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仕事をセルフマネジメントできる日報の書き方

2018年1月10日

メールで日報を提出しているものの、メンバーは毎日コピーアンドペーストの日報を提出するばかりで、日報の意味が無くなっているという話をよくいただきます。

多くの場合、日報が会社やチームから押し付けられたもので、メンバーは日報に対して「やらされている」という感情を持ってしまっていることが原因。

本来であればチームの目標達成に有効なツールであるはずの日報が、ルーチンやコピーアンドペーストばかりになっては、メンバーのモチベーションが上がらず十分な効果を期待できません。

無駄な日報を出し続けているチームから脱却し、メンバーが自分のため、自発的に日報を書くことによる効果をご紹介します。

日報が意識を変える画像

やらされている日報から、自分のために書く日報へ

人間は自発的に行動したときこそ本来の力を発揮できます。人にやらされている仕事と感じているうちは、いくらやっても良質なアウトプットを出すことができません。

日報がもしルーチンや無駄になっていると感じている場合は、まずは自分のため、自分の成長のために日報を書くのだと意識を変えるのが大切です。

人にやらされていると感じる無駄や退屈に見える日報でも、自分の成長のためにやっていると考えるだけワクワク感が異なります。

日報は仕事に直結する報告ですので、自分のために日報を書くとマインドセットを変更すると仕事へのワクワク感が変わってきます。

自分のために書く画像

日報へのマインドセットの変化が仕事のセルフマネジメントへ

日報は自分の成長のために書くことで、仕事への向き合い方が変わります。毎日、目標をどこまで達成できたかの振り返りになります。日報は日々の行動を通じて、目標達成にどの程度近づいているのかを常にチェックする意味があります。

メンバーが日報で日々の仕事を確認し、時間管理をして目標への進捗を振り返ることができる状態は、セルフマネジメントができている状態。なぜならセルフマネジメントの第一歩は、任せられた仕事をしっかりとこなすことだからです。

メンバーが自分の仕事をしっかりこなし、会社に言われたから、チームに言われたから仕事をするのではなく、自分の意思で自分のために仕事をやるというマインドセットを持つことは、自分の仕事をこなすこと、セルフマネジメントができていることに繋がります。

日報へのマインドセットの画像

メンバーのセルフマネジメントがチームを盛り上げる

自分のために日報を書いて、仕事のセルフマネジメントができているメンバーは、チームの目標に貢献します。セルフマネジメントができているメンバーはメンバー自身の仕事だけでなく、チームの仕事にも良い影響を及ぼすからです。

メンバーが仕事をこなすことがチームのためになり、チームで良い影響がでることもまたメンバーのためになります。このようにチームとメンバーの好循環が回り出すことが、良いチームを作り、チームの目標を達成する大切な要素のひとつになります。

まずは自分のために書く日報で意識の切り替えを

会社やリーダーに仕方なくやらされている感がする日報を提出しているメンバーばかりで構成されるチームでは、いつまでたってもパフォーマンスを期待できません。

チームのメンバーの一人ひとりが自分のために日報を書き、日報へのマインドセットを変えるのがポイントです。自分の仕事・役割をきちんとこなす状態、メンバーがセルフマネジメントできる状態になることは、チームとして目標を達成するために非常に重要になります。

まずはメンバーが自分のために日報を書く習慣を身につけることで、メンバー各々が、仕事のセルフマネジメントができているのかを振り返ってみてはいかがでしょうか。そうなった日報は、決して無駄ではなくなっています。

まずは自分のために書く画像

日報アプリでセルフマネジメントできる人材を育てよう

日報共有アプリgamba!は、日報の共有、目標を日次に落とし込んで追いかけることができるKPI機能、日々のPDCA、日々の改善活動を行いやすい日報テンプレート機能など、長時間労働を撲滅し、目標達成を実現するためのツールが満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

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