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日報は書き方次第!日報の役割とは?

2017年11月16日

日報にはどのような目的や役割があるか、みなさんは理解していますか?特に何も考えず、「義務だからしかたなく」書いている方も多いのではないでしょうか。

日報は、その役割を認識し目的をもって書かなければ意味がありません。日報にはどのような役割があるのでしょうか。主な役割を4つ紹介します。

営業日報の画像

日報の役割① 一日の仕事の振り返り

1つ目は、「一日の仕事の振り返り」。よくある間違いは、その日の出来事を箇条書きで羅列するだけ、というもの。今日何をしたかの羅列を報告することが、日報の目的ではありません。

日記を例に考えてみましょう。何もないのに毎日反省を欠かさないという方はなかなかいません。しかし毎日日記をつけることで、その日の出来事を振り返ることができます。その過程でうまくいかなかった出来事を思い出し、反省するきっかけになります。

日報も同様です。日報を書くためには一日の業務を振り返らなければなりません。その中で重要な情報や、うまくいった出来事、反省すべき出来事などさまざまなことが頭に浮かびます。

書き留めることで、次の仕事にフィードバックすることができ、あとで読み返したときに、自分の成長過程がわかります。一日を振り返り反省するきっかけとして、日報は大切なものなのです。

仕事の振り返り画像

日報の役割② 自己管理の手段

日報は、自己管理の手段としても活用することができます。。SNSの内容を充実させるためのネタ作りに、新しい趣味を始めたりおいしいお店を探したりする人も増えています。

意識していないと、つい家でだらだら過ごしてしまいがちですが、「SNSの内容を充実させなくては」という意識が働くことで、だらだら過ごすことが少なくなるのです。

内容のある日報を書くためには、仕事で新しい成果を上げる必要があります。高い意識を持ち続けることは大変なことですが、「日報を充実させる」という目的意識を持つことが、仕事で成果を上げ続けるモチベーションにつながります。

日報の役割③ 上司とのコミュニケーション

日報は、上司とのコミュニケーションツールとしても活用できます。上司が忙しいと、相談したいことがあってもなかなか時間が合わずに話す機会を持てないことも多いもの。

しかし日報を活用することで、上司の都合を気にすることなく相談を持ち掛けることができます。その日の成果などよいことばかり書いてしまいがちですが、うまくいかなかったことや、相談したいことを記載することで、上司から良いアドバイスや業績アップのためのヒントを得ることができます。

また、上司も部下の抱えている問題がわかり、適切なアドバイスがしやすくなります。日報を上手に活用することで、上司と部下のコミュニケーションのきっかけづくりになるのです。

上司とのコミュニケーションの画像

日報の役割④ データベース作りのため

日報を毎日書くことは、データベース作りにもなります。効率の良い受験勉強法の一つに、「今まで解いた問題の中から、間違えた問題をピックアップし記録しておく」という方法があります。

苦手な問題をデータとして積み上げておくことで、見返したときに自分の苦手な分野がすぐにわかり、効率よく勉強を進めることができるのです。日報も同様です。

毎日のお客様とのやり取りや気が付いたことを書き留めておくことが、のちの営業戦略を立てるときの基礎データとなります。一からすべて考えるよりも、積み上げられたデータをもとに検討するほうが、効率よくかつ効果的な戦略を立てることができます。

日報アプリを使い、もっと日報を活用しよう

今回はいま話題の日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。

フォーマットの共通化で振り返りを仕組み化できる

「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。日報に何を書くかで、成果は違ってきます。gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、会社オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけ。

「達成おめでとう!」という賞賛がたくさん返ってくれば、やる気もUP!しかも、実績を数字で見える化すれば、頑張っている部下や同僚に「いいね!」の応援もしやすくなります。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができます。

Googleカレンダーの画像

情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題の解決ができます。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

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日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

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