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新入社員教育に欠かせない「日報の書き方」とは

2016年8月19日

日報は一日の終わりに自分を見つめなおせる絶好の機会。新入社員が慣れない仕事を終えて、伝えたいこと、頑張ったことを一生懸命まとめます。

どんなことを日報として提出すればいいのか、悩むことでしょう。ただ報告するだけでなく、新入社員の今後に生かせる日報にするにはどうすれば良いでしょうか?

新入社員の画像

一日の業務で大事な部分を箇条書きで表す

日報で重要なのは、具体的な内容を『簡潔かつ具体的』に表すこと。文章力の問題でなく、だれが見ても何をやっていたかわかりやすくすることが大切です。伝えたいことは山ほどあるかもしれませんが、まずは、重要な部分を簡潔に!

たとえば、

  • 時間を含めた期日
  • 何をしたのか
    (営業ではアポイント先や、誰と会っていたのか)
  • 結果
  • 相談したいこと、その後はどうしていきたいか、といった目標

大事な部分を箇条書きにすると、何をしていたのか、結果どうなったのかもわかりやすくなります。また、結果を表すことで、今後の課題を相談することができます。

目標を成し遂げることに必要なのは、チームワークと「報連相」。みんなが情報を共有できるようにしましょう。

一日の業務で大事な部分を箇条書きで表す画像

日報の中には数字が重要

『数字』と簡単に言っても何が重要なのか、新人には理解しがたい部分があります。どのようにに数字を表せばいいでしょうか。

時間や日付を入れる

営業先へ何日の何時に行ったのかということは、相手先の都合のいい時間などを知る要素になる。また、その時間に何を行っていたのか、社員の動向が分かる重要な数字です。

何回おこなったか、何回話したのか数字を使った努力成果

確認を何回行ったかで社員が努力した成果が見られる。営業では、アポイント先に何回行ったか、何を伝えているかという成果。 新入社員の努力成果として数字を使って日報を書くことがとても重要。 何が足りていて何が足りなかったのかも、新入社員が自分で見出すことができる。

 

数字が重要な画像

相談内容や、困ったこと、会社の課題を見つけさせること

相談や困ったことは言いやすいことですが、会社の課題や問題点を見出すことはとても難しい作業。しかし、一日の振り返りとしてここは直したい、ここを何とかしてもらいたいと伝えたいことは必ずあります。

何に苦労し、どんなことを感じているのかは、新しいところに踏み入れた新入社員だからこそ感じることができる重要点。それを当たり前や会社の風潮などととらえず、真摯に受け止めてあげることも必要です。

結果や数字などで新入社員の欠点を見出すより、どんなことを困難に感じているのか、小さなことでもいいので一日一つ課題を見つけさせるアドバイスをしましょう。

そのことについて、チームで語り合うことで、新入社員も自分の居場所を感じ、仕事を一人だけでなく、みんなで頑張れるという気持ちに変えていくことができます。

相談内容の画像

新入社員教育に欠かせない「日報の書き方」 まとめ 

新入社員が自分を見つめ直すには、自分のやったことや成果を日報に書き出し、確認することが大切。目標に近づけるためにも、新人に目標を持たせ、課題を一緒に解決できるようにしてあげましょう。否定するのではなく、まずは努力成果を認め、目標を定めていくようにしてください。

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新入社員のための日報の書き方まとめ画像

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