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今日から始めよう!日報3つのメリット

2016年7月9日

さまざまな企業やチームで、日々の業務の進捗状況を共有するために、日報が用いられています。

ところが、上司から当たり前のように「業務終了時に日報を提出するように」といわれるだけで、具体的に何のために、何を書けばいいのか指示が曖昧なことがあります。

意味もわからず先輩の真似をして日報を書くだけ、上司の指示でやらされて仕方なく書いている状態では、本当の意味で日報を生かすことができません。

ここでは、改めてなぜ日報が大切なのか、そのメリットを説明します。

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日報のメリット1.自分の仕事のレベルを高められる

日報の一番のメリットは自分の仕事のレベルを高められることです。

仕事は自分一人だけで完結するものではなく、多くの場合、チームメンバーだったり他部門の様々な関係者との共同作業によってなりたっています。

自分の仕事の進捗状況や問題・課題点を周囲の関係者と共有することで、それら関係者からのさまざまなアドバイスや、協力を得ることができます。自分の仕事の内容を周囲の誰にも知らせず、たった一人で取り組むだけでは、独りよがりな結果に偏ってしまいかねません。

仕事ができる人は、周りを巻き込むことがうまい人です。周囲の人からさまざまなものを吸収し、応援を得て、自分の仕事のレベルを着実に高めています。

日報は「毎日」「自分の仕事の状況を共有する」という仕組みにすることで、「周囲の人を巻き込む」ベースラインになります。チームメンバー全員が同じ仕組みを共有することで、一定レベルのコミュニケーションを担保することができます。

日報を通じて、積極的に周りに自分の状況を言語化し、意見をもらうことができます。その意見を自分の仕事にフィードバックし、学びを得て、よりレベルの高い仕事ができるようになります。

日報のメリット2.チームの力を高められる

さらに日報を通じて各メンバーの仕事の状況がお互いに確認できるようになることで、チームの力が高まります。

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他のメンバーの仕事の成果に対してフィードバックし、アドバイスを与える、場合によっては協力を申し出ることなどにより、チームの一体感が高まり、チームはより大きな成果を得ることができます。日報を通じて仕事の状況を共有するというのは、とても大きな意味があります。

さらにもう一つ、仕事上で何か問題が起きた場合に、その問題を個人が抱え込んでしまうことを予防するにも、日報はとても有効です。悪い情報を問題が起きた時点でタイムリーに報告する、というのは簡単なようで実はとても難しいことです。意図的に悪い情報を隠す、というのは非常に問題ですが、組織の中で、悪い情報をいつどのように上司に報告しようかと悶々としているうちにどんどん状況が悪化してしまうということは、よくあることです。

日報という仕組みによって定期的な報告の仕組みをチーム内に導入することで、問題がすばやく共有されるようにしておくことが大切です。

日報のメリット3.日々の記録を残すことができる

3つめの日報のメリットは、記録を残すことそのものにあります。

多忙な仕事をしている中で、昨日、あるいは1週間前自分たちがどんなことをしていたか、正確に思い出すことはとても困難です。自分のやってきた仕事を振り返り、そこから重要な情報を見出し、フィードバックする。このプロセスを記憶に頼ってやっていては、大切なことを見落としてしまいます。

どんな作業をしたのか、誰と会ったのか、どんなことに気づいたのかを日々日報に記録する。それを定期的に読み返して振り返る。このサイクルを回すことで、仕事の質は大きく進化します。

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今日から始めよう日報のメリットまとめ

日報は義務だから書くものではありません。自分の仕事を高めるため、それによってチーム全体を高めるために書くのだという認識を持つことです。「やらされている」という感覚は捨てましょう。あくまで、自分ごととしてとらえることで、成長につながります。

ぜひ、みなさんのチームでも日報を積極的に活用してみてください。

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