手書きの作業日報は時代遅れ！今すぐ日報アプリを導入すべき3つの理由

あなたの会社の日報、まだ手書きですか?

帝国データバンクの働き方改革に対する企業の意識調査2019によると、約半数の企業が「業務効率化のためにITシステムを導入した」と回答しています。

「紙の日報に限界を感じている」「情報共有ツールを検討している」という方、まずは日報のデジタル化からはじめてみませんか？

この記事では、手書きの作業日報がもたらすデメリットや、なぜ日報のITツール(日報アプリ)が業務効率化に有効なのか、具体的に解説します。

手書き日報のデメリット①タイムリーな情報共有ができない

出先や現場で日報提出できない

手書きの作業日報は、書くために会社に戻らなければなりません。資料や写真を印刷して添付するとなれば、さらに時間がかかり、残業を助長する一因にもなります。

現場の日報を読むのが1週間後…なんていう会社も

紙の作業日報は、担当者→課長→部長→社長という順に回覧されるため、時間がかかります。もし外出や出張が続けば、読むのは1週間後ということもあるでしょう。

新聞で考えてください。1週間前の新聞を読んで、今の状況を把握できるでしょうか？ビジネスでも同じです。1週間前の日報は、”とりあえずハンコを押すだけのもの”となって形骸化します。

日報はその日のうちに確認すべし

情報共有が遅いということは、会社全体の業務スピードも遅くなるということ。会社の状況を把握し、的確な指示を出したいのであれば、日報はその日のうちに読まないと意味がありません。

人手不足の昨今、自ら営業活動も行うというプレイングマネジャーが増えています。自分が出張しているとき、日報をタイムリーに確認できないというのは、部下のマネジメントができていないも同然です。

手書き日報のデメリット②検索ができない

• 「A社の案件の進捗状況はどうなっていたっけ？」
• 「このまえ書いていたB社の情報はどこだっけ？」

手書きの日報はこういっった検索ができないので、結局、本人に聞くしかありません。聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。これでは、上司にとっても部下にとっても、一体なんのための日報なのかわからなくなります。

手書き日報のデメリット③取りまとめ・管理が大変

提出状況の把握・集計ができない

誰が提出して、誰が未提出なのか、1枚1枚確認しなければなりません。また、訪問件数や営業実績といった集計もできないため、別途エクセルでの集計管理が必要になります。

コストがかかる・保存場所を取る

紙、印刷するためのインク、保管用ファイルなどのコストがかかり、それを保管するスペースも必要です。もし紛失してしまった場合、情報漏えいのリスクもあります。

もしスマホで日報が読み書きできたら？

スマートフォンで部下の日報を読むことができたら、いつでもどこでもチームの状況を把握し、タイムリーに指示出しができます。それを可能にするのが、日報アプリです。日報の専用システムを導入するとかなりのコストがかかりますが、アプリなら格安で利用することができます。