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トラブル続出!LINEの業務利用に潜む3つのリスク

2020年8月11日

LINEを業務利用していませんか?

LINEのような一般消費者向けのチャットアプリは、手軽で使い方も慣れ親しんでいるので、すぐに使えるメリットがあります。しかし、企業が業務活用するには、適していない点がいくつもあります。

例えば、社員10名でグループでLINEをすると、誰が何を言ったのか分からなくなります。さらに、誰かに返信したり・・となると、もう何が何だか分からない状況になります。また、自分に関係のないやりとりも一方的に受信し続けます。

ひとつのグループLINEで情報共有ができるのは、せいぜい数名。社員が増えるにつれ、LINEでのやりとりでは限界がきます。

今回はトラブルを未然に防ぐためにも、LINEの業務利用に潜む3つのリスクについて説明します。

LINEの日報をいますぐ止めるべき画像

退職した従業員の情報管理ができない

個人のスマホでLINEを使っていた場合、退職した元従業員の端末に業務情報が残り続けます。もし情報漏洩が発生した場合、企業側にはログが残っていないため、流出元の特定作業は困難になります。

企業としてログ管理ができない個人アカウントである以上、企業として「いつ」「だれが」「どんな」内容のやりとりをしているのか把握ができません。万一トラブルが発生した場合、情報の追跡や状況を確認することができず、責任の所在をつかめない曖昧な状況に陥ります。

また、退職した社員を制御することもできず、社内情報やファイルを転送される恐れがあります。しかし、会社が管理しているアプリであれば、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ面での万全の措置がとられています。手軽さだけでチャットアプリを選ぶことの危険性を認識しましょう。

スタッフが退職した画像

公私の境界が曖昧

LINEはプライベートのIDを相手に教えることになるので、いつの間にかプライベートなやり取りに発展してしまう可能性があります。気づいたらセクハラや不倫が横行していた、などのリスクを引き起こすことになりかねません。

また、間違って友達に送ってしまうといったリスクも。思わぬところから、企業の信用を損なう危険性があります。

 

約半数の新入社員がLINEの業務利用に「抵抗がある」

プライベートのスマホ端末でLINEを使う=公私の区別がつきにくくなるということ。休日や業務時間外に、上司から来たLINEに返信しなければならなかったり、通信費だって、自己負担する必要があります。

産業能率大学による「2018年度新入社員の会社生活調査」によると、約半数はLINEを業務で使いたくないと回答。仕事とプライベートはきっちり分けたい、マナーを遵守したいといった意見が相次ぎました。

無題のスプレッドシート_-_Google_スプレッドシート

  1. 「プライベートで使うものだと思っているから」(83.1%)
  2. 「相手に失礼だと思うから」(44.3%)
  3. 「アカウントを知られたくないから」(35.2%)

プライベートと仕事の切り分けができないと、従業員のストレスになり、ゆくゆくは離職に繋がっていきます。せっかく採用した新入社員の早期離職は、企業にとって大きな損失です。

 

過去の投稿を探せない

LINEは時間が経つと新しいメッセージが追加され、やりとりがどんどん流れていきます。そのため、アイディア提案や問題点の指摘など、重要なメッセージも埋もれてしまいます。

「そう言えば上司が重要なことを書いていたよな?」と思い出しても、LINEの検索機能は発言者や期間での絞り込みができません。そのため、メッセージを探すのは容易ではありません。

また、やりとりををExcelにダウンロードするといったこともできません。日報はExcelなどで管理し、検索できることで、データとしての利用価値が生まれます。この当たり前のことができないことは、時間をロスするだけでなく、機会損失にもなりかねません。

チャットアプリは手軽に使えるサービスですが、情報の活用にも大きな制約が発生することを認識しましょう。

LINEのリスク

まとめ

LINEは情報漏洩のリクスだけではなく、社員や会社の成長まで失ってしまいます。まさに、「タダより高いものはない」という言葉そのものです。いま一度、企業のセキュリティを考えたコミュニケーションツールを考えてみましょう。

一方、日報であれば、目標→結果→改善策といったように、振り返りができます。この仕組みこそが、PDCAサイクル(Plan計画 Do成果 Check振り返り Action改善行動)の基本。

日報に上司がアドバイスや激励のコメントをすれば、部下のモチベーションもアップ!あなたのチームでも、日報を活用してみませんか?まずは無料でお試しください。

 

 

gamba!の画像

 

 

 

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