましょう。一人で業務を持ち込みすぎているというケースも少なくありません。

複数の上司や先輩から仕事を頼まれ、気づいていたら一人ではできないほどの量になってしまっていた、かといって頼む相手もいないため、仕方がなく残業しているという状況に陥ってしまう人もいます。

適切な業務量かどうか、周りに相談する人やヘルプを頼む人がいるのかどうかも合わせて確認することが大切です。もしかしたら、部下自身も「早く帰れるものなら帰りたいわ」と思っているかもしれません。

その状況を阻害しているのはいったい何なのか、それを経験豊富な上司の目でしっかりと見極め、正しい働き方へ促すことが大切です。

残業したくないけど仕事が終わらない部下の画像

仕事を割り振る術を身につける

成果を出すためならサービス残業も厭わない部下

サービス残業をまったく厭わないモーレツ社員は、今の時代にも多く残っています。

ただ正直なところ、大きな成果を求めてオーバーワークする社員のやる気に水を差すようなことはしたくありません。頑張る姿勢を評価しつつ、残業をなくしたいというのが経営者やリーダーの本音です。

そんな部下には、「君はいつまでその働き方をするつもりなの?」と問いかけてみましょう。

いずれ優秀な社員はリーダーの地位につくはずです。そうなった時に、自分一人で仕事を抱え込む今のような働き方は全く通用しません。仕事を割り振る術を身につけなければいけないことを、認識させましょう。

リーダーとしての働き方を身につけることで、一人の分担を減らし、効率よく仕事をする方法を自ら考えだす癖をつけさせ、その結果、残業をなくすのです。

サービス残業も厭わない部下の画像

日報で「残業させない技術」を身につける

残業癖がついてしまっている人には、残業がもたらす悪影響や仕事効率の悪さを具体的に伝えることで、おのずと働き方は変わります。結果、残業も減ることになっていくでしょう。

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を習慣化すること。習慣化させるオススメの方法は「日報」です。

日報の書き方のコツ

いわゆるPDCAサイクルを回せるテンプレートを設定すると良いでしょう。

  1. どうやって仕事を進めればよいか自分で考える(Plan)
  2. 自分で行動し(Do)
  3. 振り返り(Check)
  4. 次に活かす(Act)

 

オススメの日報テンプレート

毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。

とはいえ、これらは社員が1人で行うのではありません。上司と一緒に振り返ることが重要です。 

 

日報を通じてコミュニケーションを図る

「日報=部下が上司に報告する」という一方通行のものにするのではありません。大切なのは日報を通じてコミュニケーションを図ること。読み手(上司)が求めている情報は、あなたがどのようなPDCAを回しているのか、業務の進捗はどうなっているのか、なにか困っていることはないか、ということです。

そういった情報を記載することで、上司がコミュニケーションをとりやすい環境が整い、マネジメントしやすい職場環境になります。

 

日報=心理状態が見えるようにする

毎日日報を書いていると定型化してきます。ただ、ちょっとした心理的変化を日報に記載することで日々、内容の異なる日報を作成できるようになります。その文化があなたの会社に浸透すれば、心理的変化から退職リスクなど上司が察知しやすくなり、より良いマネジメント、会社運営の役に立ちます。

理想的なのは、チームや職場の全員で日報を共有すること。みんなで業務の進み具合を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にし、抱えている悩みなどの内面的なケアーも可能になります。

まとめ

残業癖がついてしまっている人には、残業がもたらす悪影響や仕事効率の悪さを具体的に伝えることで、おのずと働き方は変わります。また、移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

結果、残業も減ることになっていくでしょう。日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

お気軽にご相談ください