【無料テンプレート付き】業務日誌の書き方とポイント
業務日誌を単なる行動報告して使っていませんか？
重要なのは、上司と部下との報連相ツールとして、そして部下の成長を促すツールとして適切な支援をしていくことです。
業務日誌を書かせるのであれば、部下にも目的や活用方法を理解させておくと仕事の精度が上がります。
ここでは、仕事の精度が上がるテンプレートを使った業務日誌の書かせ方についてご紹介します。
業務日誌を書くメリット
業務日誌を書くメリットは、主に2つあります。
①1日の行動の振り返りができる
成果を上げるには「常に振り返ること」が重要です。うまくいかない方法をずっとやっていても、成果には繋がりません。オススメしたいのが「今日１日の仕事を2つに分類する」という方法。
- うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える
- うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える
何が障害になっているのか、どうしたらうまくいくのか、まず部下に考えさせましょう。そして、上司は助言してあげましょう。
②情報やノウハウを効率的に共有できる
うまく行かせるヒントを見つけたら、業務日誌で共有しましょう。他のメンバーがマネできます。
また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。業務日誌なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。
業務日誌 書き方のポイント
①業務日誌の項目
業務日誌は、PDCAサイクルを意識した項目にしましょう。
- 今日の目標（Plan)：なるべく数値で
- 今日の結果(Do)：なるべく数値で
- 良かった点(Check)：よりうまくいかせる方法を考える
- 課題点と改善点(Action)：どうしたらうまくいくのか考える
- 明日の目標
ポイントは良かった点と課題点と改善策を取り入れること。たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく大きな成果をあげられるようになります。もし反省点しか浮かんでこないときは「うまくいかないことから何を学んだか？」考えさせましょう。
②具体的な改善策を示す
もし目標を達成できていれば、何が良かったのかを書きましょう。ポイントは、数字を含めた所感を取り入れることです。
目標を達成できた場合
例）今日は50件の目標に対して、結果は100件、達成率は200％だった。トークスクリプトを作りスムーズに話を進められたことが要因と考えられる。ただ、情報を聞き出すことに苦戦したので、今後はより具体的な質問をすることで改善していきたい。
単に感じたことを書くのではなく、自分なりに分析をしたり改善策を考える習慣を作りましょう。今後、どう仕組み化すればよいかも書けたら言うことなし！達成できたという上司へのアピールにもなります。
目標を達成できなかった場合
逆に目標を達成できなかった場合は、「何が良くなかったのか。どうすればよくなるのか？」と考ましょう。その際、具体的な改善策を書くと効果的です。
例）今日は50件の目標に対して、結果は25件、達成率は50％だった。目標が達成できなかった要因は、新規アポイントがとれなかったことにある。ターゲットとトークスクリプトを見直しを図りたい。
このように、PDCAにおける「C：チェック（検証）」または「A:アクション（改善）」と捉えるとわかりやすいでしょう。
③うまくいったことに着目する
「できなかったこと」に着目し過ぎると、書くこと自体がイヤになります。書くこと自体がイヤだと、提出も遅れがちになります。ですので「うまくいったこと」に着目しましょう。
ただし、「やったー！」とただ喜ぶだけではNGです。何がよかったのか、成功要因を自分なりに考えることが大切です。もしかしたら、たまたまうまくいったのかもしれません。
でもそれを積み上げていくうちに、共通する成功要因に気づきます。「あ、こうすればいいんだ！」と気づいたら、それを繰り返せばいいのです。そうすれば、あなたのスキルは必ずアップします。業務日誌は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールなのです。
業務日誌のテンプレートとは？
業務日誌は、項目をあらかじめ決めておけば、何を書かくか悩んだり、報告すべき内容を漏らすこともありません。読む側も、理解しやすくなります。ダウンロードして、ぜひご活用ください。
仕事の精度が上がる業務日誌テンプレート
効率的に業務日誌を書くコツ
小分けにして書く
あなたはいつ業務日誌を書いていますか？おそらく仕事終わりに考えて書いている人が多いのではないでしょうか。実は、仕事終わりに考えて書く方法はオススメできません。なぜなら、仕事終わりに書くと、しっかりと振り返ることができないからです。
そもそも、人間は忘れっぽい生き物です。1日の出来事を詳細に思い出すのは時間がかかります。時には、業務日誌を書くことよりも早く帰りたい気持ちが勝り、「まあこんなもんでいいか」と適当に仕上げてしまうこともあります。
そこでおすすめしたいのが、「小分けにして書く方法」です。例えば、商談終わりに気づいたことを移動中にささっと書いたり、課題に感じたこと、思いついたアイディアなどを都度書いていきます。
一つ一つの気づきが、実は大きな改善のヒントであったりするのでちょこちょこと書き溜めて行く方が忘れません。そうすれば、仕事終わりに少し書き加えるだけですぐに提出できます。小分けにして書く方法、ぜひ試してみてください。
業務日誌はアプリを活用しよう
一昔前は紙で行われていたイメージの強い業務日誌ですが、PCやスマートフォンの普及した今は、アプリを利用している会社が主流です。現在では様々な種類の業務日誌ツールがあります。
日報アプリについては下記記事もご参考ください。
日報アプリおすすめ12選(無料あり)｜機能や特徴を比較
ほとんどのサービスで無料お試し利用できるので、ぜひあなたの会社にあったツールを選んでみてください。
【当社アプリのご紹介：日報ならgamba!(ガンバ)】
着実に目標を達成するには、日報の活用がオススメです。
日報で達成状況を把握するだけでなく、毎日の行動を振り返ることができます。
移動中にスマートフォンで日報を提出したり、部下にコメントを手早く返すことができるので、
仕事の能率がグッとあがります。
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