事務職の業務日報の書き方やコツ、例文を紹介

事務職の方にとって、業務日報の作成は日々の重要な業務の一つです。しかし、「何を書けばいいのかわからない」「効率的な書き方がわからない」という声も多く聞かれます。本記事では、事務職の業務日報の書き方やコツ、具体的な例文をご紹介。業務の可視化や情報共有を効率的に行うためのテンプレートやフォーマットについても解説していきます。

業務日報とは何か

業務日報は、日々の業務内容や進捗状況を記録する文書です。事務職においては、処理した書類の数、対応した電話やメールの件数、会議の内容など、1日の業務実績を簡潔にまとめるものです。フォーマットはエクセルなどで作成することが一般的で、部署や会社の要件に合わせてテンプレートを活用することで、効率的に作成できます。

業務日報の役割

業務日報には、以下のような重要な役割があります：

1. 業務の可視化と進捗管理
   日々の業務内容を文書化することで、自身の仕事の進み具合を正確に把握できます。また、上司や同僚との情報共有ツールとしても機能し、チーム全体の業務効率向上につながります。
2. 業務改善のための振り返り
   日報を書くことで、その日の業務を振り返り、改善点や課題を見つけることができます。これにより、より効率的な仕事の進め方を見出すことが可能になります。
3. コミュニケーションツールとしての活用
   上司からのフィードバックを得やすくなり、適切なアドバイスや指導を受けることができます。また、チーム内での情報共有も円滑になり、業務の透明性が高まります。

事務職に業務日報は必要？

事務職にとって業務日報は非常に重要なツールです。

1. 多岐にわたる業務の整理
   事務職は様々な部署のサポートや多様な業務を担当することが多いため、日報によって業務を整理し、優先順位をつけやすくなります。
2. 業務の効率化
   定型業務が多い事務職では、日報を通じて業務のムダや重複を発見しやすく、効率化につながります。
3. 業務の引き継ぎやマニュアル化
   詳細な業務記録として活用でき、休暇時の引き継ぎや新人研修にも役立ちます。

事務職の業務日報の例文

事務職の業務日報では、定型業務と突発的な業務を明確に分け、数値化できるものは具体的な数字で記載することがポイントです。また、次の業務につながる引き継ぎ事項や、上司への確認事項なども漏れなく記載することで、より効果的な情報共有が可能になります。以下に、実際の業務日報の例文を示します。

—-

【日付】2024年12月4日（水）
【所属】総務部
【氏名】山田太郎

■ 本日の主な業務内容

• 経費精算書の処理（50件）
  • 内容確認および システム入力完了
  • 不備のある3件について担当者へ確認依頼

• 来客対応（2件）
  • A社様 商談室の案内および お茶出し
  • B社様 採用面接の受付対応

• 社内会議の議事録作成
  • 部門会議（10:00-11:30）の議事録作成完了
  • 修正後、参加者へ展開済み

■ 明日の予定

• 新入社員研修資料の作成
• 月次経費集計レポートの作成
• 備品発注（事務用品）

■ 気づき・課題

• 経費精算書の記入ミスが多いため、記入例を作成して展開することを検討

■ 上長への確認・相談事項

• 来週の部門会議の日程調整について（候補日：12/11、12/12）

—-

参考記事：事務職の業務日報の書き方やコツ、例文を紹介

事務職の業務日報の必須項目

業務日報には、効果的な情報共有と業務管理のために、いくつかの重要な項目を含める必要があります。以下では、事務職の業務日報に必要不可欠な項目とその記入のポイントを解説します。

基本情報

基本情報は業務日報の基礎となる要素です。日付（曜日含む）、所属部署、氏名、勤務時間を明確に記載します。特に複数部署にまたがる業務の場合は関連部署も記入し、定型業務と臨時業務を区分けすることで、業務の全体像を把握しやすくなります。

業務内容

業務内容では、実施した業務の詳細を具体的に記録します。作業内容、処理件数、対応時間などの定量的な情報が重要です。タスクの優先順位と進捗状況を明確にし、重要な連絡事項や会議の内容、次回までの課題も含めることで、効果的な業務管理が可能になります。

進捗状況

進捗状況では、目標に対する達成度を具体的な数値で示します。発生した問題点とその解決に向けた取り組み、必要なサポートの内容を記載します。また、使用した資源や予算の状況、品質管理に関する情報も含めることで、業務の質的な面もしっかりと管理できます。

報告・連絡事項

報告・連絡事項では、上司への報告が必要な重要案件や承認事項を明確に記します。未完了の業務内容や継続案件の状況、他部署との連携事項も漏れなく記載します。また、業務効率化のアイデアや改善提案を含めることで、より良い業務環境づくりにつながります。

事務職の業務日報を書くコツ

業務日報を効果的に活用するためには、適切な書き方とコツを押さえることが重要です。以下では、実践的なアドバイスをご紹介します。

具体的な数値を含める

業務の実績を具体的な数値で表現することで、より正確な情報共有が可能になります。

• 処理した書類の件数を明記
• 対応した電話やメールの本数を記載
• 会議や打ち合わせの時間を明確に
• 達成率や進捗度を％で表現

業務量や効率性の把握が容易になり、適切な業務改善につながります。

簡潔で分かりやすい文章を心がける

読み手を考慮した、明確で理解しやすい文章を心がけましょう。

• 箇条書きを活用して要点を整理
• 一文を短くまとめる
• 専門用語は必要に応じて説明を付記
• 5W1Hを意識した記述を心がける

情報の伝達効率が高まり、コミュニケーションの質が向上します。

重要度に応じた記載を行う

すべての業務を同じボリュームで記載するのではなく、優先順位をつけて記載します：

• 重要案件は詳細に記載
• 定型業務は簡潔にまとめる
• 特記事項は目立つように強調
• 上司への確認事項は別枠で記載

読み手は必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

定期的な振り返りを含める

業務の改善につながる振り返りの要素を含めることが重要です。PDCAサイクルを回し、継続的な業務改善が可能になります。

• 気づきや学びを記録
• 課題と改善案を併記
• 次回への引き継ぎ事項を明確に
• 長期的な目標との関連付け

良い業務日報・悪い業務日報

業務日報の質は、業務効率や情報共有の質に大きく影響します。ここでは、良い業務日報と悪い業務日報の特徴を解説します。良い業務日報・悪い業務日報

業務日報の質は、業務効率や情報共有の質に大きく影響します。ここでは、良い業務日報と悪い業務日報の特徴を解説します。

良い例

良い業務日報の特徴は、具体的な数値や事実に基づいた記載にあります。例えば、「午前中に経費精算書50件を処理し、うち3件は記入漏れがあったため担当者に確認を依頼」というように、具体的な数値と対応内容を明確に示します。また、簡潔な文章表現を心がけ、重要度に応じて情報を整理することで、読み手が必要な情報にすぐにアクセスできます。

【良い業務日報の特徴】

• 具体的な数値と事実に基づく記載
• 簡潔で分かりやすい文章
• 重要度に応じた情報整理
• 次のアクションや課題の明記
• 統一されたフォーマットの使用

悪い例

悪い業務日報では、「いくつかの書類を処理した」「様々な電話対応をした」といった抽象的な表現が多用され、具体的な業務内容や成果が不明確です。また、必要な情報の欠落や、文章が冗長で理解しづらい点も特徴です。フォーマットの統一性が欠如していると、情報の整理や共有が難しくなります。

【悪い業務日報の特徴】

• フォーマットの不統一
• 抽象的な表現が多い
• 必要な情報（日付、担当者名など）の欠落
• 冗長で理解しづらい文章
• 進捗状況が不明確

業務日報を導入するならgamba!

業務日報の作成・管理をより効率的に行うために、gamba!の導入をお勧めします。gamba!は、現場の「見える化」と報告業務の効率化を実現する日報アプリで、以下のような特徴があります：

• 簡単な操作で質の高い報告が可能
  • 直感的なインターフェース
  • 充実したテンプレート
  • リアルタイムでの情報共有

• コミュニケーションの活性化
  • コメント機能による双方向のやり取り
  • 現場と管理層の円滑な情報交換
  • タイムリーなフィードバック

• データ活用による業務改善
  • 報告内容の分析が容易
  • 課題の早期発見
  • 改善策の立案をサポート

さらに、テレワーク環境でも活用できる柔軟性を備えており、
導入から運用まで手厚いサポートを受けられます。

まとめ

事務職の業務日報は、単なる業務記録以上の価値を持つ重要なツールです。適切な項目設定と効果的な記載方法を心がけることで、業務の可視化、効率化、そしてコミュニケーションの活性化につながります。

特に以下の点に注意して作成することで、より効果的な業務日報となります。

• 具体的な数値を含めた正確な記録
• 簡潔で分かりやすい文章表現
• 重要度に応じた情報の整理
• 定期的な振り返りと改善点の記載

また、gamba!のような専用ツールを活用することで、より効率的な業務日報の作成・管理が可能になります。業務日報を通じて、個人の業務改善だけでなく、組織全体の生産性向上を目指しましょう。

株式会社gamba

2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。