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新人教育のための日報の書き方3つのポイント

2017年9月27日

多くの企業で、新人の業務への理解を深めるために、日報の提出を求めるということが行われています。しかし、新人の日報に対してどのような指導をすればいいのか、戸惑っている新人教育係も多くいます。

そもそも日報を書く目的とは何でしょうか。新人教育のための日報の書き方3つのポイントをご紹介します。

新入社員指導のための日報の書き方の画像

テンプレートを用意する

自由に書くスタイルでは、書き手によって差が出ます。書くべき項目を決め、テンプレートで設定してあげると良いでしょう。

新人も何を書けばよいか迷うことはありませんし、しっかり書かせることができます。

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新人の所感や意見を記入する

自分なりの考察、調べてみたこと、顧客動向など、気づいた点を書かせましょう。所感を書かせることの効果として、以下があります。

  1. 気軽にアイデアや業務改善の提案を発信できる
  2. 先輩からのアドバイスや突っ込みが得られる
  3. 主体性のある社員を育てることができる

上司がポジティブなコメントを返す

気になったことやアドバイスがあれば、できるかぎりポジティブなコメントを返しましょう。自分の書いたことがきちんと受け止めてもらえていると、実感させることができます。

日報の内容がイキイキとしているかは、上司が適確なコメントをつけて、タイミング良く本人にフィードバックしているかどうかにかかっています。ミスなど失敗の記述があれば、落ち込んだ気持ちで書いたに違いありません。

そこで上司は、減点となる可能性のある情報を正確に書いたことに対し、「書いてもらって助かった、嬉しかった」と感謝の気持ちを書いて伝えましょう。

その後必要なアドバイスを加え、素早くフィードバックしてやり、本人を勇気づけ、動けるようにしてあげることが上司の仕事です。

新入社員の日報をリーダーはどう扱うべきかの画像

新人教育は毎日の「フォロー」が重要

日報は新入社員と上司、および他のチームメンバーをつなげる大切なコミュニケーションツールです。日報を上手に活用し、新人を育成しましょう。

今回は人気の日報アプリgamba!が、新人教育に欠かせない理由をご紹介します。

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選べるテンプレート&カスタマイズも可能!

①研修(OJT)の状況を把握できる

教育担当と新人との関係に不具合が生じた状況をそのままにしておくと、「自分はこの会社に合わない」という思いが強くなり、退職を考えるきっかけになります。

よって、常に状況を把握できる状況を作っておき、不具合が感じられたら早めのサポートが必要。そのために必要なのが「日報」です。

gamba!はSNS形式の日報。毎日の学びや気づきを日報として投稿し、同期、教育担当(上司)、人事部と共有することで、「新人教育の見える化」を実現します。

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②配属先のミスマッチをなくす

日報に所感を書かせることで、新人の強み、弱みが見えてきます。

面接では良い自己アピールしか言わないので、本当の強み弱みが把握しにくいもの。しかし、研修中に日報を書かせることで、相対評価をすることができ、本当の強み弱みが把握しやすくなります。

日報、配属先のミスマッチがなくなります。配属先のミスマッチは、離職率を高める大きな要因のひとつ。日報は、新人の個性や能力を見極め、適材適所への配属に役立ちます。

 

③現場の教育状況が確認できる

人事部が一番恐れているのが配属直後の離職。これまで大事に育ててきたのに、配属された途端に「辞めます」では、これまでの苦労が報われません。従って、配属後もフォローを継続することが大切です。

日報を人事部と現場が共有することで、「マネージャーがしっかり教育できているか」「周りはちゃんとフォローしているか」「新人のモチベーションが下がっていないか」常に確認することができます。

日報を書かせることで、新人のフォローだけでなく、マネージャーの教育体制のチェックや評価もできるのです。

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④切磋琢磨する環境を作る

同期の日報を共有することは、「あいつ頑張ってるな、オレも負けてられるか!」と競争心が刺激され、切磋琢磨するようになります。

また、「このやり方使えそうだな。よし、自分もマネしてみよう」など、ファインプレーをマネることができるので、新人の全体的なスキル向上にも繋がります。

⑤早い段階で個別にフォローできる

「成績が継続的に思わしくない」「最近覇気がない」と異変を感じた新人には、チャットで個別に連絡を取ることも可能。

「調子はどう?」「何か困っていることはない?」と日報で日々の動きを確認し、早い段階でフォローすることが、新人の早期離職を防ぐカギです。

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