日報の書き方 日報の活用ガイド

頑張りが伝わる!日報の「所感」書き方とフィードバックの仕方

2020年10月12日

日報における「所感」とは「1日の業務を通じて感じたこと、思ったこと」です。

しかし、単なる「感想文」ではありません。
仕事への関わり方や、進め方に対する振り返りの場と考えましょう。

ここでは、効果的な所感の書き方について解説します。

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「感想」と「所感」は違う

感想とは、ある物事について感じたり思ったりしたことです。
一方、所感は一歩踏み込んだもの、つまり自分の意見を加えたものになります。

『◯◯だと思う』と書くのではなく
”もっと良い状態にするためにはどうすればよいか?”
自身と対話しながら記入しましょう。

日報へ所感を書く意味

所感は改善点を考えながら仕事をするきっかけになり、
「自分で考えて行動する」という習慣に繋がります。

また、所感に上司やがよい反応をすることで、部下のモチベーションが上がります。

チャットやLINEだと情報が次々と流れていく”ただの報告”に終始してしまいますが
所感を書けるのは「日報」ならではの良いところ。

アイデアや気づきを日報で共有することは、チーム全体の生産性向上に効果的です。

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所感の書き方のコツ

①定量的に振り返る

まずは、「その日の目標を達成できたか」を振り返りましょう。
その際、達成率が何%だったかなど「定量的」にするとわかりやすいです。

②具体的な改善策を示す

もし目標を達成できていれば、何が良かったのかを書きましょう。

どう仕組み化すればよいかも書けたら言うことなし!
達成できたという上司やのアピールになるだけでなく、さらに効率的な方法を教えてもらえるかもしれません。

逆に目標を達成できなかった場合は「何が良くなかったのか。どうすればよくなるのか?」と考ましょう。
その際、具体的な改善策を書くと効果的です。

いわゆるPDCAにおける「C:チェック(検証)」または「A:アクション(改善)」
と捉えるとわかりやすいでしょう。

「目標を達成するには、どうすれば良いのか?」を考え、実践することが目標達成の近道です。

所感の思考回路の図

所感に対するフィードバックの仕方と例文

書いても書かなくても誰も何も言ってこないという状況では、日報を書こうとは思いません。
所感に対する上司のフィードバックの有無で、部下の成長に大きな違いが生まれます。

では、具体的にどんなフィードバックをすればいいのか、例文をご紹介します。

例文

  • 「いいね!その調子で進めて行こう!」
  • 「更に効果を高めるために、他に出来ることはある?」
  • 「その改善案を具体的に進めるには、どうすればいいと思う?」

ポイントは、「褒める」「気づかせる」「考えさせる」フィードバックです。

部下が失敗した際のフィードバック

イマドキの新入社員は、すぐにインターネットで検索する癖がついています。
そのため、悩んだときは自分で考えて行動するのではなく、まず調べたり人に聞いてから行動する習慣になっています。
そのため極端に失敗を恐れたり、簡単に正解が見つからない仕事を嫌がる傾向があります。

また、承認欲求が強い反面、叱られたり否定されることに極度の抵抗があります。

私も若い頃にこんな失敗をしちゃってね〜だからこうするといいよと話せば、
新人も説明が腹落ちするだけでなく、気持ちも楽になり場が和みます。
 
このように話しかけやすい雰囲気を作ることで、新入社員も発言しやすくなり、積極性を促します。
 

まとめ

日報は、目標→結果→改善策といったように、振り返りができます。
それに対して、上司がアドバイスや激励のコメントをするれば、部下のモチベーションもアップします。

この仕組みこそが、PDCAサイクル(Plan計画 Do成果 Check振り返り Action改善行動)の基本であり、
部下の成長、ひいては会社の業績アップに繋がります。

でも「日報書くの面倒だよね」という場合は、日報アプリがオススメ。
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