1日の計は「朝」にあり！成果を上げる日報の書き方
「日報」みなさんは終業時に今日1日どんな仕事をしたのかをまとめて書くもの、と思っていませんか？
「今日は10時に来客があって、午後にあの人と打ち合わせして、この資料を作って、。。」と、その日に何やったかを思い出しながら、スケジュール表を横目に思い出しながら日報のフォーマットに書き込む。
そんな人が多いのではないでしょうか。ですが、ちょっとそのやり方を見直して、日報を「朝に書く」という発想の転換をするだけで、日報は仕事の成果を高めるとても強力なツールになります。
気づいたら「1日が終わっていた！」
朝から急にお客様から呼び出されて、会社に帰ってきたら山のような雑務に追われて、「あ！もうこんな時間」、急いで溜まっていたメールを処理してたら、帰宅時間になってしまった！なんていう経験、ありますよね。
そんな忙しい1日の終わりに書く日報は、つい、今日やったことの羅列になってしまいがちです。たくさんの雑務に振り回された1日であれば、書く内容も雑になりがち。
忙しい1日の終わりに、今日1日何したかを思い出して文章に書くのは、辛い思い出を追体験するようなもので、とても苦痛な作業です。本当に報告しなければいけないことを書き漏らしてしまったり、言い回しが雑で誤解を招く内容になってしまったりしてしまいます。
さらに日報が、「今日俺はすごーくたくさん仕事をして忙しかったんたぜ！」アピールになってしまって、これでは日報を読む側も面白くありません。ただやったことを羅列しただけの日報に、書く意味も読む価値もありません。
今日1日「何を達成するのか」に貪欲になる
日報で大切なことは、その日の仕事を通じて得られた気づきや発見、成長を共有することにあります。「今日はこれをやり遂げる！」と決めて、それがどれだけ実現できたか？そのギャップを自分自身で振り返り、確認することが日報の一番大切な意義です。
そのために一番いい方法が、朝、自分は何を今日やり遂げるのかを日報に書いてしまうことなのです。どんなにたくさんの雑務に追われようと、常にそのことを忘れずにその日決めたことをやり遂げる。これを繰り返せば、必ず大きな成果が実現できます。
目標はどんな小さなことでもかまいません。具体的に目標を設定してみましょう。
・今日このお客様との商談で自分を信頼してもらえるようになること！
・今日中にこのお客様に向けて説得力のあるプレゼン資料を作ること！
自分なりに日報に「今日1日のテーマ」のようなコーナーを作って、その日自分が何を目指したのかを宣言するのもいいでしょう。
朝、日報に書いた今日の目標を、夕方日報を提出する時にもう一度振り返り、どれだけ達成できたのか？を自問自答してみましょう。人は目標を言葉に表すことができれば、必ず達成できる生き物です。
「朝」を制するものが、「1日」を制する
目標が明確な人の日報は、読んでいてとても面白い内容になります。そんな日報を書いていれば、自分が何を目指しているのか周囲の同僚からも理解を得やすく、仕事上の協力が得やすくなります。何より、上司からも評価を得られるというメリットがあります。
そして何より、自分が目標を達成しているということを確認する作業は、楽しい作業。慣れてしまえば、朝のほんの5分の時間でまとめることができます。たったの5分の時間の使い方を変えるだけで、自分の仕事の質が変わり、自分への周囲の評価が変えられます。ぜひ、今日から試してみましょう。
日報共有アプリgamba!では、日報の共有、目標を日次に落とし込んで追いかけることができるKPI機能、日々のPDCA、日々の改善活動を行いやすい日報テンプレート機能など、長時間労働を撲滅し、目標達成を実現するためのツールが満載です。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
ただいま、15日間無料トライアル実施中！
ぜひ今日から、gamba!で日報を実践してみてください。
日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
