間違いだらけの生産性向上？中小企業がやってはダメな働き方改革とは
多くの企業で「生産性の向上」を目標に、さまざまな働き方改革を取り入れています。
しかしその中には「生産性の向上」の意味を取り違え、意味のない改革を取り入れている企業も見受けられます。
間違いやすい働き方改革にはどのようなものがあるのでしょうか。
この記事では「ありがちだけどダメな働き方改革」と、おすすめの実践例をご紹介します。
ダメな働き方改革① 小手先のテクニックに走る
仕事の生産性を向上させるために、小手先のテクニックを磨き、仕事のスピードアップに走る企業があります。例えば、仕事のスピードを上げるために、部下全員にタッチタイピングの練習をさせたり、Excelのショートカットキーを覚えさせたりなどなど。
確かに仕事のスピードアップに効果はありますが、これだけでは仕事の生産性を上げることにはつながりません。仕事の生産性を向上させるためには、仕事そのものの内容を見直すことが大切。
現在の仕事の取り組み方に無駄な点はないかを確認し、無駄な仕事を徹底的に排除することで、仕事を効率的に進めることができ、生産性アップにつながります。
表面的なテクニックを磨いてスピードを速くするのではなく、仕事の内容に目を向け、効率的な仕事の進め方を模索しましょう。
ダメな働き方改革② 高スキル高給人材をヘッドハントする
高スキルな人材を1人ヘッドハントしてきたところで、組織の生産性が劇的に変化するとは考えられません。チームの改革を進めないまま優秀な人材をヘッドハントしても、結局はヘッドハントしてきた方に仕事が集中してしまう可能性が高いためです。
生産性を向上させるためには、1人の優秀な人材に頼るのではなく、チーム全体の効率を上げることが大切です。俯瞰的な視点で働き方を見直し、効率の良い仕組みに変えていきましょう。
誰か一人が仕事を抱え込むのではなく、適材適所でそれぞれが得意分野の仕事を受け持ち、チーム全体で仕事を分担しながらすすめることが大切。
そうすることで一つの仕事にかかる時間を減らすことができ、それぞれの得意分野を受け持つことで仕事の完成度が高まり、成果につなげることもできます。
ダメな働き方改革③ 仕事を詰め込む
同じ成果であれば仕事の量が少ないほうが生産性が高いことは明らか。
仕事を評価する際、仕事の”量”に着目することはやめて、仕事のやり方に目を向け、どれだけ効率よく成果を上げることができたのかという”質”を評価するようにしましょう。
そうすることで、社員たちは自然と効率性を追求し、本当の意味で生産性が向上できる仕事の仕方を工夫をするようになっていきます。そうした社員の取り組みが社全体の生産性もアップします。
おすすめの働き方改革の進め方
目標を明確にする
働き方改革を実行する前に、具体的な目標を立てることが大切です。
組織の現状がどうなっていて、いつまでにどんな状態に（数字を使って表現できるとベスト）なっていると良いか明確にした上でメンバーと共有すると、メンバーも動きやすいでしょう。
日報を運用する
働き方改革にはかかわるメンバーが目標を理解し、自身の長所と短所を理解した上で目標に向かう姿勢が必要です。
そのためにおすすめの手法が「日報を運用する」こと。
古典的な手法ですが、日報には自身の振り返りに役立つのはもちろん、管理者が現場の状況を知るのに必要な情報を得ることができます。目標と現状にどのくらい乖離があるのか、目標への歩みが問題あるならば、どの点に問題があるのか明確にすることができます。
まずは日報でメンバーにPDCAサイクルを回す習慣を身につけて、改善のサイクルを作りましょう。
日報アプリで部下とのコミュニケーションを向上させよう
働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を習慣化すること。
今回は当社提供のアプリ「日報アプリgamba!(ガンバ)」をご紹介。
社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。
・行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
・情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントをもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
・競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
・スマートフォンに対応
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
・Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
いますぐ日報アプリを試してみよう
日報アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。運営ポリシー
