日報の書き方 日報の活用ガイド

手書きの作業日報は時代遅れ!今すぐ日報アプリを導入すべき3つの理由

2020年8月13日

あなたの会社の日報、まだ手書きですか?

帝国データバンクの働き方改革に対する企業の意識調査2019によると、約半数の企業が「業務効率化のためにITシステムを導入した」と回答しています。

「紙の日報に限界を感じている」「情報共有ツールを検討している」という方、まずは日報のデジタル化からはじめてみませんか?この記事では、手書きの作業日報がもたらすデメリットや、なぜ日報のITツール(日報アプリ)が業務効率化に有効なのか、具体的に解説します。

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手書き日報のデメリット①タイムリーな情報共有ができない

出先や現場で日報提出できない

手書きの作業日報は、書くために会社に戻らなければなりません。資料や写真を印刷して添付するとなれば、さらに時間がかかり、残業を助長する一因にもなります。

 

現場の日報を読むのが1週間後…なんていう会社も

紙の作業日報は、担当者→課長→部長→社長という順に回覧されるため、時間がかかります。もし外出や出張が続けば、読むのは1週間後ということもあるでしょう。

新聞で考えてください。1週間前の新聞を読んで、今の状況を把握できるでしょうか?ビジネスでも同じです。1週間前の日報は、”とりあえずハンコを押すだけのもの”となって形骸化します。

 

日報はその日のうちに確認すべし

情報共有が遅いということは、会社全体の業務スピードも遅くなるということ。会社の状況を把握し、的確な指示を出したいのであれば、日報はその日のうちに読まないと意味がありません。

人手不足の昨今、自ら営業活動も行うというプレイングマネジャーが増えています。自分が出張しているとき、日報をタイムリーに確認できないというのは、部下のマネジメントができていないも同然です。

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手書き日報のデメリット②検索ができない

  • 「A社の案件の進捗状況はどうなっていたっけ?」
  • 「このまえ書いていたB社の情報はどこだっけ?」

手書きの日報はこういっった検索ができないので、結局、本人に聞くしかありません。聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。これでは、上司にとっても部下にとっても、一体なんのための日報なのかわからなくなります。

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手書き日報のデメリット③取りまとめ・管理が大変

提出状況の把握・集計ができない

誰が提出して、誰が未提出なのか、1枚1枚確認しなければなりません。また、訪問件数や営業実績といった集計もできないため、別途エクセルでの集計管理が必要になります。

 

コストがかかる・保存場所を取る

紙、印刷するためのインク、保管用ファイルなどのコストがかかり、それを保管するスペースも必要です。もし紛失してしまった場合、情報漏えいのリスクもあります。

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もしスマホで日報が読み書きできたら?

スマートフォンで部下の日報を読むことができたら、いつでもどこでもチームの状況を把握し、タイムリーに指示出しができます。それを可能にするのが、日報アプリです。日報の専用システムを導入するとかなりのコストがかかりますが、アプリなら格安で利用することができます。

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作業日報テンプレートの書き方のコツ

新入社員を育成するには、どうやって進めればよいかを自分で考えさせ(Plan)自分で行動し(Do)振り返り(Check)次に活かす(Act)という、いわゆるPDCAサイクルを回せるテンプレートを設定すると良いでしょう。

こうして毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。とはいえ、これらは新入社員が1人で行うのではありません。上司や教育担当者と一緒に振り返ることが重要です。

PDCAサイクルを回す日報テンプレート

日報を通じてコミュニケーションを図る

「日報=部下が上司に報告する」という一方通行のものにするのではありません。大切なのは日報を通じてコミュニケーションを図ること。読み手が求めている情報は、どのようなPDCAを回しているのか、業務の進捗はどうなっているのか、なにか困っていることはないか、ということです。

そういった情報を記載することで、上司がコミュニケーションをとりやすい環境が整い、マネジメントしやすい職場環境になります。

日報=心理状態が見える

毎日日報を書いていると定型化してきます。ただ、ちょっとした心理的変化を日報に記載することで日々、内容の異なる日報を作成できるようになります。その文化があなたの会社に浸透すれば、心理的変化から退職リスクなど上司が察知しやすくなり、より良いマネジメント、会社運営の役に立ちます。

理想的なのは、チームや職場の全員で日報を共有すること。みんなで業務の進み具合を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にし、抱えている悩みなどの内面的なケアーも可能になります。

まとめ

日報は、共有することでマネジメントの武器になります。さらに、情報共有のしやすさや社内コミュニケーションとして活用するなら、デジタル化したほうが効果的です。

日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい形の日報を、ますは無料でお試しください。

 

 

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