gamba!について 日報の活用ガイド

【Slack(スラック)​で日報運用】日報専用アプリとの違いは?

2021年8月18日

新型コロナウイルスの感染拡大に伴うテレワークの導入をきっかけに、
Slack(スラック)
を使い始めた企業も多いのではないでしょうか。

Slackが人気の理由は、リアルタイムなコミュニケーション。
情報共有のスピードを上げていくのがウリです。

Slackは幅広い活用法があります。その一つが『日報』です。
この記事では、Slackを日報ツールとして使う方法についてご紹介。
日報専用アプリとの違いについても解説します。

Slack で日報を運用する

①日報のチャンネルを作る

まず、日報用のチャンネルを作ります。チャンネルとは、グループのようなもの。
メンバーがそのチャンネルに日報を投稿して、共有が可能になります。
日報に対してアドバイスやコメントができるので、チーム運営をスムーズにします。

②Slackbotでテンプレートを設定

Slackbotの『リマインダー機能』を使う

Slack には、残念ながら日報用の定型テンプレート機能がありません。
日報を書くたびに、項目をいちいち入力するのは手間がかかります。
そこでオススメしたいのが、Slackbotの活用です

Slackbotの日報テンプレート設定方法

  • at 18:00 every weekday ➡「平日18時」にリマインド
  • to は文字のほか、マークダウンも使える

 

 

このように、Slackbotを使って毎日同じ時間に日報を投稿するようリマインダー設定します。


この方法であれば、テンプレートをカスタマイズできます。
手間を掛けずに日報を運用する手段として、ぜひリマインダー機能を活用してみてください。

日報アプリ専用アプリとどう違うの?

では、日報専用アプリとどう違うのでしょうか?
ここでは代表的な日報アプリである、『gamba!』と比べてみたいと思います。

gamba!の主な特徴

豊富なテンプレート機能

gamba!にはテンプレート機能があります。日報・商談記録・議事録・業務連絡など、
テンプレートを設定できるので、かんたん&スピーディな報告を実現します。

gamba!の日報テンプレート機能

日報テンプレートを無料で提案・作成してくれるgamba!

Slackにはないのが、自社に応じたテンプレート作成をしてくれる無料サービスです。
日報専用アプリならではと言えるでしょう。

今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、最適な日報テンプレートを提案。
オンラインでPCを繋いで説明をしてくれるので、ITが苦手な方でも安心です。

KPI(目標達成管理)ができる

gamba!は、目標達成にかかせないKPI(プロセス目標)の管理ができます。
メンバーの進捗情報や達成具合などのKPIを、分かりやすいグラフでオンタイムに確認。

KPIを共有することで、メンバーのモチベーションや数字への意識が向上し、
結果としてチーム全体のパフォーマンスを上げる
ことができます。

 

日報アプリgamba!の画像

gamba!のKPI機能

 

日報提出状況が一目でわかる

「提出状況一覧」で誰が提出していないかすぐに分かります

毎日決まった時刻に提出を促す「リマインド通知」機能もあり、
未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省けるので、管理がラクになります。

日報提出一覧

gamba!の日報提出一覧

振り返りがしやすい2画面表示

  • 「自分の日報を見返して週報を書きたい」
  • 「A君の日報だけを表示して、先週の動きを把握したい」

こんなときに便利なのが、gambaの2画面表示機能です。
下の画像のように、右画面に日報を表示させながら、左画面で週報を書くことができます

ほかにも、Googleカレンダーのスケジュールを表示しながら日報を書いたり、
売上実績を表示しながら業務連絡をすることも可能です。

gamba!の2画面表示機能

週報は、「現状のやり方に問題はないか」という問題意識を持ち、
「目標達成に向けて進んでいるか?」と目標意識を高めるために書くと、効果を発揮します。

出典:日報アプリgamba!の詳細

Slackの主な特徴

どちらかというと作業毎の報告に向いている

Slackの日報報告の仕方としては、1日分をまとめて書くよりも、
その都度、簡潔に状況報告する」という使い方に向いています。

特に、作業が終わったタイミングで報告したり、現場から時間毎に報告させたいといった場合に最適です。

Slackチャットの画像

スニペットを簡単に共有できる

エンジニアやデザイナ同士の会話では、プログラムやHTMLの一部(スニペット)をメッセージと一緒に
送りたいことがよくあります。こ

のようなスニペットを送る際、Slackを使うとこんな感じでスニペットを見やすく整形して送ることができます。
ちょっとしたことのように見えますが、エンジニアにとってこの見やすさはとても大切です

Slackでスニペットをやりとりする画像

豊富な外部サービスとの連携

Slackの最大のウリが『外部サービスとの連携』です。中でも、人気の連携を3つ紹介します。

Office365やGmail
たとえば、Outlookのカレンダーに会議を設定すると、Slackのチャンネルにbotから通知が入ります。
また、SlackからOutlookのカレンダーへ予定を入れられます。

GoogleDriveやOne Drive
SlackからGoogle DriveもしくはOne Driveを開き、閲覧権限を選択すると簡単にドキュメントを共有できます。

メールの転送
Outlook、Gmailに表示されているSlackのアイコンを押すと、チャンネルにメールの内容を投稿できます。
メールの添付資料も、そのままチャンネルに投稿できます。
つまり、メールボックスを見なくても、Slackだけ開いておけば仕事が進むようになります。

特に様々なツールを使うことが多いエンジニアの場合、ビジネスツールの数は最小限にしたいところ。
これが、SlackがIT企業やエンジニアの間で喜ばれている理由です。

ビジネスチャットツール『Slack』の画像

出典:Slackの詳細

Slackとgamba!は連携もできる

gamba!で書いた日報は、自動的にSlackへ送ることができます。

メールの通知やアプリのプッシュ通知は、見落としたり、仕事の邪魔になってしまいがち。
しかし、Slackに専用のチャンネルを作り、通知を流すようにすれば見落としもなく、仕事の邪魔になりません。

なお、Slackとgamba!の連携には個別設定が必要です。こちらよりお問い合わせください。

Slack連携の画像

日報を活用して業績UPに繋げよう

  • 「何かをすぐに聞きたい」
  • 「アイディアについて意見交換したい」
  • 「危機的な情報を共有しなければならない」

こんな時は、チャットほど優れたツールはありません。
しかし、当座の課題は解決できますが、後で行動を振り返りたいとき、チャットは適しません。

チャットはあくまでもコミュニケーションをスムーズにするもの。
日報で振り返り、PDCAサイクルを回していくことは、部下の成長、ひいては会社の業績アップに繋がります。

 新しい日報の形を、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

お気軽にご相談ください