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ぐんぐん伸びる!新入社員のための日報の書き方とは

2016年8月19日

日報は一日の終わりに自分を見つめなおせる絶好の機会を与える報告書です。新入社員がまだ慣れない仕事を終えて、いろいろ伝えたいこと、頑張ったことを一生懸命まとめることと思います。またどんなことを日報として提出すればいいのかとても悩むことでしょう。

ただ報告するだけでなく、新入社員の今後に生かせる日報・業務にするにはどうすれば良いでしょうか?

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一日の業務で大事な部分を箇条書きで表わす

日報で重要なのは、具体的な内容を『簡潔かつ具体的』に表わすこと。

文章力の問題でなく、だれが見ても何をやっていたかわかりやすくすることが大切です。伝えたいことは山ほどあるかもしれませんが、まずは、重要な部分を簡潔に表すことが大事です。

たとえば、

  • 時間を含めた期日
  • 何をしたのか
    (営業ではアポイント先や担当者のだれと会っていたのかも必要)
  • 結果
  • 相談したいこと、その後はどうしていきたいかなどの目標

このように大事な部分を箇条書きにすると、何をしていたのかがだれが見てもわかりやすく、結果どうなったのかも簡潔です。また結果を表すことにより、今後の課題を相談することができます。目標を成し遂げることに必要なのは、チームワークとその中での『報告・連絡・相談』です。みんなが情報を共有できるようにしましょう。

日報の中には数字が重要

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『数字』と簡単に言っても何が重要なのか、新入社員には理解しがたい部分があります。どのようにに数字を表せばいいでしょうか。

  • 時間や日付
    営業を行うにあたって、営業先へ何日の何時に行ったのかということはとても重要です。相手先の過ごし方や担当者の都合のいい時間などを知る要素になります。その時間を日報によって共有することはとても重要になります。
    その時間に何を行っていたのかと日報を出す社員の動向をしることもできる重要な数字です。
  • 何回おこなったのか、何回お話ししたのかなどの数字を使った努力成果
    たとえば、どんな業務にも確認は必要になります。確認を何回行っていたのかで社員が努力した成果が見られます。
    また、営業では、アポイント先に何回お伺いしているのか、どんなことを何回お伝えしているかという成果です。 あらゆる動向に新入社員の努力成果として数字を使って日報を書くことがとても重要です。 何が足りていて何が足りなかったのかも、新入社員が自分で見出すことができるのが数字です。

相談内容や、困ったこと、会社の課題を見つけさせること

相談や困ったことは言いやすいことですが、会社の課題や問題点を見出すことはとても難しいように感じます。

しかし、一日の振り返りとしてここは直したい、ここを何とかしてもらいたいと伝えたいことは必ずあります。日報でそれを知ることで新入社員が何に苦労していてどんなことを感じているのかは新しいところに踏み入れた新入社員だからこそ感じられる重要点です。それを当たり前や会社の風潮などととらえず真摯に受け止めてあげることも必要です。

まずは、結果や数字などで新入社員の欠点や課題を見出すよりも、新入社員がこの職種でどんなことを感じ、困難に感じているのか、どんな小さなことでもいいから一日に一つ課題を見つけさせるアドバイスをしましょう。

そのことについて、チームで語り合うことで新入社員も自分の居場所を感じ、仕事を一人だけでなく、みんなで頑張れるという気持ちに変えていくことができます。

まとめ 

困った新入社員を助けるアドバイスはいろいろありますが、新入社員が自分を見つめなおすには、自分のやったことや成果を日報に書き出して、確認することが大切です。

目標に近づけるためにも、新入社員に目標を持たせ、課題を一緒に解決できるようとらえてあげましょう。まずは否定するのではなく、努力成果を認め、目標を定めていくようにしてください。

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