日報テンプレート(フォーマット) 日報の活用ガイド

売上に繋がる営業日報の書き方|生産性を高めるテンプレートとは?

2020年8月7日

「日報を書く時間があれば、営業活動に費やしたい。」と考える営業マンは多いのではないでしょうか。営業日報を書くために会社に戻って残業したり、「何をどう書こうか」と悩みながら書く日報は、営業マンにとって非常にストレスです。

一方で、日記風であったり言い訳文のような日報に、「進捗状況が把握しづらく、営業現場が見えない」というのが上司側の悩みどころ。営業日報をもっと効果的に活用するには、どうすればよいでしょうか?

ここでは、すぐに実践できる「売上に繋がる!営業日報の書き方」をご紹介します。

834d4e14d6bf8fbaa28d01ae8b95c60f_s

営業日報の目的と3つのメリット

①行動改善スピードを上げて営業効率を高める

部下の進捗状況を把握することで、上司はタイムリーなアドバイスが可能になります。アドバイスを受けた部下は、業務の見直しをスピーディーに行えます。

つまり、計画(plan)→実践(do)→確認(check)→改善(act)という、いわゆるPDCAサイクルを回すことができます。

 

②情報共有して個人とチームの営業力を強化できる

営業ノウハウは、属人化してしまいがち。しかし、営業日報で成功例や失敗例、競合の動きをを共有できれば、それらの情報を踏まえた案件アプローチをチームで検討することが可能になります。

セールストークのレベルを高めれば、より顧客の課題に適した提案を行える営業チームへと成長させることができます。ノウハウや好事例を共有できる環境は、会社の成長にも繋がります

 

③営業活動のデータベース化

営業日報は、類似案件の成功例・失敗例の参考データ、マーケティングや製品開発のヒントとしても使えます。また、異動や退職の業務引継時にも、キーパソーンは誰で、過去にどのような商談があったのかが把握でき、スムーズに引き継ぎを行えます。

このように、営業日報をデータベースとして蓄積すれば、さまざまなシーンで企業の情報資産として活用することができます。

売上に繋がる営業日報の書き方

フォーマットが自由だと、書く側は何を報告すれば良いのか迷います。読む側の上司も、各自バラバラの内容を報告されても、取りまとめるのに苦労します。従って、あらかじめ日報の項目を設定しましょう。

【営業力を高める日報の項目】

  • 今日の目標(Plan):目標と頑張る方向が会社と合っているのか擦り合わせ
  • 今日の結果(Do):上司がフォローしたり、成果を評価する
  • 良かった点(Check):よりうまくいかせる方法を考える
  • 課題点と改善点(Action):どうしたらうまくいくのか考える
  • 明日の目標:目標を意識して業務に取り組むことで、生産性の向上に繋がる

この日報テンプレートに沿って書くだけで、部下は自然と行動改善=PDCAサイクルを回すことができ、営業力が身につきます。

 

すぐに使える!営業日報の無料テンプレート

営業力を高める日報テンプレートを2つご紹介します。無料でダウンロードもできるので、ぜひご活用ください。

 

【営業日報テンプレート(時間管理あり)】

営業日報テンプレート_-_Google_スプレッドシート

 

【日報テンプレート(時間管理なし)】

業務日報テンプレート_Google_スプレッドシート

営業日報がうまくいかない3つの理由

うまく日報運用できないという場合、このようなことが原因かもしれません。

①義務感のみ!ただの業務報告になっている

営業日報が「毎日書かないといけない日記」的な扱いになっていませんか?営業日報は、営業プロセスを可視化して、そこから読み取れる情報から案件確度を、どのように進めるべきかの判断材料にする重要なものです。

部下に「日報を書け」と圧力をかけるのではなく、 「日報を書くことが自身の売上げに繋がる」ということを教えましょう。

 

②上司がレスポンスしていない

ただでさえ、営業日報を無駄な作業だと感じている営業マン。そんな日報に何の反応も無かったら、「何のために書いているのだろう?」と書く気が失せます。

しかし、モチベーションを高めるような激励の言葉や、商談を成功に導く的確なアドバイスがあれば、日報を書く意義に気付くことができます。上司がきちんと読んでいることが分かれば、手を抜けないと感じるでしょう。

営業日報は、成約率を高めるためだけに活用されるのではなく、部下の悩みを把握し、モチベーションをアップさせるツールとしても役立つのです。

 

③作成に手間がかかる

営業マンは、外回りで遅くなった時でも、営業日報を書くために会社に戻らなければなりません。優秀な営業マンであるほど、見積書や提案書の作成など、やることがたくさんあるもの。「日報を書く時間があれば営業活動に費やしたい」と考えるでしょう。

また、成果がなかった日は、どのように報告しようか、何を書くべきか悩んだりする時間も、残業時間が増加する原因にもなっていることがあります。

営業日報が面倒な画像

まとめ

時系列で追えない”紙やエクセル”

紙やエクセルの日報から、これらのマネジメントをするのは大変です。

手書き日報やエクセル日報のデメリットは、とにかく時間がかかること。特にエクセルの日報は、時系列で情報を追うことができません。ファイルを1人分ずつ開いて閉じるを繰り返さないと、進捗状況や課題、全体のスケジュールが解りません。

「営業現場がどのような状況か常に把握したい上司」と「日報を書く手間を軽減したい部下」。双方のストレスを軽減するには、日報の仕組みそのものを変えることが重要です。そこでオススメなのが、スマホやタブレットを使って簡単に報告できるツールです。

あなたのチームでも、日報を活用してみませんか?15日間無料トライアルを実施していますので、まずは無料でお試しください。

 

 
 

お気軽にご相談ください