日報を書かせる前に経営者が考えるべき2つのこと
日報を何のために書いているのでしょうか？きちんとした目的・目標が定められないまま、「ただなんとなく」日報を書かせていたりしていませんか？
日報を書くのに必要な時間が仮に15分として、社員が100人いれば1ヶ月で500時間、つまり62人日分の稼働が「ただなんとなく」日報を書くために費やされている計算に。知らず知らずのうちに、社内に無駄なコストを生んでいます。
そんな馬鹿な！と思うかもしれませんが、日報を何のために書くのか「改めて考えたことがない」という経営者は多いもの。日報が「無駄なコスト」にならないために、経営者のみなさんに今すぐ考えていただきたい、2つのポイントを紹介します。
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「良い仕事」と何か？
企業の成長にとって一番重要なことは、社員一人ひとりが「良い仕事」をすること。「良い仕事」の定義は業種・職種・職位によっても、経営者の考え方によってもさまざまです。高い満足度の接客でお店のリピーターを増やすことが大切な接客業、顧客のニーズを聞き出し価値ある提案をすることなど、色々あります。
たくさんの社員が「良い仕事」をすれば、お客様は満足し、会社は売上が増え、利益が確実に伸びます。経営者のみなさんに考えていただきたいことの1つめは、御社にとっての「良い仕事」は何か？をしっかりと決めること。
ゴールやお手本とすべき「良い仕事」はどのレベルなのかをきちんと決めてください。そして、自分の今日1日の仕事が「良い仕事」だったのかどうかを、一人ひとりが振り返って確認するための尺度となるKPIを定めてください。
日報をどう「使う」か？
「良い仕事」が明確になったら、次にそれを「どう実現するか」を決めるましょう。社員がより良い仕事をするために必要なことは「改善」。いきなり最初から良い仕事ができる人はいません。社員みんなで考えて、一人ひとりが少しずつ今の仕事を「良い仕事」に変えていきましょう。
社内に「良い仕事」を定着させるには、「良い仕事」というゴールに向かい、いま自分はどこまでできたのかを振り返ったり、ゴールにはあとどれだけ差分が残っているのか確認し、ノウハウを共有し、時には励まし合い、自分自身を鼓舞する必要もあります。
日報はこれらを実現するために、何をどう改善したらより良い仕事に近づけるかを、社員が自ら考え、共有し、指導するためのツール。ここが明確になれば、自ずと社員に何を日報に書かいてもらえばいいのか、社員の書いたことにどう向き合えばいいのか、日報を通じて社員をどう評価すればいいのかが決まってきます。
日報アプリを使ってみよう
日報を社内で有効に活用し会社を成功に導くには、日報を何のために書くのか、それによって何を達成するのかを経営者から社員に至るまで、共通認識を持つことがカギです。
会社の成長につながる「良い仕事」は何かをしっかりと見つめ直してみてはいかがでしょうか。日報は良い仕事を作る、強力なツールになります。
日報共有アプリgamba!では、日報の共有、目標を日次に落とし込んで追いかけることができるKPI機能、日々のPDCA、日々の改善活動を行いやすい日報テンプレート機能など、長時間労働を撲滅し、目標達成を実現するためのツールが満載です。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
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ビジネスのやりとりには、二段階認証、IPアドレス制限、シングルサインオンという強固なセキュリティを備えた日報アプリがおすすめです。各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろんのこと、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのか一目瞭然。
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