残業時間を1/3に！業績を維持して休みを多くした働き方改革とは？
少子高齢化で労働人口が減少に転じた今、退職者の補充は非常に困難。残った社員に負担が集中し、さらに離職に拍車がかかるという悪循環を引き起こしてしまいます。残業を減らすというのは単に時代の流れというだけでなく、中小企業にとっての死活問題。
法令遵守のためという後ろ向きの理由ではなく、今後の成長戦略のひとつととらえるべきです。社員1人あたりの月平均残業時間が、100時間を超えていた会社の事例を紹介します。
紛れもなく「ブラック企業」がどうやって残業時間を1/3の40時間以下に激減させたのでしょうか？ブラック企業が行った残業時間短縮の方法を見てみましょう。
働き方改革① 賞与支給のルールを変える
残業を減らす最初の難関は、社員の抵抗にあります。なぜなら、残業代は多くの場合、形を変えた生活給になっています。残業を1/3に減らしたら、その分給料が減り生活へと直結する社員は困ってしまいます。そのために、残業を減らすという経営者からの提案に抵抗してしまうのです。
残業時間を勤務評価に組み込み、少ない残業時間で成果を出した社員に報いる仕組みを導入する必要があります。この会社では売上を現状維持でも、残業時間を減らせば賞与を前年比120%支給としました。
残業をしない人の方が、残業代を稼ぐ人よりも年収が高いという状況にしたのです。企業の業績を維持しつつ、社員に仕事の生産性を意識させましょう。
働き方改革② IT導入で情報共有を効率化
残業時間が減少できない原因の一つに、Aさん⇒Bさん⇒Cさんの順に仕事をする時に、Aさんが外出先から戻ってこないとBさん・Cさんが作業に着手できない、といった時間のロス問題があります。Aさんが素早く情報をBさん・Cさんに共有できれば、このような無駄がなくなります。
日報をパソコン上やスマートフォンで共有できるようにすることで、始業前までにその日の仕事の指示を出すことができ、一日の始動が大幅に早くなるようにしたのです。こうした素早い情報交換には社内SNSも有効です。
メールや電話だと一人ひとりが対応しなければなりませんが、社内SNSというゆるやかなコミュニティで連絡を取るようにすれば、たとえ自分は気が付かなくても、ほかの社員が気づいて教えてくれたり、先に仕事をしてくれたりという横のつながりを作ることができます。
こうした横のつながりにより、チームで残業時間を抑制することができます。
働き方改革③ 残業できない仕組みを作る
この会社ではオフィスの最終施錠の時間を警備会社から取り寄せて、社長以下全幹部でチェックしました。さらに部門横断で「早帰り推進チーム」を発足させ、ありとあらゆる方法で残業時間を減らして早く帰る施策を実施しました。
売上が減ってでも、残業のない会社へとすばやくシフトすることが長期的に会社のメリットになるとの強い思念で実行したことで、経常利益2倍を実現しました。
残業時間が少ない、働き方を工夫しているという社風が広まれば、優秀な人材も集まりやすく、また働きやすい会社は社員の定着率も高まります。こうした働き方の改革はひいては長期的に考えたときの「投資」となります。
新しい形の日報で働き方改革をしよう
働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を習慣化すること。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。
日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、日報テンプレート機能やGoogleカレンダー連携機能など、毎日のたった5分で仕事のレベルが確実に高まります。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
ただいま15日間無料トライアル実施中！ぜひ、この機会にご利用ください。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
