日報を活用できないダメな上司の3つのタイプ
せっかく部下が日報を提出しても、上司がそれを活用できなければ書く意味がありません。一生懸命に営業日報を書いても上司がうまく活用できないのでは、部下の日報を書く意欲は大きくそがれてしまいます。
そこで今回は、日報を活用できない典型的な失敗例をご紹介します。自分の普段の行動を振り返り、チェックしてみましょう。
目次
日報を活用できないダメ上司① 提出義務だけを優先する上司
日報は、誤字脱字などの形式的な部分にそれほどこだわる必要はありません。提出期限にこだわり、内容の薄いものを提出されるよりは、提出期限に多少遅れたとしても、内容のしっかりとしたものを提出してくれた方が、メリットも大きい。
にもかかわらず、「日報の内容には触れず、誤字脱字ばかり指摘する」、「内容よりも提出期限ばかり重視する」など、提出義務だけを優先させるような上司の態度は、部下のやる気をそいでしまいます。
日報を有効活用するためには、内容に目を向けてコメントをすることが大切。ダメ出しばかりではなく、良い点を挙げて褒めてあげるとより効果的です。それにより、部下は「内容をしっかりと見て評価してくれている」と感じ、さらに意欲が高まります。
日報を活用できないダメ上司② 日報を読まない・レスポンスがない
せっかく日報を書いて提出しても、読んでくれなかったり、なんのレスポンスもなかったりすると、書くのがばかばかしくなってしまいます。
学生の宿題を例に考えてみましょう。宿題は「先生が目を通している」という前提があるからこそみんな必死で取り組みます。宿題に対しコメントをつけてくれていたら、さらに意欲は増します。
しかしこれが「先生は見ていない」となったら「適当にごまかしても大丈夫だ」と考える学生が増えるのではないでしょうか。日報もこれと同様です。上司が部下の日報を見てレスポンスすることで、部下は「日報をしっかりと書こう」という気持ちになります。
内容のしっかりとした日報が提出されることで、上司は部下に対して的確なアドバイスを送ることができ、そのことが組織の生産性を高めることにもつながるのです。
部下に日報を書かせる以上、上司としてしっかりと向き合いレスポンスをすることが日報の有効活用のためには欠かせません。
営業日報を活用できないダメ上司③ 日報の項目に過度に偏重する
いくら内容を重視せよとはいっても、あまりに細かすぎるのも考えもの。例えば、活動時間を事細かに分類して報告させたり、提案した内容とそれに対するお客様の反応をすべて記載させたり。これでは部下は日報を書くことが負担になってしまいます。
また、情報が多すぎると大切な情報がわかりにくくなり、せっかく部下が労力を割いて書いた情報を生かしきれなくなってしまうことも。日報は部下の行動を管理するためのものではなく、大事な情報を共有したり、生産性を高めるためのPDCAサイクルを円滑に回すためのものです。
日報の項目に過度に偏重し大事な情報がわかりにくくなったり、部下の負担が増えたりすることは日報の目的に反しますし、逆効果にもなりかねません。日報に書く内容はあまり細かく要求せず、共有すべき重要な情報のみを書いてもらうよう心がけましょう。
報アプリで部下とのコミュニケーションを向上させよう
今回はいま話題の日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
いますぐ日報アプリを試してみよう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃することができます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
