会議を効率化する3つのポイントとは
長時間ダラダラと続く会議にあなたはうんざりしていませんか？会議資料を読み上げるだけの報告者、部下の仕事の問題点をあげ、つらい叱責するだけの上司、参加者の多くが会議そっちのけでノートパソコンに向かって別の仕事をし、何も結論がないまま時間だけが空費される会議が現代にはあふれています。
結局何も有効な策が打ち出されることのないまま、仕事にもどる…そんな経験はありませんか。会議は参加者の時間を拘束し、見えないコストが費やされています。会議を効率化する3つのポイントを紹介します。
目次
会議のやり方を変えるポイント① 報告は「問題のあるもの」だけに絞る
会議の議案は、問題のあるものだけに絞ることをルール付けしましょう。できたこと、うまくいっていることをあえて会議の場で取り上げることは、本来必要ありません。目標達成できたことについては日報などで報告を上げれば十分であり、大きな成果であれば会議の冒頭に「おめでとう！」と労うだけで済むことです。
しかし実際の多くの会議では「自分のチームではこんな取り組みをしました」といった報告を延々と話し、メンバーの自慢大会になっているケースがあります。そして自分の報告が済むと、さっさとノートパソコンに向かって別の仕事を始め、他の人の報告には全く我関せずを決め込むのです。これでは同じ会議室に集まっている意味がありません。
一方で働き方の改革をうたわれている中、これでは改革どころかほかの人の働き方に全く興味を持たず、会議も本来の役割を果たしていないという悪循環を生み出してしまいます。こういった理由から、会議はできるだけ問題のあるものだけに絞り、いかに目標達成をできるかどうかを意識した議論ができるかというところに着目して話を進めるようにしましょう。
会議のやり方を変えるポイント② どうすれば問題解決できるかどうかだけを議論する
会議の場では、目標達成のための問題解決に集中するようにしましょう。本来の会議の目的は、問題を解決する方法を集まったメンバーで検討し、方向性を決めることにあります。目標達成をするには、他の人の助けが必要であるというのなら、何が欲しいのかを明確にし、会議の場で調整するといったことも必要ですよね。
会議中は、会議室に集まったメンバーの知恵を総動員して、どうやって解決するかを考えることだけに集中しましょう。問題解決だけに集中すれば、短時間で結論が得られることになり、働き方の改革にもつながります。
また、短時間で効率よく進む会議の場であれば、個人がほかの人の議案の際に、我関せず、といった態度をとることもなく、会議としてメンバーが時間を合わせて集合したことにも意味を持てるようになります。このことを意識するだけで、社員の働き方や会議への意識にも改革が起こり、確実に成果が出る会議にすることができるのです。
会議のやり方を変えるポイント③ 責任の追及をやめる
目標達成ができていないチームがいたり、何か重大な問題が起きている場合でも決して会議の場で責任追及はしないという体制も大切です。問題の報告があった時に、犯人探しをするかのようにその問題の責任の所在を追求することはやめましょう。
会社で働いている以上、問題が起きたのは誰か特定の社員に責任があるわけではありません。むしろ会議では、その問題の再発防止や解決策を考えることに集中するべきです。無駄な責任追及をやめることで、社員のストレスが減り、積極性も上がり、スピードや効率が上がり、働き方改革につながります。
それ以上に、他人のミスに我関せずという態度が改められ、社員同士が積極的に助け合うように変わり、職場全体の働き方に改革が起こるようになるでしょう。問題が出た場合、このように前向きな会議を取り入れることで社員全体に新たな挑戦を促し、意見交換やアイデア出しを活性化することで、より目標達成に近づくことができるよう目指しましょう。
働き方改革は本質的な仕事の効率化を目指すこと
会議の運営の仕方や着目点を変えるだけで、社員の目線も変わるようになり、より積極的な姿勢を引き出すことができ働き方の改革につながるようになります。そうすることで、チームの掲げる目標達成にもより近づくことができるようになります。
会議の運営の仕方一つで、目標達成にも、働き方の改革にも大きく影響するということを念頭に入れ、紹介したような少しの工夫をしてみてください。
働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を日々回し「習慣化」すること。オススメの手法は「日報」です。
日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「Googleカレンダーとの連携機能」など、 毎日たった5分で仕事のレベルが確実に高まります。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
