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日報で仕事の能率をあげる三つの方法

2016年11月26日

日報をつけさせてはいるけど、ただつけているだけになってしまい有効活用できていない気がする。そう思っている上司の方は多いのではないでしょうか。そこで日々つけている日報をしっかり利用し、仕事の効率をあげることについて考えてみました。

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見直す日をきちんと決める

日報と聞くと、ただ毎日つけていくだけで面倒と思ってしまう人が多いものです。そして、ただつけていってはいるけど読み返したことがないという人もいます。しかし、ただ毎日、日報をつけているだけでは仕事の時間が増えてしまうだけで、何の意味もありません。日報はそもそも、次の業務にいかすためにあります。そして次の業務にいかすためには、定期的に読み直す日や時間を決めるようにしてみましょう。しっかり以前やった業務について見直すことで、今までの業務を次の業務につなげ、ただ書くだけの無駄な時間にしないことが大切です。 

上司と部下のコミュニケーションを図るツールにする

上司と部下の信頼関係が仕事の能率も左右すると考えている上司の方は多いのではないでしょうか?しかし、日々のハードな仕事の合間だけで部下との信頼関係を築くのは難しいものです。そこで利用するべきなのが日報です。部下の日報を読みそこに対してレスポンスをしてあげる、それだけでいいのです。そうすることで、仕事の不安や不満点を吸い上げることができ、さらに部下とのコミュニケーションもとりやすくなります。1日5分程度でも、仕事を能率をあげるためにも部下の日報を読んでレスポンスを返してあげましょう。

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日報を共有して仕事をもっとスムーズに

日報は毎日つけるものだからこそ、個人で管理をしてしまいがちです。しかし、個人で管理しているだけでは、その本人しか日報の内容をいかすことができません。人の日報を見て仕事の進捗をお互いに確認したり、作業内容について詳細を知ったりできるようにするべきです。そうすることで、お互いの仕事の状況を知ったり、ほかの人の業務内容も次にいかすことができます。

まとめ

日報はただ作業としてつけているだけでは、仕事の能率をあげることは期待できません。仕事にいかすためには、上司は部下の日報をしっかりチェックしフィードバックを返すこと、そして日報を部署などごとに共有できる環境にしておくことが大切です。この二つをしっかりと実践していくことができれば、上司と部下の関係も良くすることができるうえ、仕事を共有することで、部署全体の人が日々の仕事を効率的に行えるようになります。

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