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日報を出さない!困った部下の育成方法のポイントとは?

2018年1月11日

日報の管理は、管理職として欠かせない業務の一つです。しかし部下を複数人管理するとなると、全員が日報を提出するとは限りません。では日報を出さない部下に、日報を出すよう指導することがなぜ大切なのでしょうか。

またなぜそれがなぜそれが難しいのでしょうか。今回はその理由について言及すると共に、日報を出さない、困った部下の育成方法のポイントについて紹介します。

日報を出してこない画像

日報を出さない部下の育成方法① 「ダメじゃないか!」だけでは変わらない

日報を出させる為には、「ダメじゃないか!」と叱りつけ厳しく指導するだけでは変わりません。何故なら、叱りつけるだけでは、ただ部下を委縮させることになりかねないからです。そうなると日報の未提出の改善にはつながりません。

また日報の提出がストレスになれば、部下にとって日報はただ出すだけのものとなり、内容が伴わない可能性もあるからです。つまりダメ出しするだけではダメなのです。管理職として部下に気づきを与えるフィードバックは大切です。

ただ、すぐに厳しい言葉ばかりを投げかけてくる上司には誰も報告したいとは思いません。ダメ出しばかりしていると、それが原因で日報を提出されなくなる可能性があるのです。

「ダメじゃないか!」だけでは変わらない画像

日報を出さない部下の育成方法② 日報にきちんとレスポンスする

日報を出さない部下への指導として必要なことは、日報にきちんとレスポンスすることです。自分の作成した日報がしっかり読まれていないと感じると、部下は日報を出す意味を感じなくなります。そのため日報にきちんとレスポンスすることは欠かせません。

また日報は数字の報告だけでなく、相談が記載されていることがあります。それを見落とすと、たとえ一度や二度でも部下は日報がきちんと読まれていないと感じます。

相談へのレスポンスがなく日報を放置する上司にはだれも報告したいとは思いません。どうせ読んでないのだからと、部下は何も書かなくなっていきます。

もちろん複数の部下を抱える場合、一人ひとりの相談に答える時間を捻出するのは難しいかもしれません。

しかし、例えばメールで何かしらのアドバイスを送るなど、相談を受け止めた姿勢を見せることが大切です。

日報にきちんとレスポンスする画像

日報を出さない部下の育成方法③ 「日報を出してよかった」を実感させる

日報を出さない部下への指導方法として肯定的なフィードバックを与えることも効果的です。日報を提出してよかったと思わせるレスポンスをしていきましょう。

改善すべきところを注意したくなるかもしれませんが、まずは褒めることが大切です。どんな些細なことでも構いません。肯定的なフィードバックを取り入れましょう。

理想的なフィードバックはまず褒めて、改善のアドバイスをすることです。それが適切であれば部下の行動が変化します。

日報を出したことで仕事がはかどるようになった、目標を達成できるようになったなどのポジティブな実感をもたせることが大切なのです。

「日報を出してよかった」を実感させる画像

日報を書くのが楽しくなる日報アプリはこちら

社内SNS感覚で使える日報アプリを導入しよう

日報を出させる為には、部下が日報を出したくなるような状況をつくることが大切です。今回はいま話題の日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。

gamba!には日報でPDCAが回しやすいテンプレートが設定されているだけではなく、ビジネスチャットで素早くレスポンスができる等、日報を習慣化させるための機能や上司のためのマネジメント機能が満載です。

社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

いますぐ日報アプリを試してみよう

日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中 日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。

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