営業日報って何?必要性から書き方、目的別のテンプレートまでご紹介

最終更新日:2024年3月11日

営業日報とは

営業日報とは1日の営業活動の内容を報告・社内で共有するための記録です。
いつ・誰に・どのような提案をしたかなど、営業活動の成果を社内で共有します。

営業活動の成果の記録のほか、定性的、定量的に情報を集めることで、営業戦略や目標に対しての課題の確認や改善に役立てることができます。
営業日報を社内で共有することで、アイディアや手法を他のメンバーが参考にすることができ、会社全体の営業力を引き上げることが可能になります。

営業日報の目的(役職別)

営業日報の大きな目的はメンバーの営業活動の進捗状況や成果を可視化し役立てることですが、活用目的は上司側、部下側で異なります。

上司・マネージャー側の営業日報の目的

営業活動の進捗状況を把握
日報の内容から日々の営業活動内容や進捗状況を把握し、課題などを洗い出すことで営業戦略の見直しに役立てます。
メンバーへの評価やアドバイスなどのフィードバックに役立てる
日報には個々の営業活動の成果や進捗状況、課題点などが記載されています。管理者は内容より評価や改善点などのフィードバックの材料にします。
成果が出ている手法を分析し、社内でナレッジを共有する
商談の記録である営業日報には成功・失敗の事例が記載されています。メンバーが得た経験や問題点、アイディアを社内に共有し、営業力につなげます。

部下・一般社員側の営業日報の目的

営業活動を通じて得られた情報を社内で共有する
商談の記録である営業日報には成功・失敗の事例が記載されています。メンバーが得た経験や問題点、アイディアを共有し、自身の営業力・チームの営業力につなげます。

営業活動の記録や、メンバーの日報を読み自身の振り返りに役立てる
日報を書くことで自身の営業活動を振り返り、改善作を探すことができます。また、他のメンバーの日報から行動やアイディアを参考にすることができます。

営業日報のメリット

①行動改善スピードを上げて営業効率を高める

部下の進捗状況を把握することで、上司はタイムリーなアドバイスが可能になります。
アドバイスを受けた部下は、業務の見直しをスピーディーに行えます。

つまり、計画(plan)→実践(do)→確認(check)→改善(act)という、いわゆるPDCAサイク
ルを回すことができます。

②情報共有して個人とチームの営業力を強化できる

営業ノウハウは、属人化してしまいがち。しかし、営業日報で成功例や失敗例、競合の
動きをを共有できれば、それらの情報を踏まえた案件アプローチをチームで検討するこ
とが可能になります。

セールストークのレベルを高めれば、より顧客の課題に適した提案を行える営業チーム
へと成長させることができます。ノウハウや好事例を共有できる環境は、会社の成長に
も繋がります

③営業活動のデータベース化

営業日報は、類似案件の成功例・失敗例の参考データ、マーケティングや製品開発のヒン
トとしても使えます。また、異動や退職の業務引継時にも、キーパソーンは誰で、過去に
どのような商談があったのかが把握でき、スムーズに引き継ぎを行えます。

このように、営業日報をデータベースとして蓄積すれば、さまざまなシーンで企業の情報
資産として活用することができます。

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売上に繋がる営業日報の書き方

日報を書く時間があれば、営業活動に費やしたい。と考える営業マンは多いのではないで
しょうか。営業日報を書くために会社に戻って残業したり、「何をどう書こうか」と悩み
ながら書く日報は、営業マンにとって非常にストレスです。

一方で、日記風であったり言い訳文のような日報に「進捗状況が把握しづらく営業現場が
見えない」というのが上司側の悩みどころ。営業日報をもっと効果的に活用するには、ど
うすればよいでしょうか?

ここでは、すぐに実践できる「売上に繋がる!営業日報の書き方」をご紹介します。

ポイント1:統一されたフォーマットを使用

フォーマットが自由だと、書く側は何を報告すれば良いのか迷います。読む側の上司も、
各自バラバラの内容を報告されても、取りまとめるのに苦労します。従って、あらかじめ
日報の項目を設定しましょう。
日付、業務内容、成果、課題、次のステップなどを順番に書くと、情報が整理され読みやすくなります。

フォーマットは見出しや箇条書きを使って情報を整理し、無駄な情報を避けるように心掛けましょう。
一貫性があることで、過去の日報と比較しやすくなり、どこで改善が必要かを把握しやすくなります。

ポイント2:情報は具体的で明確に

日報には、主観や感情ではなく数字や事実を基にした情報を書きます。例えば、会議の結果や新しいお客様の獲得数など、具体的なデータが大切です。また問題点があれば、できるだけ具体的に記載し、同時に解決策や改善策も提案をします 。メンバーが理解しやすく、行動に移しやすいように書くことが大切です。
これらのポイントを考慮して、営業日報を作成すると、情報共有がスムーズに行え、ビジネスの進捗をより効果的に管理できるでしょう。

ポイント3:明確な目標と達成度の明示

営業日報には、その日の業務において達成すべき具体的な目標を設定しましょう。これにより、業務の方向性が明確になります。
日報には目標達成度も示し、どれだけ目標に近づいたのかを報告しましょう。目標をクリアした場合や達成度が高かった場合には、その成功要因も共有すると社内の営業力向上にもつながります。

ポイント4:ポジティブかつ建設的なコミュニケーション

営業日報はチーム内でのコミュニケーション手段でもあります。報告する際にはポジティブな言葉を選び、成果や良いニュースを共有することで、モチベーション向上につながります。

課題や問題点を報告する際にも、建設的なアプローチを心がけましょう。単なる問題提起だけでなく、解決策やサポートが必要な場合は具体的に伝え、協力を呼びかけることで、チームの協力体制を築くことができます。

ポイント5:競合情報と市場動向の報告

営業日報には、競合他社の動向や市場全体のトレンドについても触れましょう。これにより、チーム全体が業界の動向を把握し、競争力を維持・向上できます。

重要な競合情報や市場の変化に対する対策も報告に含め、チーム全体で迅速かつ戦略的に対応できるようにしましょう。

ポイント6:気づきと改善に向けた振り返り

日報には、その日の業務や取り組みを振り返り、得られた教訓や学びを共有しましょう。成功体験や失敗から得た知見は、全体の学習と成長に寄与します。

改善点や今後の行動計画も述べ、個々の成長とチームの進化に寄与するように意識しましょう。

営業力を高める日報の項目

以下の日報テンプレート項目と意識する点に沿って書くだけで、部下は自然と行動改善=PDCAサイクルを回すことができ、営業力が身につきます。

  1. 今日の目標(Plan):目標と頑張る方向が会社と合っているのか擦り合わせ
  2. 今日の結果(Do):上司がフォローしたり、成果を評価する
  3. 良かった点(Check):よりうまくいかせる方法を考える
  4. 課題点と改善点(Action):どうしたらうまくいくのか考える
  5. 明日の目標:目標を意識して業務に取り組むことで、生産性の向上に繋がる

5つの項目について、設けるべき理由を交えて説明していきます。

1.今日の目標(P)
具体的かつ明確な目標を立てることで、業務に向かっての方向性を確定させます。
2.今日の結果(D)
自己管理の向上、達成感や成果を実感できます。
3.良かった点(C)
実施した業務で達成した点や良かった点を挙げ、自分の成果を評価します。
4.課題点と改善点(A)
振り返りが、次回の業務やプロジェクトに向けた学びや成長のきっかけになります。
5.明日の目標
翌日の業務に向けて、計画的かつ効果的な作業が可能になります。

すぐに使える!営業日報の無料テンプレート

営業力を高める日報テンプレートを2つご紹介します。
Excelで使えるテンプレートが無料でダウンロードもできるので、ぜひご活用ください。

【営業日報テンプレート(時間管理あり)】

営業日報テンプレート_-_Google_スプレッドシート

業務の開始時間や終了時間、各タスクごとの作業時間を記録することで、作業内容がより透明になります。これにより、自分自身や他のチームメンバーが業務の進捗状況を把握しやすくなります。

【営業日報テンプレート(時間管理なし)】

業務日報テンプレート_Google_スプレッドシート


営業現場ごとに記録を作成する場合や繁雑な業務の中で時間管理を徹底することが難しい場合や事実や所感に重点をおいた日報の運用におすすめです。
現場単位の日報は営業活動終了時の記憶が鮮明な状態での記入することができます。

営業日報がうまくいかない3つの理由

うまく日報運用できないという場合、このようなことが原因かもしれません。

①義務感のみ!ただの業務報告になっている

営業日報が「毎日書かないといけない日記」的な扱いになっていませんか?
営業日報は、営業プロセスを可視化して、そこから読み取れる情報から案件
確度を、どのように進めるべきかの判断材料にする重要なものです。

部下に「日報を書け」と圧力をかけるのではなく、「日報を書くことが自身
の売上げに繋がる
」ということを教えましょう。

②上司がレスポンスしていない

ただでさえ、営業日報を無駄な作業だと感じている営業マン。そんな日報に
何の反応も無かったら、「何のために書いているのだろう?」と書く気が失
せます。

しかし、モチベーションを高めるような激励の言葉や、商談を成功に導く的
確なアドバイスがあれば、日報を書く意義に気付くことができます。上司が
きちんと読んでいることが分かれば、手を抜けないと感じるでしょう。

営業日報は、成約率を高めるためだけに活用されるのではなく、部下の悩み
を把握し、モチベーションをアップさせる
ツールとしても役立つのです。

③作成に手間がかかる

営業マンは、外回りで遅くなった時でも、営業日報を書くために会社に戻ら
なければなりません。優秀な営業マンであるほど、見積書や提案書の作成など、
やることがたくさんあるもの。「日報を書く時間があれば営業活動に費やした
い」と考えるでしょう。

また、成果がなかった日は、どのように報告しようか、何を書くべきか悩んだ
りする時間も、残業時間が増加する原因にもなっていることがあります。

営業日報が面倒な画像

営業日報を運用する際のポイント

営業日報の成功は目的を明確化し、適切なフォーマットを使い、具体的・客観的情報、課題や改善点の共有をし、フィードバック、データ分析を行い行動計画の見直しを習慣的に行うことがポイントです。

営業日報のテンプレートを用意する

営業日報テンプレートを作成する際は、何を書くべきか悩ませることのないよう、具体的な項目を設け、必要とする情報を明確に示すことが重要です。目標、実施業務、成果、課題、行動計画、明日の目標などを項目に入れます。営業活動でPDCAサイクルで確実に回し、個々やチームの改善や成長につながります。

営業日報の仕組みを整える

日報を運用するにあたって、日報を記入する仕組みを整えることが大切です。スマートフォンやPCなど、どこでも営業活動報告ができるクラウドサービスやアプリの活用がおすすめです。デジタルで日報を運用することでテンプレートを状況に合わせて設定できるだけではなく、検索機能などで振り返りも容易になり、日々の日報がPDCAサイクルを意識する材料にもなります。日報が簡単に作成できる仕組みを整え営業日報を書く手間を削減しましょう。

日報アプリおすすめ20選!メリットや機能、選び方まで解説

まとめ

営業現場がどのような状況か常に把握したい上司と、日報を書く手間を軽減したい部下。
双方のストレスを軽減するには、日報の仕組みそのものを変えることが重要です。
業務報告や営業活動内容や気づきなどのデータを情報として蓄積し活用し、メンバーや会社の成長に繋げるためにオススメなのが、スマホやPCを使って簡単に報告できるツールです。
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すので、まずは無料でお試しください。

 

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