日報の書き方 日報の活用ガイド

日報とは何?日報の意味・目標達成するチームを作る日報の書き方とは

2020年10月8日

「社員の仕事を見える化するために、日報を書かせたい」という相談を、経営者から多くいただきます。
しかし、見える化したら本当に売上は上がるのでしょうか?

単なる近況の報告の日報に、意味はありません。
売上を伸ばす、お客様に満足してもらうなど、目標に到達することが、日報を書く意味です。

そこで今回は、日報の意味と、目標達成するチームを作る日報の書き方について解説します。

目標達成するチームを作る画像

日報とはチームの力を巻き込むツール

日報は会社の財産

チームとは、目標達成という共通の目的を持った集まり。
日報を通じて積極的にフィードバックし合うことで、チームの一体感が高まります。

目標達成するチームは、日報から学び、次に活かしています。
目標達成の成功体験を積み重ねることが、チームを作ることにつながるのです。

チーム全員が力を出し、一体化した瞬間こそ、チームになった瞬間。
日報共有することで「自分はひとりじゃない」と感じられるようになります。
目標達成しようと頑張る姿を公開することは、大きな効果があるのです。

また、蓄積した過去のデータを利用することで、社員の退職時や異動の際にスムーズな対応が実現します。
日報が、顧客情報データベースとして組織の財産となるでしょう。

日報の意味とは?

日報は、達成できた理由・できなかった理由を分析できる

日報を毎日書くことで、目標達成にどこまで近づいたのか、次はどんな行動をすべきか分かります。
日報には、目標を達成できたときもできなかったときも、課題と改善策の両方を書きましょう。

目標達成できた場合、なぜ達成できたのか考えましょう。
「より成果を上げるために何ができるか?」が大事です。

もし目標達成できなかった場合、なぜ達成できなかったのか考えましょう。
原因の分析がなければ、対策は立てられません。
常に問題意識を持ち、仕事の進め方を改善することができると、目標を達成しやすくなります。

 

日報はメンバーの状態を読み取ることができる

日報を毎日書いていると、その人の心理状況や身体状況がわかってくることがあります。

「A君は今日はモチベーションが下がっているな」とか、
「Bさんはここ数日体調も良いようだ」といった具合です。

たとえ毎日顔を合わさなくても、毎日日報を読んでいると短い文章からも微妙な変化が読み取れます。
メンバーのモチベーションを把握できれば、いきなり「退職したいんですが…」といったことも防げます。

目標達成する日報の書き方

PDCAサイクルを意識した日報テンプレートを用意する

上記のことを踏まえ、PDCAサイクルを意識したテンプレートを作りましょう。
たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく成果は上がります。

目標達成できる日報テンプレート

日報で目標達成するチームを作るコツ

フィードバックを欠かさない

フィードバックはチームの帰属意識を高め、承認欲求を満たす効果があります。
積極的に言葉をかけましょう。

また、上司部下だけでなく、同僚、あるいは他部門ともやり取りができる環境を作りましょう。
多くの社員を巻き込んで知恵を引き出すことが大切です。

 

フィードバックの具体例 ①共感する

これらのフィードバックは、リーダーが認めてくれているという安心感を持つことができます。

  • 「素晴らしい成果です、お客様も喜んだでしょうね」
  • 「さすが山田くん、そのやり方はとてもいい!」

フィードバックの具体例 ②質問する

質問で気づきを促しましょう。
自分が気づかなければ、部下の仕事を改めることはできません。

自分で考え、実行する習慣が身に付けば成長にも繋がります。
それがうまくいけば自身にもなるでしょう。

  • 「お客様はどう感じていると思いますか?」
  • 「もっと良くするにはどうしたらいいですか?」

 

フィードバックを行う画像

日報でやってはいけないこと

日報では叱らない

日報で叱るということは、大勢の前で叱られることと同じです。
いわば公開処刑です。

聞き入れるよりも、反発心や恥をかかされたという思いが先に立ってしまいます。
すると、素直に聞くことができず、反省する気持ちも起こりにくくなります。

そもそも、ダメ出ししたところで、本人が納得しなければ意味がありません。
そのやり取りを見ているチームのメンバー全員にも、悪影響をもたらします。
したがって、叱るときは口頭にしましょう。

まとめ

日報は的確な指示を出すためのもの

日報を共有・分析することにより、現場の把握ができます。
そうすれば、戦略を立てたり、改善点を解決に導いたりすることが可能になります。
結果として、目標達成により早く近づきます。

また、チーム全体を円滑に回すことができるだけでなく、業務効率化にも繋がるでしょう。

とはいえ、日報というのは書くのも管理するのも面倒、というのが正直なところですよね。
そこでオススメなのが、日報アプリです。

紙やメール、Excelといった日報のやりづらさを改善し、カンタン且つ楽しく報告ができます。

 

日報で目標達成するチームを作ろう

着実に目標達成に近くには、日報を活用した目標管理がオススメです。

日報を書くことで、目標達成状況を把握するだけでなく、
コミュニケーションを取りながら毎日の行動を振り返ることができます。

あなたのチームでも、日報を活用してみませんか?
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