日報は電子化すべき?手書きの作業日報のデメリットからおすすめアプリまで紹介

最終更新日:2024年3月26日

あなたの会社の日報、まだ手書きですか?
帝国データバンクの働き方改革に対する企業の意識調査2019によると、約半数の企業が「業務効率化のためにITシステムを導入した」と回答しています。

情報共有ツールを検討している」という方、まずは日報の電子化からはじめてみませんか?

この記事では、日報の電子化をするメリットを具体的に解説します。

関連記事:作業日報の書き方とコツ おすすめアプリもご紹介!

手書きの作業日報のデメリット

①タイムリーな情報共有ができない

  • 手書きの作業日報は、書くために会社に戻らなければなりません。
    資料や写真を印刷して添付するとなれば、さらに時間がかかり、残業を助長する一因にもなります。
  • 紙の作業日報は、担当者、課長、部長…という順に回覧されるため、時間がかかります。
    現場の日報を読むのが1週間後…なんていう会社も。
  • 情報共有が遅いということは、会社全体の業務スピードも遅くなるということ。
    会社の状況を把握し、的確な指示を出したいのであれば、日報はその日のうちに読む体制を作ることをおすすめします。

②情報の検索ができない

このまえB社の情報が書いてあったのはいつの日報だっけ?
こんな時、手書きの日報は検索ができないので、本人に聞くしかありません。
聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。
これでは、上司にとっても部下にとっても、一体なんのための日報なのかわからなくなります。

③取りまとめ・管理が大変

  • データ集計ができな
    営業実績などのデータ集計もできないため、別途エクセルでの集計管理が必要になります。
  • コストがかかる・保存場所を取る
    紙の日報にかかるコストも無視できません。
    紙、印刷するためのインクはもちろんそれを保管するスペースも必要です。もし紛失してしまった場合、情報漏えいのリスクもあります。

日報を電子化する3つのメリット

では、日報を電子化するとどんなメリットがあるのでしょうか?
電子日報の例として「日報共有アプリgamba!(ガンバ)」でご紹介します。

日報電子化の例(日報アプリgamba!)

①タイムリーなフィードバックができる

スマートフォンやタブレットで使えると、どこでも日報作成ができるので、効率化につながります。

管理者も、どこでもチームの状況を把握できるようになり、タイムリーに指示出しができます
管理者も部下にフィードバックを返しやすくなります。部下の仕事ぶりや進捗状況をチェックするだけでなく、より効果的な仕事の進め方をアドバイスできれば、部下のスキルアップを図ることも可能です。

上司がコミュニケーションをとりやすい環境が整えば、マネジメントしやすくなります。

つまり、日報は育成ツールとしても利用できるのです。

②ノウハウや知識を共有できる

電子日報では、部下と上司だけの日報ではなく、組織内で共有しあうことで情報共有ツールとしても利用できることが多いです。

ノウハウや知識は「属人化」しがちですが、電子日報によって、メンバーのノウハウや知識をシェアできるようになるので、「あの人に聞かなければ分からない…」といった状態が解消され、仕事がスムーズになります。

また、日報でのやり取りを通して新しいアイデアも生まれやすく、課題をスピーディーに改善する可能性が高まります。
同僚や先輩の日報や週報をシェアして読むことは、とても有効です。

③コミュニケーションが活発になる

電子日報の多くには、「いいね!」や「コメント」「スタンプ」機能があります。カジュアルに気持ちを表現できるので、上司や同僚と気軽にコミュニケーションが図られるようになり、チームワークが向上します。

特に、SNSを使い慣れている若い世代は、そういったコミュニケーション機能を上手に活用するでしょう。電子化された日報を使うことで、若い世代とコミュニケーションを深めるきっかけになります。

作業日報アプリおすすめ3選

gamba!

gamba!は社内SNSの感覚で日報を運用できる作業日報アプリです。

日報のテンプレートやコメント機能など日報の基本機能はそろえつつ、チャット機能や目標管理機能など、社内コミュニケーションを促進し、業務効率を向上させる仕組みが豊富に搭載されています。

日報アプリgamba!公式サイトはこちら

houren.so

現場の状況を撮影して、写真にコメントを添えるだけの簡単日報です。
工事現場や建設業などで愛用されており、現場、管理者双方の理解度を高める仕組みを搭載しています。

LINE WORKS

皆さんご存知「LINE」のビジネス版。基本的には社内チャットですが、日報としての運用も可能です。LINEの使いやすさはそのままに、ビジネスに便利な機能を多数搭載しています。

その他の日報アプリを知りたい方はこちら:日報・業務報告アプリおすすめ14選(無料あり)

【 日報共有アプリgamba!(ガンバ)なら 日報がかんたんに書ける&読める 】

ビジネスのやりとりには、二段階認証、IPアドレス制限、シングルサインオンという強固なセキュリティを備えた日報アプリがおすすめです。各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろんのこと、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのか一目瞭然。

  • かんたんに入力できる日報テンプレート
  • KPI管理機能で目標達成率をグラフ化
  • 日報へのコメントで社内コミュニケーションアップ

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