日報の電子化におすすめのアプリ7選！ペーパーレス化のメリットやコツを紹介

あなたの会社の日報、まだ手書きですか?
帝国データバンクの働き方改革に対する企業の意識調査によると、約半数の企業が「業務効率化のためにITシステムを導入した」と回答しています。

「情報共有ツールを検討している」という方、まずは日報の電子化からはじめてみませんか？

この記事では、日報の電子化をするメリットを具体的に解説します。

関連記事：作業日報の書き方とコツ おすすめアプリもご紹介！

日報の電子化（ペーパーレス化）とは

日報の電子化（ペーパーレス化）とは、従来の紙ベースで作成・管理していた日報業務を、デジタルツールやアプリケーションを活用してオンライン化することです。スマートフォンやタブレット、PCから日報の作成・提出・管理を行い、リアルタイムでの情報共有や検索機能の活用が可能になります。

電子化により、情報共有の迅速化、業務効率の向上、コミュニケーションの活性化、コスト削減などの成果が期待できます。また、近年のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進や働き方改革の流れを受け、多くの企業がペーパーレス化を進めており、日報の電子化は業務改善の第一歩として注目されています。

手書きの日報のデメリット

①タイムリーな情報共有ができない

• 手書きの作業日報は、書くために会社に戻らなければなりません。
  資料や写真を印刷して添付するとなれば、さらに時間がかかり、残業を助長する一因にもなります。
• 紙の作業日報は、担当者、課長、部長…という順に回覧されるため、時間がかかります。
  現場の日報を読むのが1週間後…なんていう会社も。
• 情報共有が遅いということは、会社全体の業務スピードも遅くなるということ。
  会社の状況を把握し、的確な指示を出したいのであれば、日報はその日のうちに読む体制を作ることをおすすめします。

②情報の検索ができない

「このまえB社の情報が書いてあったのはいつの日報だっけ？」
こんな時、手書きの日報は検索ができないので、本人に聞くしかありません。
聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。
これでは、上司にとっても部下にとっても、一体なんのための日報なのかわからなくなります。

③取りまとめ・管理が大変

• データ集計ができない
  営業実績などのデータ集計もできないため、別途エクセルでの集計管理が必要になります。
• コストがかかる・保存場所を取る
  紙の日報にかかるコストも無視できません。
  紙、印刷するためのインクはもちろんそれを保管するスペースも必要です。もし紛失してしまった場合、情報漏えいのリスクもあります。

④読みにくいものは本人に聞く必要がある

手書きの日報では、個人の文字の癖や書き方により、内容が読みにくい場合があります。特に現場作業で急いで書かれた日報や、文字を書くことに慣れていない社員の日報は判読が困難なことも少なくありません。

読みにくい箇所があると、上司や管理者は本人に直接確認する必要があり、余計な時間とコストが発生します。また、確認作業により日報の内容把握が遅れ、迅速な判断や指示出しができなくなる要因にもなります。

⑤記載ミスに気付きにくい

手書きの日報では、数字の記載ミスや誤字脱字があっても、書き直すには時間がかかるため、そのまま提出されることがあります。また、読み手側も手書き特有の読みにくさから、ミスを見落としやすくなります。

特に売上データや作業時間などの重要な数値に誤りがあると、経営判断や業務計画に影響を与える可能性があります。修正液や訂正印での修正も見た目が悪く、正確性への不安を招きます。このような記載ミスの蓄積は、データの信頼性を大きく損なう要因となります。

⑥紙への記入に適さない現場がある

建設現場や工場、屋外作業などの環境では、天候や作業条件により紙への記入が困難な場合があります。雨や風、粉塵などで紙が汚れたり破れたりするリスクがあり、手袋をしたままでは細かい文字を書くことも困難です。

また、移動が多い営業職や配送業務では、車内や立ったままの状態で日報を書く必要があり、字が乱れやすくなります。このような物理的制約により、日報作成が負担となり、内容の質や記入頻度にも悪影響を与えてしまいます。

日報を電子化・ペーパーレス化する5つのメリット

では、日報を電子化するとどんなメリットがあるのでしょうか？
電子日報の例として「日報アプリgamba!（ガンバ）」でご紹介します。

①タイムリーなフィードバックができる

スマートフォンやタブレットで使えると、どこでも日報作成ができるので、効率化につながります。

管理者も、どこでもチームの状況を把握できるようになり、タイムリーに指示出しができます。
管理者も部下にフィードバックを返しやすくなります。部下の仕事ぶりや進捗状況をチェックするだけでなく、より効果的な仕事の進め方をアドバイスできれば、部下のスキルアップを図ることも可能です。

上司がコミュニケーションをとりやすい環境が整えば、マネジメントしやすくなります。

つまり、日報は育成ツールとしても利用できるのです。

②ノウハウや知識を共有できる

電子日報では、部下と上司だけの日報ではなく、組織内で共有しあうことで情報共有ツールとしても利用できることが多いです。

ノウハウや知識は「属人化」しがちですが、電子日報によって、メンバーのノウハウや知識をシェアできるようになるので、「あの人に聞かなければ分からない…」といった状態が解消され、仕事がスムーズになります。

また、日報でのやり取りを通して新しいアイデアも生まれやすく、課題をスピーディーに改善する可能性が高まります。
同僚や先輩の日報や週報をシェアして読むことは、とても有効です。

③コミュニケーションが活発になる

電子日報の多くには、「いいね!」や「コメント」「スタンプ」機能があります。カジュアルに気持ちを表現できるので、上司や同僚と気軽にコミュニケーションが図られるようになり、チームワークが向上します。

特に、SNSを使い慣れている若い世代は、そういったコミュニケーション機能を上手に活用するでしょう。電子化された日報を使うことで、若い世代とコミュニケーションを深めるきっかけになります。

④文字の汚さが影響しない

電子日報では、タイピングや音声入力により文字を入力するため、個人の字の上手さに関係なく、誰でも読みやすい日報を作成できます。手書き特有の「字が汚くて読めない」「癖字で判読困難」といった問題が完全に解消されます。

また、フォントサイズの調整機能により、読み手の年齢や視力に関係なく快適に閲覧できます。文字の美しさを気にすることなく、内容の充実に集中できるため、より質の高い日報作成が期待できます。これにより、情報伝達の精度が向上し、業務の効率化につながります。

⑤記載ミス・記入漏れを防げる

電子日報システムの多くには、入力チェック機能や必須項目の設定機能が搭載されています。数値の範囲チェックや文字数制限、必須フィールドの未入力警告などにより、記載ミスや記入漏れを事前に防ぐことができます。

また、過去のデータとの整合性チェックや、自動計算機能により、手動計算によるミスも削減されます。テンプレート機能を活用すれば、記入すべき項目が明確になり、漏れを防げます。

さらに、下書き保存機能により、途中で作業を中断しても内容が失われることがなく、完成度の高い日報を作成できます。これらの機能により、データの正確性と信頼性が大幅に向上し、より精度の高い業務管理が実現できます。

日報の電子化・ペーパーレス化を成功させるコツ

日報の電子化は、単にツールを導入するだけでは成功しません。以下のポイントを押さえて、効果的な運用を目指しましょう。

明確な目的とKPIの設定

電子化の目的を明確にし、具体的な成果指標（KPI）を設定することが重要です。例えば、「情報共有の時間を半減させる」「月間の紙のコストを30%削減する」といった具体的な目標を設定しましょう。目的と数値目標が明確であれば、導入後の効果測定も容易になります。

段階的な導入とフィードバック収集

一度に全社展開するのではなく、まずは特定の部署でパイロット運用を行うことをおすすめします。実際の使用感やユーザーからのフィードバックを収集し、運用方法を改善していくことで、スムーズな全社展開が可能になります。

継続的なフォローアップと教育

導入直後は特に、定期的なフォローアップが重要です。使い方の説明会や、効果的な活用事例の共有など、継続的な教育機会を設けましょう。特に、デジタルツールに不慣れな社員へのサポートを手厚くすることで、全社的な活用を促進できます。

日報の電子化におすすめのアプリ7選！【無料あり】

日報の電子化を検討する際は、自社の業務特性や規模に適したツールを選択することが重要です。選定のポイントとして、まず操作性の良さが挙げられます。ITリテラシーが異なる社員全員が使いやすいシンプルなインターフェースを持つツールを選びましょう。

次に、必要な機能が揃っているかを確認します。コメント機能、検索機能、データ集計機能、モバイル対応などは基本的な要件です。セキュリティ面では、二段階認証やIPアドレス制限などの機能があるかも重要な判断材料となります。

また、導入コストや月額料金が予算に合うか、無料トライアル期間があるかも検討すべきポイントです。以下では、日報の電子化に役立つおすすめツール（日報アプリ）を、特徴・おすすめポイント・料金の観点から詳しくご紹介します。

gamba!

特徴
gamba!は、社内SNSのような感覚で日報を運用できるアプリです。日報のテンプレートやコメント機能を備え、メンバー同士のコミュニケーションを活性化します。Googleカレンダーとの連携や目標達成率のグラフ表示機能もあり、業務の可視化に優れています。

おすすめポイント

• 「いいね！」やコメント機能でリアルタイムなフィードバックが可能
• 提出忘れを防ぐリマインド機能を搭載
• 8500社以上の導入実績があり、信頼性が高い

料金

• ビジネスプラン：980円/月（1ユーザー）
• エンタープライズプラン：1,600円/月（1ユーザー）
  ※15日間の無料トライアルあり

日報アプリgamba!公式サイト

NotePM

特徴
NotePMは、ナレッジ共有に特化したツールで、日報の管理にも対応しています。強力な検索機能やバージョン管理機能を備え、過去の日報や業務内容を簡単に検索できます。

おすすめポイント

• 日報だけでなく、マニュアルやノウハウの共有にも活用可能
• セキュリティが強固で、銀行や大学などでも導入実績あり
• 初期費用が不要で、参照専用ユーザーは無料

料金

• 1ユーザー：月額500円～
  ※無料トライアルあり

nanoty

特徴
nanotyは、社員同士のコミュニケーションを重視した日報アプリです。コメント機能や「いいね！」機能を通じて、チーム内の情報共有を促進します。工数管理やサンクスポイント機能も搭載されています。

おすすめポイント

• 社員のモチベーションを高めるサンクスポイント機能
• 作業時間や工数を自動集計し、業務効率化をサポート
• シンプルな操作性で、ITリテラシーが低い社員でも使いやすい

料金

• 20～100名のプランが用意されており、規模に応じて選択可能

kintone

特徴
kintoneは、プログラミング不要で業務アプリを作成できるプラットフォームです。日報の電子化だけでなく、顧客管理や勤怠管理など、幅広い業務に対応可能です。

おすすめポイント

• 業務内容に応じた柔軟なカスタマイズが可能
• データベース型で、日報内容を自動的に蓄積・分析
• チームや部門単位でのコミュニケーションを促進

料金

• 月額1,500円/ユーザー（基本プラン）
  ※無料トライアルあり

PigeonCloud

特徴
PigeonCloudは、シンプルな操作性が特徴の日報アプリです。テンプレートを活用して日報を統一フォーマットで作成でき、提出された日報をグラフ化・集計する機能も備えています。

おすすめポイント

• 業務量を直感的に把握できるグラフ化機能
• スマホやPCから簡単にアクセス可能
• シンプルな設計で、導入・運用がスムーズ

料金

• 月額プラン：1ユーザーあたり500円～

未来日報

特徴
未来日報は、日報と顧客管理システム（CRM）を融合したアプリです。日報を通じて顧客情報を蓄積し、次のアクションに繋げる仕組みを提供します。

おすすめポイント

• 顧客情報を自動蓄積し、CRMとしても活用可能
• 次のスケジュールを自動生成し、業務の効率化を支援
• 30日間の無料トライアルで気軽に試せる

料金

• Aプラン（1～20ユーザー）：6,480円/月
• Bプラン（21～50ユーザー）：15,120円/月

houren.so

特徴
houren.soは、写真を活用した日報作成に特化したアプリです。特に現場業務に強みを持ち、作業内容を視覚的に共有できます。

おすすめポイント

• 写真や動画を添付することで、文章作成の手間を軽減
• リアルタイムでの情報共有が可能
• 現場業務の進捗を迅速に把握できる

料金

• 月額プラン：1ユーザーあたり500円～

その他の日報アプリを知りたい方はこちら：日報・業務報告アプリおすすめ14選(無料あり)

【 日報共有アプリgamba!（ガンバ）なら 日報がかんたんに書ける＆読める 】

ビジネスのやりとりには、二段階認証、IPアドレス制限、シングルサインオンという強固なセキュリティを備えた日報アプリがおすすめです。各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろんのこと、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのか一目瞭然。

• かんたんに入力できる日報テンプレート
• KPI管理機能で目標達成率をグラフ化
• 日報へのコメントで社内コミュニケーションアップ

今なら、メールアドレスだけで15日間無料トライアルできます。
（15日経過したら終了。自動的に課金されることはありません）

あなたのチームでも、日報共有アプリgamba!を活用してみませんか？

【比較表】日報の電子化におすすめのアプリ

まとめ

日報の電子化は、業務効率化とコミュニケーション活性化の両面で大きなメリットをもたらします。導入に際しては、自社の規模や業務特性に合わせて適切なツールを選択し、段階的な導入と継続的なフォローアップを行うことが成功のカギとなります。
まずは無料トライアルを活用して、自社に最適なツールを見つけていきましょう。

監修：株式会社gamba

2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。運営ポリシー