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PDCAサイクルはコレが大切!基本からわかりやすく解説

2022年11月21日

PDCAサイクルは改善手法の一つで、多くの日本企業で活用されています。

長い歴史があるので名前をご存知の方は多いですが、実践は大変…。

この記事では、PDCAサイクルの基礎から実例まで解説。
ExcelやWordで使えるPDCAチェックシートも用意しました

PDCAサイクルとは

Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)のプロセスを繰り返すことで品質を高めようとする概念がPDCAサイクルです。

PDCAサイクル

1950年代、米国の統計学者・デミング博士によって、生産管理の改善手法として提唱されました。

PDCAのメリット

  • やるべきことが明確になる
    PDCAサイクルでは「目標」「計画(やるべきこと)」を決めます。これには下記の効果があります。
    • 組織・個人の目標が明確になる。
    • 目標を達成するためのアクションが具体的になる。

  • 継続的な改善を実施できる
    成功・失敗どちらの場合でも評価(Check)を行います。
    評価を通して改善すべき点、次に活かせる点が明確になります。
    PDCAを繰り返すことで改善が進み、ゴールへと近づきます。

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各ステップのポイント

それぞれのステップごとにポイントを解説します。

・事前準備:PDCAを回す前にゴールを明確にする

PDCAサイクルがうまく回るコツは、事前準備として組織のゴールを必ず明確にしておくことが大事です。

例えば営業の部署では「年度末までに○○製品の売上を○○億円にする」というようなゴールが想定できます。できる限り具体的に(いつまでに、何をどれだけ行うのか)ゴール設定しましょう。

Plan(計画):ゴールから逆算して計画を立てる

ゴールを達成するために必要なアクションを計画します。
具体的には「KPIを策定する」という作業になります。

※KPIについてはこちらの記事で紹介しています。

計画を立てるうえで、下記の問いかけが効果的です。
 ・達成する上での課題は?
 ・達成するために必要なアクションは?
 ・達成するには何がどうなっている事が必要?

また、アクションはなるべく具体的に設定しましょう。
具体的であるほど、C=評価段階の学びが大きくなります。

先ほどと同様に営業組織ならば、下記のような行動計画が考えらえるかもしれません。

・「訪問数が足りないので、訪問数を1日3件増やしてみよう!」
・「1案件ごとの受注額が低いので、提案する商品数を1つ増やそう!」

Do(実行):計画を実行する

計画を実行します。普段の業務活動が該当します。
できる限り計画通りに実行することがポイント。
活動内容を日報などで記録すると評価(Check)の時に評価しやすくなります。

Check(評価):振り返りを通して次に活かせる学びを得る

実行結果を振り返ります。「評価」と聞くと結果だけを確認することだと思いがちですが、次につながる改善点を得ることが主な目的です。

・計画の目標通りに実行できていたのか?
・できていない場合は何がいけなかった?
・次回はどうすればよい?

…といったように、行動を振り返りましょう。

・振り返りに便利な「KPT法」

振り返りには「KPT(ケプト)法」が便利です。
KPT法とは、結果に対して、

 ・Keep     :良かったことは?(次回も続けるべき行動)
 ・Problem :悪かったことは?(改善すべきポイント)
 ・Try      :次にやってみることは?(次回チャレンジするべき行動)

と、3つの観点で振り返ることです。
KPT法を使うことで、次に繋がる学びが得やすくなります。

KPT法

Action(改善):学んだ結果を次の行動に反映させる

評価(Check)で得た反省を踏まえて、次はどうするかを検討します。
良かった点は継続して行い、悪かった部分は改善します。

KPT法を利用した場合は、Try(次にやってみること)の項目も行動に落とし込みましょう。

次のアクションとして、大きく3パターンがあります。

  • 行動計画はそのまま、改善できる点を改善する
    計画に問題はなく、有効だと判断できた場合。
    振り返りを通して得た改善ポイントを次に活かします。
  • より高い行動計画を立てる。
    より高い行動を実行できるとわかった場合。
    例えば「訪問1件を行う」という計画が簡単だった場合、次回は訪問数を増加することが考えられます。
  • 方向転換
    実行してみたが、あまり有効ではなかったことがわかった場合。
    別のアクションを検討します。

具体的事例:ソフトバンクの高速PDCA

6万人もの大所帯で着実に成果を上げているのがソフトバンクです。

ソフトバンクの戦略は、優位性を獲得できる可能性のある新しい市場に投資すること。
優位性を確立するための「ヒト・モノ・カネ・情報」を短期間に調達し、一気にナンバーワンを目指します。

新規事業をどんどん作っていき、その事業を成長させることで30数年で8兆円企業に拡大しました。

その成長の秘訣は、「高速PDCA」の考え方にあります。一体どんな方法なのでしょうか?

成長の秘訣は「日・週・月単位での高速PDCA」

ソフトバンクを成長させた「高速PDcA」

将来、どの事業が成長するのかは誰にも性格な予測ができません。
そのため、できるだけ多くの可能性を考えて高速で実行することで短期間の成功を実現したのです。
これが高速PDCAです。

事実、ソフトバンクのグループ企業は通信事業から携帯電話の流通事業、金融業、球団の経営など多くの分野に渡っています。

  • 分野を問わず「今後伸びそうな事業はなにか」を考え(P)
  • 可能性があれば次々に投資していく。(D)
  • 事業の状況を確認する。(C)
  • 伸びそうな事業に資源を集中する。(A)

こうした形で全体的な利益を急拡大させていきました。
本命を決めて動いたのではなく、成長したものが本業のひとつになったのです。

このように、ソフトバンクは日・週・月単位でPDCAを回すことに重点を置くことで、スピード感を持って企業を大きく成長させました。

こうした高速PDCAは一朝一夕には身につきませんが、理想として意識したいですね。

PDCAで失敗しないためのチェックポイント

  • 実現性のない計画を立てていませんか?
    目標は無理のない範囲に設定しましょう。
    高すぎる目標は、計画倒れとなってしまうことがあります。
    具体的かつ実現可能な行動計画を設定して、サイクルを回すことが大事です。
  • 評価はしっかり行いましょう
    PDCAサイクルは「事前準備(ゴール決め)」と「C(評価)」が何よりも大事です。
    PDCAは継続的な改善がメリットであり、評価が適切でないと改善もうまくなされないからです。
    効果的な改善策を打ち出すには、課題を細かく見ていくことが大切です。
    評価結果をきちんと分析し、そのノウハウを溜めることで、次の施策にも活かすことができます。

 

PDCAチェックシートで実践してみましょう

ここまで説明したPDCAの実践手順はいかがでしたか?


PDCAは実践が大事です。

ぜひあなたの組織で実践してみてください。
業務の振り返りから改善策の策定まで活用できるPDCAチェックシートを用意しました。

ぜひご活用ください。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

PDCAサイクルチェックシートはこちらから!

・情報を入力頂くとダウンロードできます。(無料)

・Googleドキュメント形式で提供しています。ダウンロードして各種ソフトでご利用ください。

もっと知りたい方におすすめの書籍

PDCAをより深く知りたい方におすすめの書籍をご紹介します。
本記事の参考文献としても使用させて頂いています。

  • 鬼速PDCA
    野村證券で最年少記録を出し続けた著者によるPDCAの具体的な行動内容が詳細に示されています。実現するためにはもちろん努力が必要ですが、頭に入れておくだけで少しずつ行動が変わるでしょう。
  • 一生食えるプロのPDCA
    外資系コンサルタントの経験を経て身につけた、著者のPDCAサイクルの実践方法が掲載されています。PDCAの成り立ちから、各パートごとの進め方まで説明しています。
  • まんがで身につくPDCA 
    文章を読むのは苦手だから、まずはマンガで、という方にぴったりです。
    主人公の苦闘を通したストーリー仕立てなのでわかりやすいです。
    「PDCAってどうやって進めるの?」と理解するにはまずはこちらを。

PDCAの実践に最適な手法


PDCAサイクルを実践するのに「日報」は最適な手法の一つです。
「目標 → 結果 → 改善策 」といったように、一日単位で振り返りができます。


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