他社の日報アプリとの比較 日報の活用ガイド

トラブル続出!LINEの業務利用に潜む3つのリスク

LINEを業務利用していませんか?

LINEのような一般消費者向けのチャットアプリは、手軽で使い方も慣れ親しんでいるので、すぐに使えるメリットがあります。

しかし、企業が業務活用するには、適していない点がいくつもあります。

例えば、社員10名でグループでLINEをすると、誰が何を言ったのか分からなくなります。

さらに、誰かに返信したり・・となると、もう何が何だか分からない状況になります。また、自分に関係のないやりとりも一方的に受信し続けます。

ひとつのグループLINEで情報共有ができるのは、せいぜい数名。社員が増えるにつれ、LINEでのやりとりでは限界がきます。

今回はトラブルを未然に防ぐためにも、LINEの業務利用に潜む3つのリスクについて説明します。

LINEの日報をいますぐ止めるべき画像

公私の境界が曖昧

LINEはプライベートのIDを相手に教えることになるので、いつの間にかプライベートなやり取りに発展してしまう可能性があります。

気づいたらセクハラや不倫が横行していたなどのリスクを引き起こすことになりかねません。

また、間違って友達に送ってしまうといったリスクも。思わぬところから、企業の信用を損なう危険性があります。

 

約半数の新入社員がLINEの業務利用に「抵抗がある」

プライベートのスマホ端末でLINEを使う=公私の区別がつきにくくなるということ。

休日や業務時間外に、上司から来たLINEに返信しなければならなかったり、通信費だって、自己負担する必要があります。

産業能率大学による「2018年度新入社員の会社生活調査」によると、約半数はLINEを業務で使いたくないと回答。

無題のスプレッドシート_-_Google_スプレッドシート仕事とプライベートはきっちり分けたい、マナーを遵守したいといった意見が相次ぎました。

  1. 「プライベートで使うものだと思っているから」(83.1%)
  2. 「相手に失礼だと思うから」(44.3%)
  3. 「アカウントを知られたくないから」(35.2%)

 

プライベートと仕事の切り分けができないと、従業員のストレスになり、ゆくゆくは離職に繋がっていきます

せっかく採用した新入社員の早期離職は、企業にとって大きな損失です。

退職した従業員の情報管理ができない

個人のスマホでLINEを使っていた場合、退職した元従業員の端末に業務情報が残り続けます。

もし情報漏洩が発生した場合、企業側にはログが残っていないため、流出元の特定作業は困難になります。

企業としてログ管理ができない個人アカウントである以上、企業として「いつ」「だれが」「どんな」内容のやりとりをしているのか把握ができません。

万一トラブルが発生した場合、情報の追跡や状況を確認することができず、責任の所在をつかめない曖昧な状況に陥ります。

また、退職した社員を制御することもできず、社内情報やファイルを転送される恐れがあります。

しかし、会社が管理しているアプリであれば、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ面での万全の措置がとられています。

手軽さだけでチャットアプリを選ぶことの危険性を認識しましょう。

スタッフが退職した画像

過去の投稿を探せない

LINEは時間が経つと新しいメッセージが追加され、やりとりがどんどん流れていきます。

そのため、アイディア提案や問題点の指摘など、重要なメッセージも埋もれてしまいます。

また、「そう言えば上司が重要なことを書いていたよな?」と思い出しても、LINEの検索機能は発言者や期間での絞り込みができません。

そのため、メッセージを探すのは容易ではありません。

 

また、やりとりををExcelにダウンロードするといったこともできません。

日報はExcelなどで管理し、検索できることで、データとしての利用価値が生まれます。

この当たり前のことができないことは、時間をロスするだけでなく、機会損失にもなりかねません。

チャットアプリは手軽に使えるサービスですが、情報の活用にも大きな制約が発生することになります。

業務用の日報ツールを選ぶ際は、これらを十分認識しましょう。

LINEのリスク

チャットもできる日報アプリとは?

日報アプリgamba!(ガンバ)は、LINEで使い慣れたチャット機能はそのままに、日報で日々の振り返りができるビジネスコミュニケーションツールです。

「日報=面倒くさい」という抵抗感をなくすため、日報にコメントやいいね!ができるといった、SNS的な要素を取り入れました。

「日報を書くのが楽しくなれば、仕事を楽しむことができる。そして気が付くと目標を達成している。」それがgamba!!です。

 

日報とチャットが1画面で表示されるgamba!のデュアル画面

 

豊富なテンプレート機能

毎日何を書いたらいいか考えるのは、ストレスになりがち。そのため、gamba!は必要な項目を短時間で書けるようなテンプレート機能を備えています。

例えば、毎日決まった業務をこなすルーティンワークは、チェックボックスプルダウンで選択できたり、リフォームの作業員はビフォーアフターの写真を載せるテンプレートなど、それぞれの企業や職種に合わせたテンプレートが作成できるのが魅力です。

また、日報だけでなく、商談記録・議事録・業務連絡など、さまざまな報告の雛形(テンプレート)を設定できるので、かんたん&スピーディな報告を実現します。

gamba!の日報テンプレート

 

無料で日報テンプレートを作ってくれるサービスがある

無料コンサルティング

gamba!の駒崎にお任せください!

今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、自社に応じたテンプレート作成をしてくれる無料サービスがあります。

もちろん、使い方の説明も行っています。

例え導入をしなかったとしても、自社の日報を見直すいい機会になるので、気軽に利用してみてはいかがでしょうか。

⇨無料日報コンサルティング申込はこちら。

 

KPI(目標)管理

gamba!は、目標達成にかかせないKPI(プロセス目標)の管理ができます。

目標や日々の数字を投稿していくことで、進捗情報や達成率をグラフでオンタイムに確認。

KPIを共有することで、メンバーのモチベーションや数字への意識が向上し、結果としてチーム全体のパフォーマンスを上げます。

gamba!の画像

 

提出状況がわかる

「提出状況一覧」で誰が提出していないかすぐに分かります

また、毎日決まった時刻に提出を促す「リマインド通知」機能もあり、未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省け、管理がラクになります。

日報提出一覧

 

確実な報連相で日報以外にも使える

gamba!には、優先的にメッセージを読んで欲しい時に、相手が開封するまで、定期的にプッシュ通知をする機能があります。

たとえば、チラシを作成したい場合、経理グループへ稟議申請や経費申請といったものを投稿すれば、開封が確認されるので、申請できたかどうかがわかります。

さらに、返信が欲しい時は「返信要求ボタン」をつけることで、確実な報連相を行うことができます。

 

gamba!ならセキュリティも万全!

チャットワークなど、社外とのやり取りができるチャットツールも増えています。しかし、社外と繋がるということは、外部への誤送信というリスがあります。

その点、gamba!なら社内のメンバーだけでのやりとりになるので、外部へ転送される心配がありません

もし、スマートフォンを落としてしまった場合でも、PCや他のスマートフォンからリモートでログアウトやパスワード変更ができるので安心です。

LINEは情報漏洩のリクスだけではなく、社員や会社の成長まで失ってしまいます。まさに、「タダより高いものはない」という言葉そのもの。

いま一度、企業のセキュリティを考えたコミュニケーションツールを考えてみてはいかがでしょうか。

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業務専用アプリを使おう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

残業を減らして、生産性を高められれば、アプリの導入コストの何倍ものリターンが返ってきます。

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 日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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