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日報は書き方次第!日報の役割とは?

2017年1月18日

日報にはどのような目的や役割があるか、みなさんは理解していますか?特に何も考えず、「義務だからしかたなく」書いている方も多いのではないでしょうか。日報は、その役割を認識し目的をもって書かなければ意味がありません。日報にはどのような役割があるのでしょうか。主な役割を4つ紹介します。

営業日報の画像

日報の役割① 一日の仕事の振り返り

1つ目は、「一日の仕事の振り返り」。よくある間違いは、その日の出来事を箇条書きで羅列するだけ、というもの。今日何をしたかの羅列を報告することが、日報の目的ではありません。日記を例に考えてみましょう。何もないのに毎日反省を欠かさないという方はなかなかいません。

しかし毎日日記をつけることで、その日の出来事を振り返ることができます。その過程でうまくいかなかった出来事を思い出し、反省するきっかけになります。日報も同様。日報を書くためには一日の業務を振り返らなければなりません。

その中で重要な情報や、うまくいった出来事、反省すべき出来事などさまざまなことが頭に浮かびます。書き留めることで、次の仕事にフィードバックすることができ、あとで読み返したときに、自分の成長過程がわかります。一日を振り返り反省するきっかけとして、日報は大切なものなのです。

仕事の振り返り画像

日報の役割② 自己管理の手段

日報は、自己管理の手段としても活用することができます。。SNSの内容を充実させるためのネタ作りに、新しい趣味を始めたりおいしいお店を探したりする人も増えています。意識していないと、つい家でだらだら過ごしてしまいがちですが、「SNSの内容を充実させなくては」という意識が働くことで、だらだら過ごすことが少なくなるのです。

内容のある日報を書くためには、仕事で新しい成果を上げる必要があります。高い意識を持ち続けることは大変なことですが、「日報を充実させる」という目的意識を持つことが、仕事で成果を上げ続けるモチベーションにつながります。

日報の役割③ 上司とのコミュニケーション

日報は、上司とのコミュニケーションツールとしても活用できます。上司が忙しいと、相談したいことがあってもなかなか時間が合わずに話す機会を持てないことも多いもの。しかし営業日報を活用することで、上司の都合を気にすることなく相談を持ち掛けることができます。

営業日報にはその日の成果などよいことばかり書いてしまいがち。

うまくいかなかったことや、相談したいことを記載することで、上司から良いアドバイスや業績アップのためのヒントを得ることができます。また、上司も部下の抱えている問題がわかり、適切なアドバイスがしやすくなります。日報を上手に活用することで、上司と部下のコミュニケーションのきっかけづくりになるのです。

上司とのコミュニケーションの画像

日報の役割④ データベース作りのため

日報を毎日書くことは、データベース作りにもなります。効率の良い受験勉強法の一つに、「今まで解いた問題の中から、間違えた問題をピックアップし記録しておく」という方法があります。苦手な問題をデータとして積み上げておくことで、見返したときに自分の苦手な分野がすぐにわかり、効率よく勉強を進めることができるのです。

営業日報も同様です。毎日のお客様とのやり取りや気が付いたことを書き留めておくことが、のちの営業戦略を立てるときの基礎データとなります。一からすべて考えるよりも、積み上げられたデータをもとに検討するほうが、効率よくかつ効果的な戦略を立てることができます。

日報の役割を再確認し効果的に活用しよう

日報は、その役割を意識しながら書くことで充実した内容にすることができます。日報の内容を充実させることが、良い成果を生み出すことにつながります。今までなんとなく日報を書いていた方は、いま一度その役割について確認することをおすすめします。

せっかく時間を割いて書くのですから、その役割を認識したうえで充実した内容を書き上げ、効果的に活用しましょう。部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを支援し続けることが大切です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させるための機能や上司のための支援機能が満載です。

日報の役割を再確認する画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

ただいま15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお客様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、弊社日報コンサルタントが個別のオンラインコンサルティングを行っております。ぜひ、この機会にお試しください。


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