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日報を書く目的とは?チームを成功に導く日報の書き方

2018年2月6日

日報を書く目的を理解していますか?

日報は単なる報告ではありません。日報はチームを成功へ導くためのツールです。日報を書く際は目的を心がけ、チームの成功に役立ててください。

日報を書く目的は大きく3つあります。

人材成長の画像

進捗状況を共有してモチベーションを高める

  • 案件や売上がどの程度進捗しているのか?
  • どんなプロジェクトが進んでいるのか?
  • 問題が発生していないか?

これらを日報を通してみんなで共有することは、

  • 「同期のあいつ、頑張ってるな。よし、俺も負けてられるか」
  • 「あの先輩すごいな。私も真似してみよう」

など、チームのモチベーションを高めるきっかけになります。

人はコミュニケーションを通して成長するもの。また、目標を達成したときの喜びをメンバーと分かち合うことで、何倍にも大きく達成感を感じることができます。

進捗状況を共有する画像

部下の成長を促す

その日を振り返り、よりよい仕事をすることを目指すことは、確実に人を成長させます。オススメしたいのが、1日の仕事を2つに分類する方法です。

  1. うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える
  2. うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える

日報に記入する際には、できなかったことに対して、「なぜできなかったのか」「どうしたらできるようになるのか」を考えてください。

また、できたことに対して、「よりよくするにはどうしたらいいか」を深堀りすることで、多くの気づきを得ることができます。

体験を共有して知識を増やす

同僚が100人いれば、毎日100通りのドラマが起きています。

どんなお客様と出会ったのか、どんな発見があったのか、それぞれで起きた体験をみんなで共有すれば、日報は知恵の宝庫になります。

  • 「こういう切り返しトークが効くんだ」という発見
  • 「こんなトラブルがあったら、こう対処すればいいんだな。」という豆知識

経験が浅く、若いメンバーが多い職場であればあるほど、役に立ちます。

今どんな問題があるのか?リーダーがそれに対してどう考えているのか、きちんと共有されるようになれば、そのチームは間違いなく活発に仕事ができるようになるでしょう。

体験の共有の画像

チームを成功に導く日報アプリgamba!とは

働き方改革が叫ばれる昨今、情報共有をよりスムーズにすることが重要になりました。それに伴い、手書きやメールで送っていた日報も、クラウドツールやアプリを導入する企業が増えています。
 
アプリの魅力は、いつでもどこでも読み書きができること。通勤途中に目を通したり、会社に戻らなくても、出先から日報を提出できて、とても便利です。
今回は、日報アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。日報をアプリで管理することでどんな効果があるのでしょうか。

日報アプリの画像

チームを成功に導く日報の書き方①テンプレートで目標と結果を意識させる

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!は項目をテンプレートとして設定できるので、それに従って書くだけで自然とPDCAサイクルを回す部下を育成することができます。

日報テンプレートの画像

 

チームを成功に導く日報の書き方②情報の横展開をする

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

チームを成功に導く日報の書き方③競争心に火をつける

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

チームを成功に導く日報の書き方④どこでも日報、チャットもできる!

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

 

チームを成功に導く日報の書き方⑤Googleカレンダーとスケジュール連携

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

Googleカレンダー連携

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外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

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