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新人教育のための日報の書き方3つのポイント

2016年8月27日

多くの企業で、新人の業務への理解を深めるために、日報の提出を求めるということが行われています。しかし、新人の提出した日報に対してどのような指導をすればいいのか、戸惑っている新人教育係も多くいます。そもそも日報を書く目的とは何でしょうか。日報の書き方はどのように教育すれば良いのでしょうか。

新入社員指導のための日報の書き方の画像

新人に日報を書かせる目的

①その日の仕事内容や予定を把握する

目標に対しての進捗確認、あるいは仕事内容の判断、次の展開へのアドバイスなど、さまざまな目的がありますが、一番の目的は日々の仕事の「見える化」。

出典:「報告書」の書き方第2回 会社や部署、自分の戦略のベースとなる報告書「業務日報」

②チーム内のコミュニケーションを円滑にする

報・連・相はタイミング。情報は鮮度が売り物です。同じ事実を知らせる情報でも鮮度が違えば、対応・行動が違ってきます。あなたと部下との間で、情報交換のスピ-ドををいかにして早くするか、この工夫をすることがあなたの組織の活性化に即つながるのです。

出典:日報の書き方・書かせ方

新入社員に日報を書かせることの目的の画像

新人に日報の書き方を教育する

①簡潔かつ具体的な書き方

具体的に書くためのコツは数字を入れる、地名や会社名、商品名を入れるなど、口頭で説明しなくても、同じ内容がどの読み手にも同じように伝わる工夫をする。

出典:「報告書」の書き方 第2回 会社や部署、自分の戦略のベースとなる報告書「業務日報」

ビジネス文書を瞬間的に分かりやすくするコツは「見出しをつける」こと。ラベル、ネーミングなど表現のバリエーションがいろいろありますが、「一言で言うと」「要するに」「要約」ということにつながります。

出典:「日報」で新入社員のビジネスの基礎力を鍛える

②所感や意見を必ず記入する

その日の自分なりの考察、調べてみたこと、業界動向、顧客動向など、長い一日の仕事のなかで気づいた点を書いてみましょう。

出典:ビジネスマンの基本の「キ」 業務日報を書くときのポイント3つ

所感を書かせることの効果として、
  1. 気軽に気がつかないうちにアイデアや業務改善の提案を発信できる
  2. 既存の社員からのアドバイスや突っ込みが得られる
  3. 主体性のある社員を育てることができる

出典:新入社員の日報の書き方について。

新入社員に日報の書き方を指導する画像

新人の日報をリーダーはどう扱うべきか

新人教育係は積極的に新人の日報に関わり、気になったこと、アドバイスなどがあれ、できるかぎりポジティブなコメントを返しましょう。新人にとって、自分の書いたことがきちんと新人教育係や周囲の同僚に受け止めてもらえているということを実感させることが重要。

部下の日報の内容がイキイキとしているかは、日報を受け取る上司が適確なコメントをつけて、タイミング良く本人にフィードバックしているかどうかにかかっています。

出典:日報は最良のコミュニケ-ションツ-ル

日報にミスの記述があれば、上司にとっても好ましいことではありません。しかし、書いた人はもっと嫌な落ち込んだ気持ちで日報を作ったに違いありません。
自分が減点となる可能性のある情報を、勇気を持って、早く正確に書いてくれたことに対し、あなたは「書いてもらって助かった、嬉しかった」とコメントの中に感謝の気持ちを書いて伝えることが必要。その後で、必要なアドバイスを加えて、素早くフィードバックしてやり、本人を勇気づけ、動けるようにしてあげることが上司の仕事です。

出典:日報の書き方・書かせ方

新入社員の日報をリーダーはどう扱うべきかの画像

新入社員指導のための日報の書き方3つのポイント まとめ

日報は新入社員とリーダー、および他のチームメンバーをつなげる大切なコミュニケーションツールです。

その指導方法、受け取った日報の扱い方次第でチームの生産性を大きく左右します。日報を上手に利用し、チームのモチベーションを常に高く維持しましょう。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、メンバーのモチベーションを高め、目標達成をお手伝いするための機能が満載です。

毎日たった5分で日報を作成でき、新入社員の仕事のレベルを高めることで、チームの成功のお役に立ちます。

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  2. Googleカレンダーからワンクリックで予定を日報にコピー
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新入社員指導のための日報の書き方3つのポイントまとめの画像

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