新入社員教育 日報の活用ガイド

新入社員が心がけたい会議の参加意識3つのポイント

2020年8月24日

会議で適切な発言ができる人は、周りからも「できる人」と見なされます。では、会議で適切な発言ができる人と、そうでない人の差はどこにあるのでしょうか?

新入社員のうちから、社内の会議に参加する時に、どんな心構えを持たせるべきか、しっかりと伝えていきましょう。

今回は、会議の中での発言・行動に注目して育成の方法ポイントを紹介します。

新入社員に心がけさせるべき会議の参加意識3つのポイント

①会議の目的を理解する

たとえば接客の改善を議論する場で、商品の話ばかりをしては、会議の目的は達成できません。新入社員が「ん?」と違和感を感じたり、何か発言をしたいと思ったとき、信頼できる先輩に確認することが大切です。

組織の文化や価値観を確認したり、社内の人脈を強化したりすることにもつながります。長い目で見て、その会社で活躍するベースにもなります。

会議の目的を理解できると、比較的手を抜いても大丈夫な会議と、真剣勝負が求められる会議との差もわかり、メリハリをつけて仕事に取り組みことができるようになるのです。

会議の目的を理解する画像

②新しい視点をもつ

ある程度準備をし、前向きに会議に参加している人の意見は、参加者に新しい視点を加え、よりよい結論を促すことができます。

その業界で常識とされていた思い込みを、たとえば「なぜこの順番で進めるのか?こうやったほうが効率的ではないのか?」といった新しい視点で質問を投げかけることによって、打破することができるようになります。

本当は底に改善の余地が大きく潜んでいるのに、長くその業界で勤めている人はそれが当たり前だから気が付かないのです。新しい視点での意見というのは、業界の常識に染まっていない若手の発言ならではでもあったりします。

当たり前のことを「改善点がないか」という目線で見直すことは、そこで何年も働いていて当たり前になってしまっている従業員にとっては難しいことです。新入社員が率先して、違和感のあるところを聞くようにしましょう。

新しい視点をもつ画像

③自らの見解を示す

プロジェクトの報告一つをとっても、ダラダラと事実を伝えるのではなく、現在の状況報告に加えて、自分ならではの見解を述べるということを意識しましょう。

たとえば「この商品は顧客が長い時間をかけて比較検討している割には、他社商品に流れてしまいます」でやめずに、「パッケージでの訴求が弱いか、コストパフォーマンスを比較して敬遠されているのではないでしょうか?」などと、自分なりの課題点をつけ加えるのです。

こうした意識を持つことは、自分のビジネスに対する理解度を深めたり、論理思考力を伸ばすことにも寄与することにつながります。

今後会社で働いていくうえで大切な基盤となりますので、このような視点を常に持てるよう、新入社員には持っておきたい考え方です。

自らの見解を示す画像

新入社員の育成がうまくいく3つのポイント

①仕事の目的や全体像を理解させる

新入社員のやる気が奪われる理由の多くは、仕事をする意味を見失うこと。最初は地味で簡単な仕事の繰り返しのことが多いので、業務の全体像や目的が見えないと、単なる作業になってしまいます。

結果的に、やる気がある新入社員ほど「こんな仕事をするために、この会社に入社したわけではない」と考えてしまうのです。そのため、いま取り組んでいる仕事が、会社や本人にとってどういった意味を持つのか説明したり、将来の大きな仕事につながるのだ、ということを理解させましょう。そうすることで、新入社員に目的意識を持たせることができます。

 

②対話を交える

「一度しか言わないからよく聞いて」このセリフはプレッシャーをかけるだけです。途中でわからなくなってしまっても言い出せず、結果として大きなミスに発展する可能性があります。

例えば…

ここは重要なのでよく聞いてね。もし分かりにくい点があったら、いつでも質問していいから。

というセリフの方が、新入社員は落ち着いて説明を聞くことができます。

 

また、説明途中に

ここまでで、何か分からないことはある?

と聞いてあげましょう。そうすれば、何ができて何ができないかを把握しやすく、教える側も楽になります。説明した後に、理解した内容を自分の言葉で言ってもらうというのも良いでしょう。

 

③ステップを追って教える

「とりあえずこのマニュアル見てやって、わからなかったら聞きに来て。」と、突き放すようなやり方では、新入社員が辞めてしまうのも時間の問題でしょう。新人の理解度をヒアリングするためにも、ステップを踏んで教えることも大切です。

例えば…

まずこれを覚えて、一人でこなせるようになってから次の工程へ進もう

という形で、一つずつ段階を追って教えましょう。新入社員もステップごとに「今日はこれができた」「これを覚えられた」と、自信をつけることができるでしょう。

 

また、新入社員がつまづきそうなポイントは事前に伝えてあげましょう。対応方法を事前に伝えておくと、新入社員が一人で悩むことなくスムーズに仕事を進めることができます。自分の失敗談があれば、それを話してあげるのも良いでしょう。

例えば…

私も新入社員の時にこんな失敗をしちゃってね〜だからこうするといいよ

と話せば、新人も説明が腹落ちするだけでなく、気持ちも楽になり場が和みます。こうした、話しかけやすい雰囲気を作ることで、新入社員も発言しやすくなり、積極性を促します。

新入社員のモチベーションを上げる方法

育成目標を設定する

育成目標を設定せず、単に教える側のスキル次第になってしまうような教え方では、3年以内に退職されてしまいます。いつまでに、どのくらいのレベルまで育てるのかを明確にしましょう。3ヶ月後、半年後、1年後といったように、育成目標を作ります。そして、それを会社や部署、チーム全体で共有しましょう。

「まずは半年目でこの程度はできるようになってもらおう」という共通理解が生まれます。そうすることで、教育担当者以外も声を掛けやすくなったり、新入社員への接し方に変化が出ます。『○○って書いてあったけど、大丈夫?』と話しかけるだけでも、新入社員は「この人は見てくれている。信頼できる」と感じるもの。

また、育成プランがあると、この会社は自分を大切に育ててくれようとしてくれている、自分に期待してくれている、と嬉しく感じます。さらに、いま自分がどこまで進んだかがわかるので、成長しているという実感を得ることができます。それは新入社員の大きなモチベーションとなるでしょう。

新入社員を着実に成長させる方法

日報で振り返る

上司や先輩から教わったことをメモにとるだけでは、成長できません。自分の言葉で記すことが大切です。言語化するのに最適なのが「日報」です。

日報は、自分の行動や考えを文字に落としてみるという、一番シンプルな内省手段です。1日を振り返ることで、新たな気づきを促進したり、問題意識を持ちながら仕事の進め方を改善できるようになります。また、目標に対していま自分がどこにいるのかも明確になります。

 

新入社員の成長を促す日報テンプレート

新入社員を育成するには、どうやって進めればよいかを自分で考えさせ(Plan)自分で行動し(Do)振り返り(Check)次に活かす(Act)という、いわゆるPDCAサイクルを回せるテンプレートを設定すると良いでしょう。

PDCAサイクルの日報の画像

こうして毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。

実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。とはいえ、これらは新入社員が1人で行うのではありません。上司や教育担当者と一緒に振り返ることが重要です。

 

日報を通じてコミュニケーションを図る

「日報=部下が上司に報告する」という一方通行のものだと思っていませんか?大切なのは、日報を通じてコミュニケーションを図ること。新入社員がPDCAを回せるように手助けをしてあげましょう。一番ベストな方法は、毎日日報にコメントしてあげること。

励ましの言葉をかけたり、一緒に改善策を考えるのもいいでしょう。そうすれば、「上司はちゃんと自分を見てくれている」と安心し、承認欲求も満たされます。日頃からきちんとコミュニケーションが取れていれば、アドバイスも素直に聞き入れることでしょう。

毎日日報を読んでいると、ちょっとした変化も日報から読み取れるようになります。例えば、日報の内容が濃かったのに薄くなってきた場合、そこには3つの原因が考えられます。

  1. 忙しすぎる 
  2. モチベーションが落ちている
  3. 怠慢

その変化に気付くことができればすぐにフォローできるので、突然退職するということもありません。理想的なのは、チームや職場の全員で日報を共有すること。みんなで新入社員の業務の進み具合を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にし、抱えている悩みなどの内面的なケアーも可能になります。

まとめ

新入社員を即戦力にしたいなら、まずは育成目標を設定しましょう。目標達成状況を把握するには、日報がオススメです。コミュニケーションを取りながら毎日の行動を振り返ることで、新入社員だけだけでなく、教育担当者も成長することができます。

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