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営業マンが日報を書かない3つの理由

2017年1月18日

日報は、上司にとって部下の一日の行動や、営業の進捗状況、競合他社の情報などを知ることができる大切なもの。しかし、中にはなかなか日報を書きたがらない部下も。そのような部下は困りものですが、部下には「書かない理由」があるのです。日報を書かない理由と、その対処法を紹介します。

営業マンが日報を書かない画像

営業マンが日報を書かない理由① 忙しくて書く時間がない

日報を書かない理由としてもっとも多いものが、「忙しくて書く時間がない」というもの。このような部下は決まって、「そんな時間があればもう一件訪問できます。」などという言い訳をします。

しかし日報を書くのにかかる時間は、たかだか15分程度。この時間を捻出できないのは、日報を書かないための単なる言い訳にすぎません。このような部下には、いかに日報が大切なものなのかを丁寧に伝え、納得させることが大切です。

このとき、「日報を書くことで、君の営業成績アップにもつながるのだ」という点を強調してみてください。頭ごなしに「書きなさい」というのではなく、自分から「書こう」という気持ちにさせることが大切。自分の成績に直結するということが伝われば、書く意欲につながります。

営業マンが営業日報が書かない理由① 忙しくて書く時間がない

営業マンが日報を書かない理由② 書くことそのものが苦手

「書くことが苦手」ということも挙げられます。「営業の仕事が大好き!」という部下の中には、「お客様と話すことは得意だけど、書類作成などの事務作業が苦手」というタイプが少なくありません。

この場合、ただ「書け」といってもなかなか書けるようにはなりません。書くことが苦手だと「そもそも何を書けばよいのかわからない」という場合が多いのです。そのため、どんな情報を書けばよいのか具体的に伝えることで、書くことができるようになります。

部下が書いたものに対して、あまり指摘をしすぎないということも大切。指摘され過ぎると、ますます書くことに対する自信を失ってしまいます。指摘の前に、まずは日報を書いてきたことを褒めるようにしましょう。そうすることで、部下は書くことに対し自信を持つことができ、「また書こう」という意欲につながります。

営業マンが営業日報が書かない理由② 書くことそのものが苦手

営業マンが日報を書かない理由③ 書く内容がそもそもない

「書く内容がそもそもない」というもの。営業の仕事は毎日同じことの繰り返しで、「特に書くことがない」と感じてしまうことが少なくありません。先ほど例に挙げた「書くことが苦手」な部下の場合、特にこのように感じることも。

しかし書くことが苦手ではなさそうなのに「書くことがない」という場合は、単に仕事をしっかりとしていないだけかもしれません。しっかりと仕事をしていれば、同じ訪問先に行ったとしても新しい発見や進展があるはずです。それがないということは、何となく営業先を訪問しているだけにすぎず、新しい情報を得ようと努力していないということが考えられます。

この場合、営業先でどんな情報を聞き出してきて欲しいのかを具体的に伝え、理解させることが大切です。何か新しい収穫があれば、日報を書くことは難しいことではありません。その日得られた情報を日報に書くことで、自分の成果を再確認することができ、自信や充実感にもつながります。

書けない理由ごとに対処して日報を書ける部下に!

多くの場合、営業は客先に1人で出向き、お客様と対面しています。上司には、部下がどのように営業活動を進めているのか見えなくなり、不安に思うことも多いでしょう。日報があることで、部下の営業の様子を知ることができ、的確なアドバイスを送ることができるようになります。

上司からの的確なアドバイスにより営業成績が上がれば、会社全体の利益にもつながります。このことを十分部下に理解させましょう。その上で「書けない理由」を探り、その原因ごとにあった対処をおこなうことが重要です。

これにより日報を書くモチベーションを上げることができるのです。部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報をよく読み、業務の中でPDCAサイクルを支援し続けることが大切です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させるための機能や上司のための支援機能が満載です。

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