日報の書き方 日報の活用ガイド

日報とは何?日報の意味・目標達成するチームを作る日報の書き方とは

2020年8月7日

「社員の仕事を見える化するために、日報を書かせたい」という相談を、経営者から多くいただきます。しかし、見える化したら本当に売上は上がるのでしょうか?

単なる近況の報告の日報に、意味はありません。売上を伸ばす、お客様に満足してもらうなど、目標に到達することが、日報を書く意味です。そこで今回は、日報の意味と、目標達成するチームを作る日報の書き方について解説します。

目標達成するチームを作る画像

日報とはチームの力を巻き込むツール

日報は会社の財産

チームとは、目標達成という共通の目的を持った集まり。日報を通じて積極的にフィードバックし合うことで、チームの一体感が高まります。目標達成するチームは、日報から学び、次に活かしています。目標達成の成功体験を積み重ねることが、チームを作ることにつながるのです。

チーム全員が力を出し、一体化した瞬間こそ、チームになった瞬間。日報共有することで「自分はひとりじゃない」と感じられるようになります。目標達成しようと頑張る姿を公開することは、大きな効果があるのです。

また、蓄積した過去のデータを利用することで、社員の退職時や異動の際にスムーズな対応が実現します。日報が、顧客情報データベースとして組織の財産となるでしょう。

日報の意味とは?

日報は、達成できた理由・できなかった理由を分析できる

日報を毎日書くことで、目標達成にどこまで近づいたのか、次はどんな行動をすべきなのかが分かります。日報には、目標を達成できなかった理由と、達成できた理由の両方を書きましょう。

達成できなかった理由

目標達成できなかった場合、なぜ達成できなかったのか、その理由を日報に書きます。原因の分析がなければ、対策は立てられません。常に問題意識を持ち、仕事の進め方を改善・解決することができると、目標を達成しやすくなります。

達成できた理由

目標達成できた場合にも、なぜ達成できたのかメンバー自身に考えてもらいましょう。

普通は達成できなかった理由を考えるばかりで、達成できた理由は深く検証しないことがほとんどです。しかし、その原因を考えることが、次に達成できなかった時、その対策を練るのに役立つことがあります。「より成果を上げるために何ができるか?」が大事なのです。

月末に日報を見直してみましょう。目標達成に関する原因分析ができます。

所感の思考回路の図

日報はメンバーの状態を読み取ることができる

日報を毎日書いていると、その人の心理状況や身体状況がわかってくることがあります。

「A君は今日はモチベーションが下がっているな」とか、「Bさんはここ数日体調も良いようだ」といった具合です。

たとえ毎日顔を合わさなくても、毎日日報を読んでいると、短い文章からも微妙な変化が読み取れます。メンバーのモチベーションを把握できれば、いきなり「退職したいんですが…」といったことも防げます。

目標達成するチームを作る日報の書き方

PDCAサイクルを意識した日報テンプレートを用意する

上記のことを踏まえ、PDCAサイクルを意識したテンプレートを作りましょう。ポイントは2つ。うまくやり遂げられたことと、うまくいかなかったことに対する改善策です。

目標達成できる日報テンプレート

  • 今日の目標
  • 今日の結果 
  • 良かった点(うまくいかせる方法)
  • 改善策(うまくいかなかった要因を取り除く)
  • 気付き
  • 明日の目標

たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく成果は上がります。

目標達成するチームを作るコツ

フィードバックを欠かさない

フィードバックはチームの帰属意識を高め、承認欲求を満たす効果があります。積極的に言葉をかけましょう。また、上司部下だけでなく、同僚、あるいは他部門ともやり取りができる環境を作りましょう。多くの社員を巻き込んで知恵を引き出すことが大切です。

 

フィードバックの具体例 ①共感する

  • 「素晴らしい成果です、お客様も喜んだでしょうね」
  • 「さすが山田くん、そのやり方はとてもいい!」

これらのフィードバックは、リーダーが認めてくれているという安心感を持つことができます。

 

ポイント ②質問する

  • 「お客様はどう感じていると思いますか?」
  • 「もっと良くするにはどうしたらいいですか?」

質問で気づきを促しましょう。自分が気づかなければ、部下の仕事を改めることはできません。自分で考え、実行する習慣が身に付けば成長にも繋がります。それがうまくいけば自身にもなるでしょう。

フィードバックを行う画像

日報では叱らない

日報で叱るということは、大勢の前で叱られることと同じです。いわば公開処刑です。聞き入れるよりも、反発心や恥をかかされたという思いが先に立ってしまいます。すると、素直に聞くことができず、反省する気持ちも起こりにくくなります。

そもそも、ダメ出ししたところで、本人が納得しなければ意味がありません。そのやり取りを見ているチームのメンバー全員にも、悪影響をもたらします。したがって、叱るときは口頭にしましょう。

日報は的確な指示を出すためのもの

日報を共有・分析することにより、現場の把握ができます。そうすれば、戦略を立てたり、改善点を解決に導いたりすることが可能になります。つまり、目標達成により早く近づきます。また、チーム全体を円滑に回すことができるだけでなく、業務効率化にも繋がるでしょう。

とはいえ、日報というのは書くのも管理するのも面倒、というのが正直なところですよね。そこでオススメなのが、日報アプリです。紙やメール、Excelといった日報のやりづらさを改善し、カンタン且つ楽しく報告ができます。

日報で目標達成するチームを作ろう

着実に目標達成に近くには、日報を活用した目標管理がオススメです。日報を書くことで、目標達成状況を把握するだけでなく、コミュニケーションを取りながら毎日の行動を振り返ることができます。

あなたのチームでも、日報を活用してみませんか?15日間無料トライアルを実施していますので、まずは無料でお試しください。

 

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