PDCAサイクル 日報の活用ガイド

PDCAとは?初心者向けにわかりやすく解説【実践チェックシートつき】

2021年3月30日

PDCAは、元々は工場の生産効率を高めるために作られたフレームワークです。

いかに低いコストで高い生産性を発揮するかという「業務改善」に最適だとされ、今では
多くの企業でセルフマネジメントメソッドとして採用されています。

この記事では、PDCAとは何か、どのように実践するか、成功のポイントや陥りやすい失敗
などを紹介していきます。

自分で実践できるPDCAチェックシートも用意しましたので、PDCAの実際の活用事例と共
に見ていきましょう。

PDCAの画像

PDCAの定義とメリット

PDCAの定義

PDCAとは、Plan(計画)Do(実行)Check(評価)Action(改善)の頭文字を取ったもの。

Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)のサイクルを繰り返し行うことで、生産管理や品質管理などの管理業務を継続的に改善していく手法のことです。

1950年代に米国の統計学者であるデミング博士によって提唱された考え方で、日本でも1990年代後半から使われるようになり、最近では新入社員研修で教わることも増えています。

PDCAのメリット

①やるべきことが明確になる

数値化した目標設定し、それを実現するための戦略を錬ってから実行に移すPDCAは、やるべきことを明確にする働きがあります。それによって仕事への集中が高まる効果を得ることもできると言われており、生産性の向上がアップします。

②業務効率が上がる

PDCAは、成功要因と失敗要因どちらの場合も評価を行います。そのため目標と結果の乖離、施策のどの部分が悪かったのか、という改善すべき点が見えるだけでなく、無駄な施策を省略することで業務効率の向上に繋がります。

Plan・Do・Check・Action:各ステップのポイント

PDCAはどのように活用するのが効果的なのでしょうか。
それぞれのステップごとにポイントを解説します。

Plan=計画

目標を数値で提示して具体的な行動計画を立てる

実は、PDCAがうまくいかない一番の原因は、最初のPlan(計画)にあります。例えば、「売上をアップしよう」という目標より、「受注率を10%にして、売上を前年比15%アップさせよう」という目標の方が具体的行動に移しやすくなり、結果的に業務改善へと繋がります。そのため、より具体的な数字目標を設定することが求められます。

また、行動計画は、期日や担当者を決めてタスクをスケジュールに落とし込んでいきます。このとき、誰が(Who)いつ(When)どこで(Where)何を(What)なぜ(Why)どのように(How)いくらで(How much)という5W2Hの要素を意識すると具体的な計画が立やすくなります。

 

Do=実行

途中でやり方を変えない、計画通りに実行する

必ず計画通りに実行しましょう。計画通りに実行しなければ、検証が不可能になってしまうからです。計画を実行に移してみた結果それが有効だったのか?計画通りに進まない場合は、結果を客観的に分析し、なぜそのような結果が出たのかを振り返ることができるように、状況や課題を記録することが大切です。

オススメの手段は「日報」を使う方法です。例えば営業なら、何を目的にどんな企業に訪問してどの商品を提案したのか、見込み確度はどうかなどの情報を記載します。日報の記録があれば、後から行動を振り返りをする際に正確に分析することができます。日報はPDCAを効果的に回すのに役立ちます。

参考: PDCAサイクルを回す日報アプリとは?

 

Check=評価

成功と失敗、どちらも定量的に分析する

計画の目標値通りに実行できているのかを評価します。計画通りに進まなかった場合は、その原因を定量的に分析します。

例えば、先述の「受注率10%以上」という目標を達成しなかった場合、それに対してどの程度達成できたのかを定量的に分析します。そうすることで、より具体的な検証結果が得られます。逆に、計画通りに進んだ場合も成功要因の分析を行います。

 

Action=改善

引き続き計画通りに進めるor改善or中止

業務の改善を行う段階です。評価を元に良かった点は継続的に行い、悪かった部分はどのように改善するかを考え、新たな計画(Plan)につなげていきます。

場合によっては、計画の修正や中止などの判断も必要です。判断に迷うときは、PDCAを繰り返して試行錯誤するのも1つの方法です。今の結果を新たなベースとして、より良い改善策を探していきましょう。

PDCAによる改善の具体的事例

6万人もの大所帯で着実に成果を上げているのがソフトバンクです。

ソフトバンクの孫社長の戦略は、優位性を獲得できる可能性のある新しい市場を探すこと。その優位性を確立するためのヒト・モノ・カネ・情報の経営資源を交渉によって短期間に調達し、一気にナンバーワンを目指します。

新規事業をどんどん作っていき、その事業を成長させることで30数年で8兆円企業に拡大しました。その成長の秘訣は、「高速PDCA」の考え方をにあります。一体どんな方法なのでしょうか?

 

ソフトバンクを成長させた「高速PDCA」

目標(Plan):大きな目標の下に小さな目標を立て、それを日・週・月単位でチェックする体制を作る

実行(Do):複数の商品を一気に試すことで比較検討し、改善行動へ反映

評価(Check):個人目標の達成度を1日単位で検証し、成功要因・失敗要因を洗い出して素早い改善に繋げる

行動(Action):最も効果のあった方法を採用し、さらに磨きをかける手段を考える

 

日・週・月単位でPDCAを回す

将来、どの事業が成長しているのかということは誰にもわかりません。そのため、できるだけ多くの手段を考えて実行することで目標の実現可能性を最大化していったのです。これこそ、まさに高速PDCAです。

事実、ソフトバンクのグループ企業は通信事業から携帯電話の流通事業、金融業、球団の経営、情報発信サイト、出版、発電事業、ゲーム事業、ロボット事業など多くの分野に渡っています。

分野を問わず「今後伸びそうな事業はなにか」を探し、可能性があると思えば次々に投資していく。その中から伸びそうな事業に資源を集中し、急拡大させていきました。本命の事業を決めて動いたのではなく、成長したものが本業のひとつになったというわけです。

このように、ソフトバンクは日・週・月単位でPDCAを回すことに重点を置くことで、スピード感を持って企業を大きく成長させていきました。

PDCAで陥りやすい2つの失敗ポイント

目標設定が高すぎて実現できない

目標設定は自社の状況をしっかりと鑑みて、無理のない範囲に設定しましょう。高すぎる目標では、計画倒れとなってしまうことがあります。「P(計画)」の段階では、具体的かつ実現可能な目標を設定するようにして、確実に次のサイクルに繋げるようにしましょう。

 

正しく評価ができないまま改善を急ぐ

早く成果を出したいときほど焦って先へ進みがちですが、PDCAサイクルは「C(評価)」をしっかり行うようにしましょう。なぜなら、評価が適切でなく改善に失敗したという場合が多いからです。

効果的な改善策を打ち出すには、課題を細かく見ていくことが大切です。評価結果をきちんと分析し、そのノウハウを溜めていくことで、次の施策にも活かすことができます。

また、よくあるのが「Plan(計画)」と「Do(実行)」はできたのに、CとAが滞っていること。PDCAサイクルの要は、「Check(評価)」と「Action(改善)」です。

 

PDCAチェックシートを使って実践してみよう

PDCAを回すには、早速実践してみることが大切です。業務の振り返りから改善策の策定まで
活用できるPDCAチェックシートを用意しました。ぜひ、今日からPDCAを回してみましょう。

PDCAチェックシート ダウンロードはこちら

 

PDCAを効果的に回す3つのポイント

①計画を100%やり切る

検証は計画をすべてやりきってから行うようにしましょう。長期に渡る計画だったり、なかなか効果が出ないとつい途中で計画を変更したくなりますが、ある程度の期間継続してから検証することで、正しい検証結果が得られます。グッとこらえましょう。

 

②良かったことにも注目する

課題点を見つけて改善するのはとても大事なことですが、そればかりに囚われるとPDCAを回すのが辛くなってきます。良かったところを継続し、さらに伸ばしていくことも重要です。

 

③PDCAは繰り返すことで効果が出る

PDCAは一度のサイクルで問題がすべて解決するわけではありません。PDCAは何度も実行し、改善された計画を繰り返し評価することで、どんどん精度が高められていきます。また、PDCAをサイクルさせることで、計画(Plan)の際には気づかなかった問題点が発見されることもあります。

ただ、場合によっては問題が発生した真因を見誤ってしまう可能性もありますので、評価結果が思わしくなければ、振り出しに戻って最初からやり直すという選択肢があることを忘れないでください。

PDCAで重要なのは、評価から改善につなげていくこと。失敗は成功の元という言葉があるように、どのような行動をすれば成功するのか、PDCAサイクルを回し続けることによって失敗を回避し、最も良い方法へと近づくことができます。

最初はなかなか成果が出ないこともあるかもしれませんが、何度も繰り返し回すことで徐々に成果が現れ、最終的に大きな成果に繋がっていきます。

PDCAで1番大切なことはサイクルを習慣化すること

習慣化させるオススメの手法は「日報」です。

日報であれば、目標→結果→改善策といったように、振り返りができます。この仕組みこそがPDCAサイクルの基本であり、部下の成長、ひいては会社の業績アップに繋がります。

日報アプリgamba!なら、各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろんのこと、誰がどんな事を考えていて、どこまでの進捗状況なのか一目瞭然です。

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