【プロが教える】日報とは?上司が喜ぶ書き方＆部下が育つ運用方法を解説

こんにちは。日報アプリ「gamba!」カスタマーサクセスです。

もしかしたら日報にこんなお悩みを感じているかもしれません。

「何を書けば良いのか、書き方がよくわからない…」
「どんな風に管理したら良いんだろう…」

たしかに最初は戸惑うかもしれませんが、日報はポイントを押さえた上で活用することで絶大な効果をもたらすツールです。

この記事では日報の目的や書き方、そして管理者の方に向けた運営方法をご紹介。
当社の研修でもお伝えしている情報なので、内容はお墨付き。ぜひ活用して、運営に役立ててください。

日報とは

• 日報とは、日々の業務を振り返り、上司（管理者）に報告する資料のことです。
  業務終了時に日報を作成し、上司に提出します。
  その日報を読んだ上司からフィードバック（コメント）が返ってきます。
• 上司は日報を通じてメンバーやチームの状況を把握します。
  トラブルをいち早く把握し、状況に応じた対応ができるようになります。
• 日報を共有することで、チームメンバーの進捗や業務ノウハウを共有できるので、効率的に業務を進行できます。
• 日報は部下の成長を促進する目的もあります。
  上司からのコメントを通して部下は新たな視点を得ることでき、部下の成長を促進します。
  日報が新人研修の一環として利用されるのはこの点が理由です。
  

日報とは上司がチームの状況を把握するツールであると同時に、部下の成長を促進するツールでもあります。

日報のメリット

活動の見える化

常に忙しい上司にとって、日報は部下の状況を知るツールになります。
部下が今日は何をしたのか、フォローが必要な状況に陥っていないか日報を通して判断することができます。

社員の成長を促進

日報を書くことで、自分の活動を客観視する機会になります。
できたこと、できなかったことを分析することで、成長につながるヒントを見つけ出すことができます。さらに上司からのフィードバックを通して、自分以外のメンバーからの視点を取り入れる機会になるのです。こうした気づきを得ることで、日報はメンバーの成長にきっかけにつながります。

情報共有の促進

日報を共有することで、メンバー同士での情報共有・管理ができます。
メンバーの進捗を把握し合うだけでなく、フィードバックを通してお互いの情報共有を促進します。
お互いの業務状況や進捗を把握し合うことで、円滑に意思疎通ができ、業務の効率アップにも効果があります。
また、外出の多い職種や、直接対面することの難しい状況では日報を通してコミュニケーションを補うことができます。

振り返りの習慣化

日報ではその日に行ったこととその結果、振り返りを記載します。
日報を継続的に作成することで、日々成長が求められる社会人として必須の習慣である「振り返り（PDCAサイクル）」を身につけることができます。
日報を通して、業務を振り返り、その日に得たことを次に活かそうとする習慣を身につけることができます。

ノウハウの共有、蓄積

日報を共有することで、情報共有ツールとしても有効に働きます。
チームメンバーのノウハウを社内の共有の財産として、蓄積することができます。
こうしたノウハウはチームメンバーの生産性を高め合うだけでなく、例えば業務引き継ぎの際にも有効に活用することができます。
蓄積されたノウハウを最大限活用するために、過去の日報をすぐ検索できるように管理するなど、日報を活用できる体制を整えることも重要です。

日報を最大限活用したいなら専用の日報アプリで。日報アプリgamba!（ガンバ）

日報の例文

ここでは日報アプリgamba!で作成した日報の例文で交えながらポイントを紹介します。
内容や書き方の参考にしてください。

PDCAサイクルに則った書き方

ポイント

日報の意義である振り返りを重視した書き方です。

PDCAサイクルとは、

• Plan(予定)
• Do(行ったこと)
• Check(振り返り)
• Action （今後の予定）

のそれぞれ頭文字をとったもので、効率的な改善の手法です。

自分自身の成長のために日報を書く場合はこのように書くと良い効果が望めるでしょう。

特に新入社員にはこうした書き方をオススメします。

時系列順の書き方

ポイント

その日の業務は時系列で、網羅的に記載した書き方です。

上司がどの程度詳細な内容を求めているのか不明確な場合は、この例のように網羅的に記載することが無難です。
結果と所感に関しては、その日の業務からポイントを絞って書くと、より上司が読みやすくなります。

重要なものに絞った書き方

ポイント

要点をまとめた書き方です。

日報を書くことに慣れてきて、かつ日報の主要な目的が上司への報告である場合は、項目を3つ程度に絞り込んで書いても良いでしょう。

日報を読む側としては簡潔に記載されている方が理解しやすい点もポイントです。

どの程度の具体性で書くべきかは上司によって変わりますので、上司と調整した上で文の量を調整すると良いでしょう。

参考:上司に評価される日報の書き方と例文

日報の主要項目

基本項目

• 日付
  提出日を記載します。
• 報告者、所属部署など
  提出者を確認するための情報です。組織の規模に応じて所属部署なども記載します。
• 業務時間
  始業時刻、就業時刻など、勤務した時間に関する情報を記載します。
  昨今では勤務管理ソフトでの管理が主流になっていますが、適正な労働時間で働いているかを確認するために重要な情報です。
• 業務内容
  その日に行った業務を「何を」「どのくらいの時間で」「どのくらい行ったのか」振り返ります。
  それぞれの業務を時系列に沿って記載することが無難ですが、上司の意向に合わせて重要項目のみを絞って書くといった工夫をすると良いでしょう。
  大事なのは「人に読まれることを意識して伝わるように書く」ことです。
• 所感
  業務における課題や気になる点を記載します。
  上司へのアピールの場と考え、わかりやすく記載しましょう。
  業務に直接関係のない事柄でも、会社内で改善が必要だと思う点があれば記載します。
  
  上司に評価される日報の「所感」書き方

日報の書き方のポイント

• 日報の書式を確認する
  企業によっては日報の書式（書くべき項目や書き方のルール）が定められていることがあります。
  書式が定められている場合は、その書式に沿って書くようにしましょう。
• 人が読むことを意識して書く
  日報は上司や先輩などへの報告書です。
  誰が読んでもわかりやすい書き方を心がけましょう。
  
  「何を」「どのくらいの時間で行い」「どんな結果だったのか」を記載しましょう。
  これらをどのくらいの細かさで記載するべきかは上司によって変わります。
  必要な場合は確認してみましょう。
• 原因を深堀りする
  例えば契約を1件獲得した場合、「なぜ契約に至ったのか」を考えてみましょう。
  原因を深堀りすることで、次に繋がる学びを得ることができます。
  
  5分で書ける！上司に伝わる日報の書き方と例文
• PDCAを意識して記載する
  日報を成長の糧にするために、振り返りを意識して書きましょう。
  例えば、下記のように自問自答して書いてみましょう。
  ・今日の目標は?
  ・目標は達成できた?その要因は?
  ・明日に活かせることは?
  
  PDCAの基本から具体的事例までわかりやすく解説
• 所感欄はアピールのチャンス
  業務の気づきや課題を考察し、解決策を提案することで心構えをアピールできます。
  上司に評価される日報の「所感」書き方

日報の運用のポイント

日報の運用に大事なポイントをご紹介します。

フィードバックは必ず行う

人はアクションに対する反応を求めるものです。
日報への反応として、フィードバック（コメント）を必ず返しましょう。

紙の日報はNG！

紙での日報は管理面、作成にかかる時間の面からも非常に不都合が多いです。
紙での日報はPCやスマートフォンを使った電子日報に変更しましょう。
Excelなどのツールでも可能ですが、専用の日報アプリを使うことでより快適に日報を運用できます。

目的に合わせた日報テンプレートを用意する

職種や目的に合わせて項目を設定しましょう。
管理する上で知りたい事柄を項目に設定すると良いでしょう。

無料で使える日報テンプレート

Excelで使用できる日報テンプレートを用意しました。ぜひご利用ください。

テンプレートの詳細はこちら

日報へのフィードバックのポイント

相手を想った言葉遣いを

フィードバックには、相手の気持ちを損ねないコミュニケーションが大事。
フィードバックの書き方一つで、部下のモチベーションを左右します。
叱りたいときも相手の気持ちを考えたフィードバックをおすすめします。
モチベーションを上げる！日報のフィードバックの書き方

部下のタイプに合わせたフィードバックも大事

部下には高い目標を提示されてやる気を出すタイプの方もいれば、一つ一つステップを上がることで達成感を得られるタイプの方もいます。
部下に合わせて、受け入れやすいフィードバックの書き方をしましょう。
普段のコミュニケーションで部下が何にモチベーションを見出すのかを察することが大事ですが、ここでは見極め方の一例として「タイプ分け」をご紹介します。

「タイプ分け」とは臨床心理学をベースに人のコミュニケーションスタイルを４つに分類したものです。
大まかに相手のタイプを理解するのに役に立ちます。

①コントローラー（坂上忍さんタイプ）
②プロモーター（明石家さんまさんタイプ）
③アナライザー（イチローさんタイプ）
④サポーター（中居正広さんタイプ）

日報のフィードバックの例

基本的には、所感に対する深掘りやコメントをしていきます。
ポジティブなトーンを心がけましょう。

ポジティブなコメント

ポイント

アポを獲得した結果に対するポジティブなコメントです。上司からの前向きなフィードバックは部下の承認欲求を満たし、業務に対して積極的に取り組む効果があります。

行動の深掘りをするコメント

ポイント

報告内容に対する深掘りのコメントです。報告への感謝を示しつつ、必要な支援を行うことを表明しています。

モチベーションを上げる！日報のフィードバックの書き方

日報を運用する方法

日報を運用するための代表的な方法をご紹介します。

紙（手書き）

一昔は紙での日報が主流でしたが現在は有用な手段とは言えません。
電子的な管理方法に移行することをオススメします。
手書きの作業日報は時代遅れ！今すぐ日報を電子化すべき理由とは

エクセルやメール

Microsoft Excelや電子メールを利用した日報です。共有フォルダなどにエクセルファイルなどを格納して共有する運用が主流です。

すぐに始められる点が魅力です。
しかし、それぞれのソフトの主目的とは違うので、ある程度の不便を強いられる点は理解しておきましょう。

エクセルの日報は時代遅れ?管理者を悩ませる理由と解決方法（テンプレートあり）

日報アプリ、社内SNSアプリなどの専用ツール
日報アプリとは、日報を運用するために開発されたコミュニケーションツールです。

本格的に日報を活用したい組織には専用アプリがオススメです。
書きやすさはもちろん、管理性や検索性に優れており、日報を「社内の情報資産」として活用できます。
多くのサービスが無料でお試し可能なので、気軽に試してみましょう。

日報アプリおすすめ12選(無料あり)｜機能や特徴を比較
成功事例に学ぶ！日報アプリにできること＆導入のコツ

まとめ

日報とは自分自身の成長のツールでもあり、会社全体の情報を円滑にするツールでもあり、会社の運営にとても重要な役割を持ちます。

日報の目的や意味を理解して運用すると、社員の成長や現場の見える化など、さまざまな方向でのメリットを生みます。

日報の内容、書き方であなたの評価はガラリと変わります。

この記事を参考にぜひ有意義な日報を運用してください。

専用のアプリで日報をより活用しましょう

日報共有アプリgamba!（ガンバ）は日報としての基本機能を揃えていながら、日報を社内全体で共有するSNSのようなコミュニケーションサービスです。

• かんたんに入力できる日報テンプレート
• KPI管理機能で目標達成率をグラフ化
• 日報へのコメントで社内コミュニケーションアップ

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