PDCAとは?基本と実践、問題点や陥りがちな失敗を解説

最終更新日:2024年5月14日

PDCAサイクルは改善手法の一つで、多くの日本企業で活用されています。

長い歴史があるので名前をご存知の方は多いですが、実践は大変であり「古い」「時代遅れ」と思っている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、PDCAサイクルの基礎から実例まで解説。
ExcelやWordで使えるPDCAチェックシートも用意しました。

PDCAとは

PDCAとは、

・Plan(計画)
・Do(実行)
・Check(評価)
・Action(改善)

の頭文字をとったもので、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)のサイクルを繰り返すことで業務改善を図る手法です。このPDCAを繰り返すことを「PDCAサイクル」と呼びます。

もともとは米国の統計学者・デミング博士によって生産管理の改善手法として提唱されたもので、そのルーツは1950年代にもさかのぼる非常に歴史のある手法です。

PDCAサイクルは生産管理だけでなく、業種を問わず利用できます。新入社員研修でも基本スキルとして説明していることも多いです。組織だけでなく、個人にも活用出るので、社会人として必須の自己成長のスキルの一つとして覚えておきましょう。

PDCAサイクル

PDCA:各ステップの詳細とポイント

各ステップごとにどのようなことに注意をしてPDCAサイクルを回していけばいいかを解説します。それぞれのステップごとにポイントを解説します。

と、その前に各ステップの解説に入る前に覚えておきたい重要なことは「達成したいゴールを明確にしておく」ことです。PDCAサイクルを回して、どんな状態に行き着きたいのか。これを組織全体で共通認識として持っておくようにしましょう。

例えば営業の部署では「年度末までに日本市場で○○製品の売上を○○億円にする」というようなゴールが想定できます。できる限り具体的にゴールを設定しましょう。

「SMARTの法則」に則ってゴールを設定すると理解しやすく、明確な目標を立てることができます。

参考:kaonavi – SMARTの法則とは? 目標設定の重要性、目標の立て方、具体例について

Plan(計画):ゴールから逆算して計画を立てる

ゴールを達成するために必要な、具体的なアクションを計画(Plan)します。
具体的には「KPIを設定する」という作業になります。

KPIとは「重要業績評価指標(Key Performance Indicator)」のことで、簡単にいうと目標を達成するための具体的なアクションのことです。KPIはこちらの記事で詳しく紹介しています。

計画を立てるうえで、下記の問いかけ(仮説)が効果的です。
 ・達成する上での課題は?
 ・達成するために必要なアクションは?
 ・達成するには何がどうなっている事が必要?

アクションは、目標と同様になるべく具体的に設定しましょう。

・誰が
・いつ
・どこで
・何を
・どれくらい

行うのかを意識して行動計画を検討しましょう。

具体的であるほど、実行した後の評価(Check)での学びが大きくなり、より良い改善活動を実施できます。

例えば営業組織ならば、下記のような行動計画が考えられます。

・「訪問数が足りないので、訪問数を1日3件増やしてみよう!」
・「1案件ごとの受注額が低いので、提案する商品数を1つ増やそう!」

Do(実行):計画を実行する

Plan(計画)を実行します。普段の業務活動が該当します。
基本的には計画した行動を行うことが該当しますが、
実際行動してみると、より良い方法や試したいことも出てくるものです。次の学びになるように、日々考えながら行動することも必要です。
また、活動内容を日報などで記録すると評価(Check)の時に評価しやすくなります。

Check(評価):振り返りを通して次に活かせる学びを得る

実行結果を検証し、反省点を振り返ります。

・計画通りに実行できていたのか?目標は達成できたか
・成功要因、または問題点の分析
・次回により良い結果を出すために施策

こうした観点で、行動を振り返りましょう。

・評価に便利な「KPT法」

活動の振り返りには「KPT(ケプト)法」が便利です。
KPT法とは、結果に対して、

 ・Keep     :良かったことは?(次回も続けるべき行動)
 ・Problem :悪かったことは?(改善すべきポイント)
 ・Try      :次にやってみることは?(次回チャレンジするべき行動)

と、3つの観点で振り返ることです。
KPT法を使うことで、次に繋がる学びが得やすくなります。

KPT法

参考:Youtubeでの解説動画

Action(改善):学んだ結果を次の行動に反映させる

評価(Check)で得た改善点を踏まえて、次はどうするか(Act)を検討します。
良かった点は継続して行い、悪かった部分は改善します。

KPT法を利用した場合は、Try(次にやってみること)の項目も行動に落とし込みましょう。

次のアクションとして、大きく3パターンがあります。

  • 行動計画はそのまま、改善できる点を改善する
    計画に問題はなく、有効だと判断できた場合。
    振り返りを通して得た改善ポイントを次に活かします。
  • より高い行動計画を立てる。
    より高い行動を実行できるとわかった場合。
    例えば「訪問1件を行う」という計画が簡単だった場合、次回は訪問数を増加することが考えられます。
  • 方向転換
    実行してみたが、あまり有効ではなかったことがわかった場合。
    別のアクションを検討します。

以上がPDCAの各ステップの紹介です。

PDCAサイクルのメリット

PDCAサイクルのメリットをご紹介します。計画を立ててから順序立てて実行するので、無駄が少なく、かつ精度の高い活動を実現できるようになります。

やるべきことが明確になる

PDCAサイクルでは、はじめに「目標」「計画(やるべきこと)」(P = プラン)を決めます。
これは下記の効果があり、日々の業務にとても重要な意義があります。

  • 組織・個人の目標が明確になる。
  • 目標を達成するためのアクションが具体的になる。
  • 少ない経験で最大限の効果を得る事ができる

次に「Do(実行)」の段階で、その計画に従って行動することで、迷うことなくスムーズに進められます。例えば、営業活動で新しい製品を売るための具体的な計画を立てることで、チーム全体が一致団結して効率よく動くことができます。

より高い行動計画を立てる

PDCAサイクルを使うと、計画を立てて実行した後に「Check(確認)」の段階で、その結果を振り返り、うまくいった点や改善点を見つけます。これにより、次の計画を立てる際に前回の経験を活かし、より効果的な行動計画を作成できます。

例えば、マーケティングキャンペーンを行った後で、その効果を分析し、どの広告が一番効果的だったかを確認することで、次回のキャンペーンをより成功させることができます。

方向転換

PDCAサイクルでは、「Act(改善)」の段階で、確認した結果をもとに計画を見直し、必要ならば方向を変えます。これにより、最初の計画がうまくいかない場合でも、柔軟に対応し、目標達成に向けて最適な方法を見つけることができます。

例えば、新しい市場に進出する際、最初の販売戦略がうまくいかなくても、PDCAサイクルを使って迅速に方向転換し、成功するための新しい戦略を立てることができます。


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PDCAサイクルの実践事例:ソフトバンクの高速PDCA

6万人もの大所帯でPDCAサイクルを実行し、着実に成果を上げているのがソフトバンク株式会社です。

ソフトバンクの戦略は、優位性を獲得できる可能性のある新しい市場に投資すること。
優位性を確立するための「ヒト・モノ・カネ・情報」を短期間に調達し、一気にナンバーワンを目指します。

新規事業をどんどん作っていき、その事業を成長させることで30数年で8兆円企業に拡大しました。

その成長の秘訣は、「高速PDCA」の考え方にあります。一体どんな方法なのでしょうか。

成長の秘訣は「日・週・月単位での高速PDCA」

ソフトバンクを成長させた「高速PDcA」

将来、どの事業が成長するのかは誰にも正確な予測ができません。
そのため、できるだけ多くの可能性を考えて高速で実行することで短期間の成功を実現したのです。
これが高速PDCAです。

事実、ソフトバンクのグループ企業は通信事業から携帯電話の流通事業、金融業、球団の経営など多くの分野に渡っています。

  • 分野を問わず「今後伸びそうな事業はなにか」を考え(P)
  • 可能性があれば次々に投資していく。(D)
  • 事業の状況を確認する。(C)
  • 伸びそうな事業に資源を集中する。(A)

こうした形で全体的な利益を急拡大させていきました。
本命を決めて動いたのではなく、成長したものが本業のひとつになったのです。

このように、ソフトバンクは日・週・月単位でPDCAを回すことに重点を置くことで、スピード感を持って企業を大きく成長させました。

こうした高速PDCAは一朝一夕には身につきませんが、PDCAサイクルを回す際に、理想として意識したいですね。

参考文献:DIAMOND ONLINE – ソフトバンク元社長室長が初公開!急成長を支えた「高速PDCA」とは?

PDCAサイクルを失敗しないためのチェックポイント

PDCAは、メリットが多い分継続的に行うのにはハードルが非常に高い側面があります。PDCAサイクルを失敗しないためには、実現可能な計画を立てることと、適切な評価を行うことが重要です。

そこで本章では、PDCAサイクルを失敗したいための4つのチェックポイントを紹介いたします。

実現性のない計画を立てていませんか?

目標は無理のない範囲に設定しましょう。
高すぎる目標は、計画倒れとなってしまうことがあります。
具体的かつ実現可能な行動計画を設定して、サイクルを回すことが大事です。

チーム全員の理解と合意を得ましょう

計画や評価の内容は、チーム全員が理解し、納得することが大切です。全員が同じ目標に向かって協力できるように、計画を詳細に説明し、各メンバーの意見を積極的に聞いて合意を得ましょう。

上記を通じて、チームの一体感が生まれ、各メンバーが自分の役割を理解し、責任を持って行動するようになります。また、共通の理解があることで、問題が発生した場合でも迅速かつ効果的に対処できるようになります。計画の進行がスムーズになると同時に、成果も向上します。

評価はしっかり行いましょう

PDCAサイクルを回す上で「事前準備(ゴール決め)」と「C(評価)」が何よりも大事です。
その理由は評価を踏まえて次の活動に活かすことにより、前回よりも向上が期待できるから。
そのため、行動に対する評価が適切でないと向上もうまくなされません。
結果をきちんと分析し、そのノウハウを溜めることで、次の活動に活かしましょう。

振り返りの時間を設けましょう

計画を実行した後、どんな結果になったかを振り返る時間を持つことが重要です。日報などを使って、各メンバーがその日の活動内容や感じたこと、問題点を記録し、共有しましょう。

これにより、チーム全員が一日の成果や課題を把握できるようになります。定期的に振り返りの時間を設け、日報を基にして、何がうまくいったのか、何が問題だったのかをみんなで話し合います。

上記を通じて、次回の計画に活かせる具体的な改善点を見つけ出し、計画の質を向上させていくことができます。毎回の振り返りがPDCAサイクルの効果を高め、継続的な成長を促します。

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PDCAサイクルが「古い」「時代遅れ」と言われる理由

PDCAサイクルは、古くから使われている手法である一方で、「時代遅れ」「古い」といった見方も上がっています。なぜそのような声が上がっているのでしょうか。

理由1. PDCAサイクルはDX化などの環境変化に適用しづらくなっている

PDCAに対する批判的な見方のうち、主流を占めるのは「PDCAサイクル現代のビジネス環境には適用しづらくなってきている」というものです。PDCAサイクルをはじめに計画を立てますが、「日々状況が激しく変わっていく現代のビジネス環境では、当初の計画が意味をなさない状況に変化している可能性もある」といったことが批判の根拠です。
確かにPDCAサイクルはおおよそ70年前の工業社会を前提に考案された業務改善手法であり、現代のスピード感にはそぐわないといった側面は否めません。

理由2. PDCAサイクルは実行に移るまで時間がかかる

PDCAサイクルは、最初にPlan(計画)から入ることから分かる通り、綿密な計画や目標を立ててから行動に移ります。チーム全体で目標を浸透させてから行動に移ります。

結果的に実行に移るまでには時間も労力もかかる点が批判の理由の一つです。

理由3. PDCAサイクルを回すことに時間がかかる

理由2と同様に、PDCAは繰り返し行うことで効果が期待できます。効果が出るまでには長い目での経過観察が必要になります。
そのため、効果が出る前段階でPDCAサイクルに挫折してしまう企業があるのも事実です。

OODAループとは

こうした背景のもと、「現代のビジネス環境により適合したフレームワーク」として考案されたものがOODAループです。OODAループは「現場で何が起きているか」を判断の根拠にして意思決定を行うマネジメント手法です。

①Observe(観察):何が起きているかを観察して、現状把握を行うこと。過去やそれまで計画にこだわることなく、「いま・ここで何が起きているのか」の情報を収集します。

②Orient(状況を判断して、方向性の判断):収集した情報を検討し、状況を判断します。

③Decide(具体的施策の決定):検討した情報をもとに意思決定を行います。

④Act(行動):これまでの意思決定をもとに行動します。ここでの行動の結果をまたObserve(観察して)、 OODAループを繰り返します。

OODAループの特徴は以下にあります。

・計画にとらわれず、現場で何が起きているかを判断の最優先事項とする。途中で状況が変わった場合は、その状況をもとに行動を再調整していく。

・OODAループを繰り返すことにより、最終的に望ましい結果を得ようとする。(スピード感と試行回数が重要)

PDCAサイクルが計画(Plan)からスタートしている点からわかるように、明確なゴール、計画をもとに進んでいく長期的な改善計画であるのに対し、OODAループは現場の状況を第一とし、その状況で取ることのできるアクションから最適解を選択する現場の適合性を重視した手法であると言えるでしょう。

PDCAサイクルと、OODAループ、それぞれの特徴を把握した上で、状況に応じた手法を採用できるようになることが望ましいでしょう。
3分でわかるOODAループ|PDCAサイクルとの違い、活用方法

PDCAサイクルチェックシート

PDCAは実践が大事です。ぜひあなたの組織で実践してみてください。
業務の振り返りから改善策の策定まで活用できるPDCAチェックシートを用意しました。

ぜひご活用ください

・情報を入力頂くとダウンロードできます。(無料)
・Googleドキュメント形式で提供しています。ダウンロードして各種ソフトでご利用ください。
資料のダウンロードはこちら

もっと知りたい方におすすめの書籍

PDCAをより深く知りたい方におすすめの書籍をご紹介します。
本記事の参考文献としても使用させて頂いています。

  • 鬼速PDCA
    野村證券で最年少記録を出し続けた著者によるPDCAの具体的な行動内容が詳細に示されています。実現するためにはもちろん努力が必要ですが、頭に入れておくだけで少しずつ行動が変わるでしょう。
  • 一生食えるプロのPDCA
    外資系コンサルタントの経験を経て身につけた、著者のPDCAサイクルの実践方法が掲載されています。PDCAの成り立ちから、各パートごとの進め方まで説明しています。
  • まんがで身につくPDCA 
    「文章を読むのは苦手だからまずはマンガで」という方にぴったり。
    主人公の苦闘を通したストーリー仕立てなのでスラスラと分かりやすく読むことができます。

PDCAサイクルの実践に最適な手法とは


PDCAサイクルを実践するのに「日報」は最適な手法の一つです。
「目標 → 結果 → 改善策 」といったように、一日単位で振り返りができます。


日報共有アプリgamba!(ガンバ)は日報としての基本機能を揃えていながら、日報を社内全体で共有するSNSのようなコミュニケーションサービスです。

  • かんたんに入力できる日報テンプレート
  • KPI管理機能で目標達成率をグラフ化
  • 日報へのコメントで社内コミュニケーションアップ

社員の成長と、社内全体の動きを見える化することで、会社の成長を強くサポートします。
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15日経過したら終了。自動的に課金されることはありません

まとめ

  •  PDCAとは、Plan(計画)、Do(行動)、Check(評価)、Action(改善)の頭文字をとったもので、これらのサイクルを繰り返すことによって改善を図る手法です。
  • PDCAのコツは大きく二つ。「目標は具体的に、誰にでも理解できるようにすること」「結果は定量的に評価して、ギャップを埋める改善点を次のPDCAサイクルに活かすこと」
  • PDCAは古くに考案された、確実な手法である一方で、現代にはマッチしていないといった声も上がっています。こうした背景から現代により適合した手法としてOODAループが考案されました。目的に合わせてそれぞれを使い分けるようにしましょう。
 

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