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新入社員指導のための日報の書き方3つのポイント

2016年8月27日

多くの企業で、新入社員の業務への理解を深めるために日報の提出を求めるということがおこなわれています。しかし、新入社員の提出した日報に対してどのような指導をすればいいのか、戸惑っているリーダーも多くいます。そもそも日報を書く目的とは何でしょうか。日報の書き方はどのように指導すれば良いのでしょうか。

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新入社員に日報を書かせることの目的

①その日の仕事内容や予定を把握する

目標に対しての進捗確認、あるいは仕事内容の判断、次の展開へのアドバイスなど、さまざまな目的があります。目的は状況によってさまざまですが、一番の目的は日々の仕事を「見える化」するということです。

出典:「報告書」の書き方第2回 会社や部署、自分の戦略のベースとなる報告書「業務日報」

②チーム内のコミュニケーションを円滑にする

報・連・相はタイミングです。情報は鮮度が売り物です。同じ事実を知らせる情報でも鮮度が違えば、対応・行動が違ってくるのです。あなたと部下との間で、情報交換のスピ-ドををいかにして早くするか、この工夫をすることがあなたの組織の活性化に即つながるのです。

出典:日報の書き方・書かせ方

新入社員に日報の書き方を指導する

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①簡潔かつ具体的な書き方を指導します。

具体的に書くためのコツは数字を入れる、地名や会社名、商品名を入れるなど、口頭で説明しなくても、同じ内容がどの読み手にも同じように伝わる工夫をするということです。

出典:「報告書」の書き方 第2回 会社や部署、自分の戦略のベースとなる報告書「業務日報」

ビジネス文書を瞬間的に分かりやすくするコツとして「見出しをつける」ことをおすすめしています。見出しは、ラベル、ネーミングなど表現のバリエーションがいろいろありますが、「一言で言うと」「要するに」「要約」ということにつながります。

出典:「日報」で新入社員のビジネスの基礎力を鍛える

②日報には所感や意見を必ず記入するように指導します。

その日の自分なりの考察、調べてみたこと、業界動向、顧客動向など、長い一日の仕事のなかで気づいた点を書いてみましょう。

出典:ビジネスマンの基本の「キ」 業務日報を書くときのポイント3つ

所感を書かせることの効果として、
  1. 気軽に気がつかないうちにアイデアや業務改善の提案を発信できる
  2. 既存の社員からのアドバイスや突っ込みが得られる
  3. 主体性のある社員を育てることができる

出典:新入社員の日報の書き方について。

新入社員の日報をリーダーはどう扱うべきか

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リーダーは積極的に新入社員の日報に関わっていくようにしましょう。内容に関して気になったこと、アドバイスなどがあれ、できるかぎりポジティブなコメントを返すようにしていきましょう。新入社員にとって、自分の書いたことがきちんとリーダーや周囲の同僚に受け止めてもらえているということを実感させることが重要です。

部下の日報の内容がイキイキとしているかどうかは、その日報を受け取る上司が適確なコメントをつけて、タイミング良く本人にフィードバックしているかどうかにかかっています。

出典:日報は最良のコミュニケ-ションツ-ル

日報にミスや減点の記述があれば、それを受け取る上司にとっても好ましいこと、嬉しいことではない筈です。しかし、書いた人はもっと嫌な落ち込んだ気持ちで日報を作ったに違いありません。 したがって、自分のミスや減点となる可能性のある情報を、勇気を持って、早く正確に書いてくれたことに対し、あなたは「書いてもらって助かった、嬉しかった」とコメントの中に感謝の気持ちを書いて伝えることが必要なのです。 その後で、必要なアドバイスを加えて、素早くフィードバックしてやり、本人を勇気づけ、動けるようにしてあげることが上司であるあなたの仕事なのです。

出典:日報の書き方・書かせ方

まとめ

日報は新入社員とリーダー、および他のチームメンバーをつなげる大切なコミュニケーションツールです。その指導方法、受け取った日報の扱い方次第でチームの生産性を大きく左右します。日報を上手に利用して、チームのモチベーションを常に高く維持したいものです。

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