日報とは?メリットや書き方、フィードバックする際のポイントや注意点まで解説

最終更新日:2024年4月18日

こんにちは。日報アプリ「gamba!」カスタマーサクセスです。

「日報を書くように言われたけど何を書けば良いのかよくわからない…」
「日報を管理する立場になったけど、どんな風にフィードバックしたら良いんだろう…」
本記事は日報に関するお悩みを持った方に向けた網羅的なガイドです。

日報の意味やメリット、初めて書く方に向けた日報の書き方と、管理者の方に向けた日報の運営方法をそれぞれご紹介。当社の研修でもお伝えしている情報なので、内容はお墨付き。ぜひご活用ください。

日報とは

日報とは、日々の業務を振り返り、上司(管理者)に報告する資料です。
業務終了時に日報を作成し、上司に提出します。
その日報を読んだ上司からフィードバック(コメント)が返ってきます。

上司は日報を通じてメンバーやチームの状況を把握します。
トラブルをいち早く把握し、状況に応じた対応ができるようになります。

日報を共有することで、チームメンバーの進捗や業務ノウハウを共有できるので、効率的に業務を進行できます。

日報は部下の成長を促進する目的もあります。
上司からのコメントを通して部下は新たな視点を得ることでき、部下の成長を促進します。
日報が新人研修の一環として利用されるのはこの点が理由です。

日報とは上司がチームの状況を把握するツールであると同時に、部下の成長を促進するツールでもあります。

※一般的な日報のイメージ

一般的な日報のイメージ

日報の目的と意味

  • 会社への報告
    企業や組織では管理者を中心にチームプレイを求められます。
    管理者はそれぞれのメンバーの活動状況や、プロジェクトが進捗が順調かを知りたがります。
    日報で定期的な報告をまとめてもらうことで、管理者は状況の進捗を確認することができます。
  • 自身への成長
    定期的に振り返ることで、自身の行動を客観視できます。日々の反省点や良かった点を、次回の活動に生かすことで、成長の材料になります。新入社員の研修で日報の提出を求められる会社が多いことにはこうした背景があります。

日報を書く目的とは?チームを成功に導く日報の書き方

日報の主要なメリット

日報の主要な目的としては会社(管理者、経営者)が現場の状況を知るために用いられることが多いです。ですが、定期的に書く・自身の活動を振り返るという観点から、副次的にメンバー自身にも大きなメリットがあります。

活動の見える化

日報を通して上司は現場の状況を知ることができます。常に忙しい上司にとって、日報は部下の仕事ぶりを知るツールです。今日は部下が何をしたのか、フォローが必要な状況に陥っていないか日報を通して判断します。また、部下の意欲や、部下の成長を測るツールとしても有効に機能します。

成長を促進

定期的に日報を書くことは、自分の活動を振り返るきっかけになります。自分の活動を客観視できます。できたことと、できなかったことを分析することで、成長につながるヒントを見つけ出すことができます。さらに上司からのフィードバックを通して、自分以外のメンバーからの視点を取り入れる機会になるのです。日報は会社への報告材料だけでなく、自身の成長にきっかけにもなるのです。

ノウハウの共有、蓄積

日報を共有することで、情報共有ツールとしても有効に働きます。チームメンバーのノウハウを社内の共有の財産として、蓄積することができます。こうしたノウハウはチームメンバーの生産性を高め合うだけでなく、例えば業務引き継ぎの際にも有効に活用することができます。蓄積されたノウハウを最大限活用するために、過去の日報をすぐ検索できるように管理するなど、日報を活用できる体制を整えることも重要です。

日報の種類

「日報」と一口で言っても使用用途に応じて様々な種類があります。一部の業界では日報の作成を義務付けられていることもあります。以下に日報の大きな分類をご紹介します。

業務日報

特に業種を問わず、業務報告を主な目的として運用されるものが「業務日報」です。日々の業務内容を記し、進捗具合や、所感を記して提出する、といった流れが一般的です。上司からのフィードバックがあることが一般的で、新入社員の研修期間に業務日報を書くことも多いようです。

作業日報・工事日報

日報の中でも特に建築業や製造業などでの作業報告を中心に用いられるものが「作業日報」です。基本的な項目や流れは業務日報と同様ですが、現場の状況把握、作業員の管理を目的としている点が違いです。作業日報について、詳しくは以下の記事で解説しています。

作業日報の書き方からアプリ等の管理方法までご紹介

営業日報

日報の中でも、営業職での運用を想定しているのが「営業日報」です。日々にお客様の接触数や、打ち合わせでの内容などなど、上司への報告材料として機能します。日々の活動量が成果に直結する営業職では、営業日報は業績を左右する非常に重要な資料です。

【テンプレートあり】売上に繋がる営業日報のフォーマット・書き方

日報に記載する主な項目

日報を作成する方の基本情報と、その日の業務報告が主要な項目になります。社内の不特定多数が閲覧することを想定して、なるべく定量的に(数字で表現)、わかりやすく記載することを心がけましょう。

基本項目

日付
提出日を記載します。

報告者、所属部署など
提出者を確認するための情報です。組織の規模に応じて所属部署なども記載します。

業務時間
始業時刻、就業時刻など、勤務した時間に関する情報を記載します。
昨今では勤務管理ソフトでの管理が主流になっていますが、適正な労働時間で働いているかを確認するために重要な情報です。

業務内容

その日に行った業務を「何を」「どのくらいの時間で」「どのくらい行ったのか」振り返ります。
それぞれの業務を時系列に沿って記載することが無難ですが、上司の意向に合わせて重要項目に絞って書くといった工夫をすると良いでしょう。
大事なのは「人に読まれることを意識して伝わるように書く」ことです。

所感

業務における課題や気になる点を記載します。上司へのアピールの場と考え、わかりやすく記載しましょう。業務に直接関係のない事柄でも、会社内で改善が必要だと思う点があれば記載します。
上司に評価される日報の「所感」書き方

日報の書き方のポイント、注意点

日報を書く際のポイントと注意点をご紹介します。読む側の気持ちに立ってわかりやすく書くことと、 なるべく具体的に書くことを心がけましょう。

5分で書ける!上司に伝わる日報の書き方と例文

日報の書式を確認する

管理者側で日報の書式(書くべき項目や書き方のルール)を定めていることが多いです。書式が定められている場合は、その書式に沿って書くようにしましょう。ない場合は、どんな情報を書くと良いか、確認してみると良いでしょう。

人が読むことを意識して書く

日報は上司や先輩などへの報告書です。誰が読んでもわかりやすい書き方を心がけましょう。
「何を」「どのくらいの時間で行い」「どんな結果だったのか」を記載しましょう。
これらをどのくらいの細かさで記載するべきかは上司によって変わります。必要な場合は上司に直接確認すると確実な内容を記載できるようになります。

原因を深堀りする

例えば契約を1件獲得した場合、「なぜ契約に至ったのか」を考えてみましょう。原因を深堀りすることで、次に繋がる学びを得ることができます。自分自身の行動に再現性を付与できる(=契約をさらに獲得できる可能性が高まる)だけでなく、あなたのノウハウが共有されることで、会社全体の生産性向上にも繋がります。

PDCAサイクルを意識して記載する

日報を成長の糧にするために、振り返りを意識して書きましょう。例えば、下記のように自問自答して書いてみると、後で見返したときに自分の成長を感じられます。自分のためにもなる日報を作れるようになります。
・今日の目標は?
・目標は達成できた?その要因は?
・明日に活かせることは?

PDCAの基本から具体的事例までわかりやすく解説

日報の例文(目的別)

日報の例文をいくつかのパターンに分けて記載します。日報の目的(会社が欲しい情報や、自身が日報を書く理由)に合わせて、参考にしてください。

PDCAサイクルに則った書き方

今日の目標
新規商談獲得2件/アポTEL20件
N株式会社との関係構築を深める

業務内容
9:00-09:30 チームMTGとメール対応
10:00-11:30 N株式会社訪問 来期計画をヒアリング
13:00-15:00 新規開拓のTELアプローチ
15:00-16:00 N株式会社向けプレゼン資料作成
16:00-17:00 経営企画部とMTG

所感
・N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。コンペで競合4社と競うことになりますが、予算も大きく参画したいと考えます。
・N社の担当部長と会食を来週でセッティングしました。重視しているポイントを聞けるようにします。
・新規開拓TELではアポ1件獲得。担当者について詳しく調べていたので、会話がスムーズに進んだことが良かった点だと考えています。
・一方で質問回答に時間を要してしまい、コール件数が13件といつもより少なくなってしまいました。
・すぐに回答できるよう、コールの際は資料をすぐに開ける万全の状態で行うように徹底します。

明日の目標
新規商談獲得2件/アポTEL20件
株式会社Sへのクロージングで200万円の受注を獲得させる

PDCAサイクルに則った日報の書き方例

*日報アプリgamba!での投稿イメージ

振り返りを重視し、PDCAに則った書き方です。日報でPDCAサイクルを回すことで、自分自身の成長を促進します。PDCAサイクルとは、

  • Plan(予定)
  • Do(行ったこと)
  • Check(振り返り)
  • Action (今後の予定)

の頭文字をとったもので、効率的な改善の手法です。自分自身の成長のために日報を書く場合はPDCAサイクルを意識して書くと良い効果が望めます。新入社員には特にオススメです。

日報でPDCAサイクルを回す新人教育とは

時系列順の書き方

日報

日付: 2023年9月1日
名前: 田中太郎
部署: SEOチーム


今日の業務

  • 9:00 – 10:00 – 朝のミーティングに参加。今週のSEO業務の進捗と目標を確認。
  • 10:00 – 11:30 – キーワードリサーチツールを使用して、新たなターゲットキーワードのリストアップ。
  • 11:30 – 12:30 – 昼休憩
  • 12:30 – 14:00 – 競合サイトの分析。特に、バックリンクとコンテンツの質に焦点を当てて調査。
  • 14:00 – 15:30 – 当社のサイトの内部リンクの最適化。不要なリンクの削除と新しいリンクの追加。
  • 15:30 – 16:00 – 休憩
  • 16:00 – 17:30 – 新しいブログ記事の下書き作成。ターゲットキーワードを中心にコンテンツを構築。
  • 17:30 – 18:00 – 今日の業務のまとめと、明日のタスクリストの作成。

今日の結果と所感

今日は新しいキーワードリサーチツールを使用して、多くの有望なキーワードを見つけることができました。競合サイトの分析も行い、彼らがどのような戦略で上位表示されているのかのヒントを得ることができました。特に、内部リンクの最適化は初めての経験でしたが、先輩からのアドバイスを受けながら進めることができました。明日は、新しいブログ記事の完成と、さらなる競合分析を行う予定です。

その日の業務を時系列で記載した書き方です。

上司がどの程度詳細な内容を求めているのか不明確な場合は、この例のように網羅的に記載することが無難です。
結果と所感に関しては、その日の業務からポイントを絞って書くと、より上司が読みやすくなります。

重要なものに絞った書き方

日報

日付: 2023年9月1日
名前: 佐藤花子
部署: クリエイティブチーム


業務内容

  • 新規クライアントの広告キャンペーンのためのデザインコンセプトのブレインストーミングに参加。
  • 先週提出したデザイン案のフィードバックを受け、修正作業を実施。
  • チーム内でのデザインレビュー会議に出席し、他のデザイナーの作品に対するフィードバックを提供。

所感

今日は新規クライアントのプロジェクトの初めてのブレインストーミングに参加し、多くの刺激を受けました。先輩デザイナーたちのアイディアの豊かさに驚き、自分もそのようになりたいと感じました。また、自分のデザイン案に対するフィードバックも非常に有益で、次回からのデザイン作成に生かしていきたいと思います。

要点をまとめた書き方です。

日報を書くことに慣れてきて、かつ日報の主要な目的が上司への報告である場合は、項目を3つ程度に絞り込んで書いても良いでしょう。

日報を読む側としては簡潔に記載されている方が理解しやすい点もポイントです。

どの程度の具体性で書くべきかは上司によって変わりますので、上司と調整した上で文の量を調整すると良いでしょう。

参考:上司に評価される日報の書き方と例文

日報に関するよくある悩み

日報を書く意味が見出せない…

毎日書かなくてはならない日報は書くだけでも労力が必要なもの。なぜ書いているのだろう、と思ってしまいがちです。そこで、日報を会社から命じられたもの、という意識から、自分の成長のために書くもの、と意識を変えてみましょう。「エビングハウスの忘却曲線」はご存知でしょうか。人は新たな知識を得ても、復習の習慣がなければ、時間と共に記憶から薄れていくことを証明したものですが、日報を通して知識の定着の一助にすることができます。そうした意識づけから始めてみてはいかがでしょうか。

忙して日報がしんどい時は「週報・月報」を提案するのもアリ

普段から忙しい状況で、毎日日報を書くのはやはりしんどさを感じるかもしれません。あなたの会社の日報の目的が会社への報告という側面が強いのであれば、「週報」や「月報」への変更を提案してみるのも一考の余地があるかもしれません。普段の業務負担と合わせて上司と相談してみましょう。

日報の運用で大事なポイント

日報の運用に大事なポイントをご紹介します。運用のポイントを一言でまとめると「書く側の気持ちに立って、どうしたら書きやすいか(書きたくなるか)を考えること」です。そのためにフィードバックなどは欠かせないものになります。

フィードバックは必ず行う

人はアクションに対する反応を求めるものです。日報は書くが側に少なからず労力を必要とします。労力をかけて作成された日報に対して労いの気持ちも込めて、必ずフィードバック(コメント)は返すようにしましょう。労いの意味だけでなく、メンバーの成長という意味でもフィードバックは大きな意味を用います。自分だけで作成した日報では客観的な視点が足りておらず、独りよがりな反省になりがちです。管理者がフィードバックを加えることで、より客観的な視点で活動を振り返ることができるようになるのです。メンバーの成長を促進させるためにも必ずフィードバックは行いましょう。

目的に合わせた日報テンプレートを用意する

組織が日報を書かせる以上は目的があるはずです。職種や目的に合わせて項目を設定しましょう。一般的な項目の決め方としては管理する上で知りたい事柄を項目に設定すると良いでしょう。新入社員の研修の一環として日報を書いてもらう際には、日報の作成を通してどんな効果を期待しているのか、事前に伝えることも有効でしょう。

日報テンプレート(Excel)

Excelで使用できる日報テンプレートを用意しました。ぜひご利用ください。

日報テンプレートをダウンロードする

テンプレートの詳細はこちら

日報へのフィードバックのポイント

日報へのフィードバックは欠かさず行うようにしましょう。その上で、メンバーが日報へのモチベーションを維持してもらうためのフィードバックのポイントをご紹介します。

相手を想った言葉遣いを

フィードバックには、相手の気持ちを損ねないコミュニケーションが大事。
フィードバックの書き方一つで、部下のモチベーションを左右します。
叱りたいときも相手の気持ちを考えたフィードバックをおすすめします。
モチベーションを上げる!日報のフィードバックの書き方

日報のフィードバックの例

基本的には、所感に対する深掘りやコメントをしていきます。
ポジティブなトーンを心がけましょう。

ポジティブなコメントの例

ポジティブなコメントの例

ポイント

アポを獲得した結果に対するポジティブなコメントです。上司からの前向きなフィードバックは部下の承認欲求を満たし、業務に対して積極的に取り組む効果があります。

行動の深掘りをするコメントの例

行動の深掘りをするコメントの例

ポイント

報告内容に対する深掘りのコメントです。報告への感謝を示しつつ、必要な支援を行うことを表明しています。

モチベーションを上げる!日報のフィードバックの書き方

部下のタイプに合わせてフィードバックする

部下には高い目標を提示されてやる気を出すタイプの方もいれば、一つ一つステップを上がることで達成感を得られるタイプの方もいます。
部下に合わせて、受け入れやすいフィードバックの書き方をしましょう。
普段のコミュニケーションで部下が何にモチベーションを見出すのかを察することが大事ですが、ここでは見極め方の一例として「タイプ分け」をご紹介します。

「タイプ分け」とは臨床心理学をベースに人のコミュニケーションスタイルを4つに分類したものです。
大まかに相手のタイプを理解するのに役に立ちます。

①コントローラー(坂上忍さんタイプ
②プロモーター(明石家さんまさんタイプ)
③アナライザー(イチローさんタイプ)
④サポーター(中居正広さんタイプ)

日報を運用する手段

日報を運用するための代表的な方法をご紹介します。一昔前は紙を用いた日報が主流でした。ですが、テクノロジーの発展により、現在では電子的な日報を運用することがほとんどです。書かせること自体を目的とした新入社員の日報を除いては基本的には電子的な日報(Excelや日報アプリなど)をお勧めします。

紙(手書き)

一昔は紙での日報が主流でした。ですが、管理性や効率を考えるとデメリットが大きく、有用な手段とは言えません。電子的な管理方法に移行することをオススメします。
手書きの作業日報は時代遅れ!今すぐ日報を電子化すべき理由とは

エクセルやメール

Microsoft Excelや電子メールを利用した日報です。共有フォルダなどにエクセルファイルなどを格納して共有する運用が主流です。

追加費用がかかることなく、すぐに始められる点が魅力です。注意点としては、本来の目的とは違う使い方なので、ある程度の不便を強いられる点は理解しておきましょう。

エクセルの日報は時代遅れ?管理者を悩ませる理由と解決方法(テンプレートあり)

グループウェア・社内SNS

社内の様々な情報を共有できるグループウェアや社内SNSでも日報を運用できます。それぞれのツールに搭載されているチャット機能などを使って行うことが主流です。日報以外にも様々な機能が搭載されている点が魅力です。

日報管理ツール

日報アプリとは、日報を運用するために開発されたコミュニケーションツールです。

本格的に日報を活用したい組織には専用アプリがオススメです。
書きやすさはもちろん、管理性や検索性に優れており、日報を「社内の情報資産」として活用できます。多くのサービスが無料でお試し可能なので、気軽に試してみましょう。

日報アプリおすすめ12選(無料あり)|機能や特徴を比較
成功事例に学ぶ!日報アプリにできること&導入のコツ

まとめ

最後まで読んでいただいてありがとうございました。日報にはさまざまなメリット、効用がある一方で、少なからず労力を伴うもので、「面倒くさい」と言われてしまいがちなツールであることも確かです。そのためにも、日報の効果を発揮するためには、日報を書く側、読む側(管理者)が互いに寄り添って運用ができると望ましいでしょう。この記事の情報が少しでも有益に働くと幸いです。

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