Slack(スラック)で日報を運用するには｜日報専用アプリとの比較も

最終更新日：2024年3月8日

メッセージアプリ「Slack」には幅広い活用法があります。その一つが『日報』です。
この記事では、Slackで日報ツールを行う方法と、日報専用アプリとの違いも解説します。

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Slackとは

Slackは、メッセージング、ファイルストレージ、コミュニケーション管理など、さまざまなサービスや機能を提供するコラボレーション＆コミュニケーションツールです。

オンラインコラボレーションとコミュニケーションを促進する効果的な手段として、あらゆる規模の企業や組織で利用されています。

日報用のチャンネルを作る
まず、日報用のチャンネルを作ります。チャンネルとは、グループのようなもの。
そのチャンネルに日報を投稿して、共有します。
日報に対してアドバイスやコメントができるので、チーム運営をスムーズにします。
Slackbotで日報用のテンプレートを設定する
Slack には、基本機能として日報用のテンプレートを設定する機能はありません。
日報を書くたびに、項目をいちいち入力するのは手間がかかります。
そこでオススメしたいのが、Slackbotの活用です。
SlackBotを活用することで、指定した時間にメンバーに日報を書くようにメッセージを送ることができて、合わせて日報のテンプレートも通知できます。
SlackBotの設定方法
- メッセージ入力欄に「/remind @here」と入力。
  ※「@here」はグループ参加者全員への通知を行うコマンドです。
- 改行して、日報テンプレートの内容を入力して送信ボタンを選択。
  この例では投稿を促すメッセージと、テンプレート項目を設定しています。
  
  入力している内容：
  / remind @here
  今日の日報を書きましょう！
  ■今日のスケジュール
  ■良かった点
  ■改善点
  ■連絡事項
  ■翌日のスケジュール

SlackBotが応答して、リマインドの設定を聞かれます。
通知をして欲しい時間を指定します。
繰り返し設定をして、指定の日時に通知してもらいましょう。

このように、Slackbotを使って毎日同じ時間に日報を投稿するようリマインダー設定します。

この方法であれば、テンプレートをカスタマイズできます。
手間を掛けずに日報を運用する手段として、ぜひリマインダー機能を活用してみてください。

Slackでの日報の運用方法をご紹介しましたが、想定している用途とは違いがあるため、若干の不便を強いられる部分があります。それぞれの組織にあったアプリを使って運用しましょう。
ここでは専用の日報アプリとの違いをご紹介します。

ここでは代表的な日報アプリの「gamba!（ガンバ）」と比べてみます。

豊富なテンプレート機能
gamba!にはテンプレート機能があります。
日報・業務連絡などテンプレートを設定できるので、かんたん＆スピーディな報告を実現します。

日報運用に特化したサポート
Slackにはないのが、自社に応じたテンプレート作成をしてくれる無料サービスです。
日報専用アプリならではと言えるでしょう。
今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、最適な日報テンプレートを提案。オンラインでPCを繋いで説明をしてくれるので、ITが苦手な方でも安心です。

目標管理ができる
gamba!には、目標の進捗を共有できる目標管理機能を利用できます。
KPIの進捗状況を日々投稿・共有することができます。KPIの進捗状況はグラフ形式で確認が可能です。
KPIを共有することで、モチベーションや数字への意識が向上し、チーム全体のパフォーマンスアップに繋がります。

投稿状況の確認
「提出状況一覧」で誰が提出していないかすぐに分かります。
毎日決まった時刻に提出を促す「リマインド通知」機能もあります。
部下にいちいち「日報出して！」と言う手間がなくなり、管理がラクになります。

振り返りがしやすい2画面表示
日報を見返して週報を書きたい、といった状況に便利なのが、2画面表示機能です。
過去の日報を表示させながら、週報を書くことができます。
ほかにも、Googleカレンダーのスケジュールを表示しながら日報を書くこともできます。

以上が日報アプリの特徴でした。
それぞれの組織にあったアプリを運用して、日報を有効活用しましょう。

作業毎の報告に向いている
Slackの日報報告の仕方としては、１日分をまとめて書くよりも、都度、簡潔に状況報告するという使い方に向いています。
特に、作業が終わったタイミングで報告したり、現場から時間毎に報告させたいといった場合に最適です。タイムリーなやり取りでプロジェクトを円滑に進行する手助けになります。

スニペットを簡単に共有できる
Slackは元々はプログラミングを中心に行うエンジニアのコミュニケーションを目的にして開発されました。そのためエンジニアに向けた機能が多数搭載されています。
エンジニアやデザイナ同士の会話では、プログラムやHTMLの一部(スニペット)をメッセージと一緒に送りたいことがよくあります。Slackではこのスニペットを見やすく整形して送ることができます。エンジニアにとってこの見やすさはとても大切です。
豊富な外部サービスとの連携
柔軟なAPIで、外部サービスとの連携も魅力の一つ。
特に強力な3つの連携を紹介します。

Office365
たとえば、Outlookのカレンダーに会議を設定すると、Slackのチャンネルにbotから通知が入ります。また、SlackからOutlookのカレンダーへ予定を入れることも可能です。
クラウドストレージ（Google Driveなど）
Slackからクラウドストレージを開いて、簡単にドキュメントを共有できます。
メールの転送
OutlookやGmailと連携することで、メール内容をチャンネルに投稿できます。添付資料もそのまま投稿できるので、Slackを開けば仕事が進む状態を作ることができます。