日報の書き方 日報の活用ガイド

頑張りが伝わる!日報の「所感」書き方とフィードバックの仕方

2019年3月6日

日報における「所感」とは「1日の業務を通じて感じたこと、思ったこと」ですが、単なる「感想文」ではありません。仕事への関わり方や、進め方に対する振り返りの場と考えましょう。

ここでは、効果的な所感の書き方について解説します。

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「感想」と「所感」は違う

感想とは、ある物事について、感じたり思ったりしたことです。一方、所感は一歩踏み込んだもの、つまり自分の意見を加えたものになります。

『◯◯だと思う』と書くのではなく、”もっと良い状態にするためにはどうすればよいか?”自身と対話しながら記入しましょう。

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日報へ所感を書く意味

所感は、改善点を考えながら仕事をするきっかけになり、「自分で考えて行動する」という習慣に繋がります。また、所感に上司やがよい反応をすることで、部下のモチベーションが上がります。

チャットやLINEだと情報が次々と流れていく"ただの報告"に終始してしまいますが、所感を書けるのは「日報」ならではの良いところ。アイデアや気づきを日報で共有することは、チーム全体の生産性向上に効果的です。

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所感の書き方のコツ

①定量的に振り返る

まずは、「その日の目標を達成できたか」を振り返りましょう。その際、達成率が何%だったかなど、定量的にするとわかりやすいです。

②具体的な改善策を示す

もし目標を達成できていれば、何が良かったのかを書きましょう。どう仕組み化すればよいかも書けたら言うことなし!達成できたという上司やのアピールになるだけでなく、さらに効率的な方法を教えてもらえるかもしれません。

逆に目標を達成できなかった場合は「何が良くなかったのか。どうすればよくなるのか?」と考ましょう。その際、具体的な改善策を書くと効果的です。

いわゆるPDCAにおける「C:チェック(検証)」または「A:アクション(改善)」と捉えるとわかりやすいでしょう。

「目標を達成するには、どうすれば良いのか?」を考え、実践することが、目標達成の近道です。

所感の思考回路の図

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所感に対するフィードバックの仕方と例文

書いても書かなくても誰も何も言ってこないという状況では、日報を書こうとは思いません。所感に対する上司のフィードバックの有無で、部下の成長に大きな違いが生まれます。

では具体的にどんなフィードバックをすればいいのか、例文をご紹介します。

例文

  • 「いいね!その調子で進めて行こう!」
  • 「更に効果を高めるために、他に出来ることはある?」
  • 「その改善案を具体的に進めるには、どうすればいいと思う?」

ポイントは、「褒める」「気づかせる」「考えさせる」フィードバックです。

 

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所感が書きやすい日報アプリとは

所感を共有すると、どんな効用があるのでしょうか。今回は人気の日報アプリgamba!を例にご紹介します。

日報アプリの画像

日報テンプレート

日報テンプレートが用意されているので、すぐに日報が入力できます。何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やす必要はありません。

日報テンプレート

 

スピーディな情報共有ができる

日報は共有することに意味があります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

情報共有

 

目標進捗管理ができる

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

目標管理

 

ビジネスチャット機能

LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使いましょう。

ビジネスチャット

 

Googleカレンダー連携

クリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け。週報もラクラク作成でき、部下の予定も一目でわかります。

Googleカレンダー連携

日報アプリで所感を書こう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

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