成功するKPIのカギは因数分解とプロセス分解にあった
目標を達成できない一番の理由は、KPIの設定そのものを間違っていること。多くがKPIを適切に設定できていないことに問題があります。重要な指標を明確にしていない、無駄なKPIを計測しているなどの誤りがあれば目標達成は困難です。
成功するKPIを設定するには「因数分解」と「プロセス分解」という2つの方法があります。KPI設定のカギである、因数分解とプロセス分解の考え方を紹介します。
成功するKPI設定のカギ① 因数分解とは？
因数分解によるKPI設定とは、売上の構成要素を分解して目標を設定していくという考え方です。売上の構成要素は顧客数、単価、購入頻度です。これらの要因は、さらに細かく細分化することができます。
例えば顧客は既存顧客と新規顧客に分けられます。購入頻度は時間帯や曜日でも分けられます。売上の構成要素を分解して考えることがKPI設定には欠かせません。因数分解のメリットは売上の構成が客観的に理解できることです。
因数分解を用いてKPI設定すれば、顧客数を伸ばす、単価を高くするなど、構成要素ごとの目標達成に注力できます。たとえば、購入頻度別に既存顧客へのアプローチの目標を設定し、それらをKPIとして設定するなどの対策を検討することができます。
売上は、分解された構成要素それぞれの目標が必要です。因数分解はKPI管理の基本。KPIを設定する際は因数分解を用いて、売上の構成要素を分解して考えていきましょう。
成功するKPI設定のカギ② プロセス分解とは？
プロセス分解とは、売上を達成するための過程(プロセス)を一つ一つ分解し、それぞれに目標をKPIとして設定していくやり方です。
たとえば、売上を達成するためにはリード獲得・商談・受注・納品のように、それぞれのプロセスがあります。これらを細分化して考える方法です。
分解したプロセスに対してそれぞれに数値目標を設定します。KPIを設定したにもかかわらず目標達成できていない事例の多くは、このプロセス分解がうまくできていません。
たとえば、営業部が売上目標を達成するために必要なものは契約数。契約を獲得するためには、アポイント数とアプローチ数に対するアポイント獲得率が必要です。
そして、商談数と商談の成約率も重要な項目。このように、細かくプロセスを分解していけば、KPIとして進捗状況を計測すべき項目が見えてきます。
しかし因数分解が不十分な状態では、KPIは抽象的なものになってしまい、目標達成が難しくなります。売上のような粒度の大きな最終目標だけを計測していても、振り返った時に問題点を明らかにすることはできません。
成約率やアプローチに対するアポイントの獲得率までKPIを計測することで、その過程を振り返り、データはとして有効に活用できます。どういったアプローチが高い成約率となるのか、などデータから分かることが増えていきます。
KPI設定は因数分解とプロセス分解を取り入れよう
目標達成のゴールを売上げとした場合、一件あたりの平均単価を明確にすれば何件の契約が必要なのかが明確になります。そして商談の成約率も分かれば、目標達成には何件の商談が必要になるかが分かります。
プロセス分解をすればこのような項目が明確になるのです。KPI設定の際は因数分解とプロセス分解の両方を取り入れていきましょう。今回は、国内最大級の登録実績を誇る人気の日報アプリgamba!をご紹介。
gamba!(ガンバ)には、KPI管理機能が標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でKPIを管理することをを習慣化できる機能が満載です。
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うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
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