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職場環境が改善できる?改善提案制度を取り入れる際のポイント

2017年10月8日

「未来工業株式会社」という会社をご存知でしょうか。「改善提案制度」をうまく取り入れ、従業員のモチベーション向上に成功しています。

改善提案制度とは、仕事の方法や社内の環境について改善提案をすることで報奨金がもらえるというもの。社員が自ら創意工夫して仕事をするようになり、また従業員の不満が減ることでモチベーションの向上にも効果が見られたようです。

この取り組みに追随される企業も増えてきていますが、なかなかうまくいかないことも多い状況。ではこの制度をうまく取り入れるためには、どのようにするとよいのでしょうか。

改善提案制度を取り入れる画像

改善提案制度は提案を受け入れる姿勢が欠かせない

改善提案制度は、20年ほど前に未来工業の創業者によってつくられ、「自ら考え、工夫する社員を育てる」という企業の理念を実現させるためのものでした。

そして改善提案制度により、社員は自ら考えて工夫できるようになり、その姿勢が新商品の開発にも役立っています。この制度を支えているのが、管理職の「ノーとは言わない姿勢」です。

私が以前勤めていた企業では、いくら提案をしても聞き入れられることはほとんどありませんでした。部署をまとめる管理職が改善提案を受け入れないためです。

そのため徐々に従業員はあきらめモードとなり、改善提案をするものはいなくなってしまいました。制度がうまく機能するためには、管理職の受け入れる姿勢が重要です。

提案を受け入れる姿勢が欠かせない画像

改善提案制度を機能させるにはフラットな組織を作る必要がある

いくら制度を取り入れても、モノを言えない雰囲気であればだれも改善提案を言い出せず、結局は絵に描いた餅となってしまいます。

私は以前、体育会系の体質の企業にいたことがありました。改善提案制度を取り入れてはいましたが、上下関係が厳しかったため結局は管理職が怖くて誰も何も言い出せませんでした。

制度をうまく機能させるためには、管理職と社員との間に壁が無く、何でも言い合えるフラットな関係であることが大前提です。

「未来工業」でも管理職は、社員に「小さなことでも気になることがあれば相談するように。」と伝えています。管理職がしっかりとフラットな組織づくりに努めているからなのですね。

フラットな組織を作る画像

改善提案制度を取り入れる際は、従業員満足度の向上を意識しよう

管理職全員が「職場環境を向上したい」という思いを共有しなければ、なかなかうまくいきません。従業員の不満を取り除き、嬉しいと感じる仕組みを作ると認識していることが、改善提案制度がうまく機能するポイントです。

従業員の満足度を常に意識していれば、改善提案が提出されたときに「面倒だ」と感じることはなく、むしろ「不満解消ができる」と喜んで受け入れることができます。

制度をうまく機能させるためには、管理職の役割に対する認識を改めさせなければ難しいかもしれません。

従業員満足度の向上を意識する画像

改善提案を習慣化する日報アプリはこちら

改善提案制度を習慣化できる日報共有アプリgambaとは?

改善提案制度は、従業員のモチベーション向上にも大変有効です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、部門や役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

日報のテンプレートに取り入れ、改善提案しやすい環境に

日報に何を書くかで、チームの成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。

日報テンプレートに「改善提案」の項目を加えると、1日の業務を振り返りながら、自然と改善提案が上がる仕組みができます。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新。部下のモチベーションも上がります!

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日報アプリ「gamba!」詳細ページへ

情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

困っていることを共有することで、みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題解決まで出来るようになります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

情報共有が活性化され「気付き、考える文化」が育つ

常に考えながら仕事をする癖がつき、部下のアイデアを常時拾い上げることができます。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!部下の1日のスケジュールも把握できます。

Googleカレンダーの画像

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改善提案がしやすい日報アプリを活用しよう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

いまなら15日間の無料トライアルを実施中!日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

会社様に応じた効果的な使い方を相談できるオンライン無料相談を開催しています。

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