PDCAサイクル 日報の活用ガイド

PDCAとは何か?初心者向けにわかりやすく解説

2020年8月4日

継続的にPDCAを回して仕事をしている人は少ないかもしれません。また、PDCAの意味は知っていても実際にどのように実践して良いのかわからないという人もいるでしょう。

そこで、PDCAとは何か、どのように職場で実践するか、初心者向けに、わかりやすく解説します。

PDCAの画像

PDCAとは何か?

PDCAは改善活動です。4つの単語の頭文字をとってつくられています。そして「PDCAサイクル」とは、改善活動を継続的に行うことを指します。それによって、仕事の精度が高まり続けます。

プロジェクト達成に向けたPDCAの画像

Plan=計画

何を、誰に、なぜ、どのくらい、いつまでに・・・数値を使って具体的に目標を設定。

Do=実行

計画がしっかりと実行できているか、時間や数などで具体的に表す。

Check=評価

きちんと実行できたか評価。その結果、良かったか悪かったか、それはなぜかの検証を行う。

Action=改善

検証の結果を踏まえて、計画を継続するか、やめるか、どのように改善するかを決定。

目標達成するためのPDCAを理解しよう

例えば「ブログ記事の閲覧数をアップさせる」というプロジェクトの達成を目的としたPDCAは、下記のようなイメージです。

Plan

いつまでにどの位の閲覧数達成させるか、という目標とします。次に読者層を考え、一日何記事書くのか、現在の閲覧数と目標の閲覧数との差を埋めるためにどのような内容を書けば良いのかを考えます。

DO

実際に記事を書く。

Check

期限内に目標の閲覧者数を達成できたかチェックし、達成できてない場合は、要因を考えます。達成できた場合も、理由を考えることが大切。成功要因を見える化し、今後も同様の結果が出せるよう再現性を高めるためです。

Action

検証で考えられた要因を次に活かすため、具体的に何をどう変えるかを決定。

初心者が陥るPDCAの問題とは?

具体的な例を学んだところで、初心者が陥りがちなPDCAとは何かを見て行きましょう。

■計画と実行しかやっていない

結果を分析して改善を行なった後、新しい計画にいかず、自分自身の予測を元に実行してしまうというもの。改善を行わないので、これではPDCAサイクルが回らず仕事の精度向上は図れません。

■改善ばかりを考えてしまう

「うまくいった要因」「うまくいかなかった要因」を考えないと、精度の高い改善を行うことができません。成果を出すことを急ぎすぎず、しっかりと分析を行うことが大事です。

PDCAサイクルの活用でどう変わるか

PDCAサイクルを導入した場合と導入しなかった場合では、仕事の取組みにどのような変化が出るのでしょうか。では次に新人営業マンを例に考えてみましょう。

PDCAサイクルを取り入れなかった場合

上司から「こうやれば上手くいく」という営業手法を教えてもらい、それを愚直に実行する人物だったとしましょう。しかしながらPDCAを取り入れていないので成果が上がりません。検証スキルが無いので、上司から言われたことは守ることしかできないのです。その結果3ヶ月たっても半年経過しても営業成績が好調にはなりません。

PDCAサイクルを取り入れた場合

PDCAサイクルを思考習慣として持っている場合、まずは話の聞き方が変わります。上司から何かを教えてもらったとしても、上司の現役時代は10年以上前なので、上司の教えてくれた営業ノウハウが、時代錯誤である可能性を感じ取ることができます。

そして実際にPDCAサイクルに当てはめたところ3日でこの営業ノウハウは使えないと確信しました。そして翌日には改善をし始めます。すると1ケ月後には独自の営業ノウハウが確立でき、営業として結果が出るようになりました。実際に営業の現場ではPDCAサイクルの実践方法を知っているかどうかだけで、このくらいの差がつく可能性があるのです。

まとめ

PDCAで1番大切なことは、サイクルを習慣化すること。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。

日報であれば、目標→結果→改善策といったように、振り返りができます。それに対して、上司がアドバイスや激励のコメントをするれば、部下のモチベーションもアップします。この仕組みこそが、PDCAサイクル(Plan計画 Do成果 Check振り返り Action改善行動)の基本であり、部下の成長、ひいては会社の業績アップに繋がるのです。

あなたのチームでも、日報を活用してみませんか?まずは無料でお試しください。

 

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