社内SNSが盛り上がるポイントとは？働き方改革はコミュニケーション改善から始めよう
働き方改革を進める中で、社内コミュニケーションを活性化させたいと考え、社内SNSを検討する企業が増えています。
社内コミュニケーションを活性化させるためにはどのようなポイントをおさえればよいのでしょうか？社内SNSを利用したコミュニケーション活性化のポイントを説明します。
目次
社内SNSで働き方改革①社員やアルバイトなどのユーザーに、導入目的を伝える
まずは社内SNSを利用して何をするのか、目的を明確にすることが大切。人間は基本的には変化を嫌うもの。特に組織の中では、新しい取り組みに抵抗する人が多いもの。
そのため、どうしてこのシステムを使う必要があるのか、なぜ使わなければならないのかという視点から企画を明確にしていく必要があります。
例えば、店舗からのコミュニケーションはすべて社内SNSで統一するようにします。すると、店舗で働いているアルバイトが、本部に対して自分の意見や考えを伝えたいとき、社内SNSで自分の意見や考えを投稿することができます。
必要性が理解できれば、ユーザーは自然と利用するようになります。利用が促進されると、社内SNSの価値がわかり、利用者が増え、企業にとっても有益な情報がたくさん上がってきます。
コミュニケーションを活性化させるためにはこのようなよい循環を作ることが大切です。
社内SNSで働き方改革②使うべき機能は最低限にする
社内SNSを取り入れるときに、コミュニケーションを取りたいがためについつい色々な機能を搭載したいと思いがちです。しかしそれでは、何ができるのかわからない⇒面倒くさい⇒社内SNSを利用しない、といった悪循環に陥りかねません。
重要なのは、ログインしたときにぱっと画面を見て何が出来るか理解できるような設計にし、出来ることをあえて減らすこと。
そうすることで社内SNSでは何が出来て、どんなメリットがあるか直感的に理解できるようになり、使ってみようという気持ちになってもらいやすいのです。
社内SNSを使ってコミュニケーションを活性化したいと思ったら、機能を減らしてわかりやすくすることが大事です。
社内SNSで働き方改革③オフ情報も掲載できるようにする
いきなり全員で社内SNSを始めるのではなく、ある程度の人数で情報が頻繁に交換し、盛り上がってきたところで、少しずつユーザーを増やしていくという流れをとるのがおすすめ。
そのためにはネット上でコミュニケーションをとることに慣れている若手社員に協力してもらうことが不可欠です。また、「この社内SNSは便利だよ」と教えるためには、オフの情報をたくさん掲載しておくのもよし。
例えば「会社近くの安くておいしいランチのお店」「会社内でのサークルの活動紹介」など、オフの情報を掲載してよい運用ルールを作り、何でも投稿してもいいんだという雰囲気を作ることで利用頻度が上がり、コミュニケーションが活性化します。
社内SNSで働き方改革④新入社員コンテンツは早期離職を防ぐ
新入社員は、最初は研修を一緒に受けた同期の仲間でも、何ヶ月もすれば配属で全国バラバラになってしまいます。その同僚といつでもコミュニケーションできる場所を社内SNSで用意すると、悩みや成功体験の共有ができます。
ある大手メーカーでは社内SNSの年度別新入社員コミュニティをクローズドにすることで、新入社員同士だけで安心してコミュニケーションできるように設計している。そのため新入社員の満足度が非常に高くなり、離職率も下がったということです。
特に最近の若年層はFacebookなどのソーシャルメディアの利用が当たり前になっているので、ネット上でのコミュニケーションに違和感を覚えることなく利用してくれます。
社内SNSを活用して社内コミュニケーションを活性化しよう
コミュニケーションや機動力を高め、そして競争力を強化するといった大きな働き方改革を行うには、これまでのやり方をドラスティックに変える必要があります。
働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を習慣化すること。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。今回は、人気の社内SNS型日報アプリgamba!を詳しく紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。残業を減らして、生産性を高められれば、アプリの導入コストの何倍ものリターンが返ってきます。
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