日報の書き方 日報の活用ガイド

業務日誌をメールからアプリに変えるメリットとは?

2019年1月30日

業務日誌を本当に活用できているでしょうか。うまく活用できていない場合、その提出方法に改善の余地があるかもしれません。

いま、業務日誌をメールからアプリに切り替える企業が増えています。でもアプリはコストが気になりますよね。

しかし、アプリにはメールにはないメリットがあります。なぜメールよりもアプリなのか、人気の日報アプリgamba!を例に詳しく紹介していきます。

業務日誌アプリ

メールの業務日誌のデメリット

提出状況がわからない

取引先や社内のメールに業務日誌のメールが埋もれてしまい、誰が提出して、誰が提出していないのか一目で分かりません。

外出先で業務日誌を書けない

エクセルをメールに添付して送るといった業務日誌の場合、会社に戻らないと業務日誌が提出できないという状況は多くあります。帰社してPCを立ち上げ、メーラーを起動し、業務日誌を打ち終わるまでに十数分はかかってしまいます。

これでは書く部下にとっても、戻ってくるのを待つ上司にとっても、時間の無駄。他にやるべき作業に充てたり、早帰りをすべきです。

横のコミュニケーションが生まれにくい

日報を上司と部下の交換日記にしてしまうと、ただの業務報告に終始します。しかし、共有すれば成功事例や失敗事例が若手メンバーの学びになったり、スタープレーヤーの手法をマネることで、会社全体の営業力がアップすることに繋がります。

転職理由の第一位にもなっているのが「職場の人間関係」。風通しがよく、居心地のいい雰囲気があれば、離職率もグッと減ることでしょう。

では、業務日誌をメールからアプリに変えるメリットをご紹介します。

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隙間時間で業務日誌が書ける

日報アプリなら、外出先からスマートフォンで提出できます。電車で読んだり、サッと返事ができるので、移動時間が仕事時間に変わります。

日報のためだけにわざわざ帰社する必要がなくなり、残業の削減にも繋がります。上司も部下が帰って報告するのを待つ必要がありません。
日報アプリをみる画像_png

 

日誌提出状況が一目でわかる

メールで日報を送ると他のメール紛れてしまい、誰が提出して、誰が提出していないのか一目で分かりません。でも日報アプリなら提出状況一覧で、未提出の部下が一目で分かります。

日報提出状況

 

Googleカレンダーからスケジュール同期

gamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができ、部下の予定も一目でわかります。

Googleカレンダー連携の画像

 

カンタン提出!日報テンプレート機能

gamba!には日報テンプレートが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れも防ぐことができます。

業務日誌テンプレート

 

情報共有が活性化される

アプリなら、情報をタイムリーに共有することができます。

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がるでしょう。

情報の横展開

 

目標進捗の見える化

日報アプリなら、日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績を見える化することで競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨するようになります。

KPI管理

日報アプリをまずは無料で試してみよう

個別にメールを1通づつ開封するのと、まとまった状態で内容を把握できるのとでは、負担が全然違います。外出先や移動中に日報を書いたり、部下にフィードバックを早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

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業務日誌もアプリでスマートに管理する時代。新しい業務日誌の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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