日報とは何？日報の意味・目標達成するチームを作る日報の書き方とは

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「社員の仕事を見える化するために、日報を書かせたい」という相談を、経営者から多くいただきます。しかし、見える化したら本当に売上は上がるのでしょうか？

単なる近況の報告の日報に、意味はありません。売上を伸ばす、お客様に満足してもらうなど、目標に到達することが、日報を書く意味です。

そこで今回は、日報の意味と目標達成するチームを作る日報の書き方について解説します。

日報＝業務の見える化ではない　「日報を書く目的」とは？

日報でチームの力を巻き込む

チームとは、目標達成という共通の目的を持った集まり。日報を通じて積極的にフィードバックし合うことで、チームの一体感が高まります。

チーム全員が力を出し、一体化した瞬間こそ、チームになった瞬間。進捗状況を日報で共有することで「自分はひとりじゃない」と感じられるようになります。

目標達成しようと頑張る姿を公開することは、大きな効果があるのです。

目標達成状況を認識し、行動を振り返る

日報は、目標達成にどこまで近づいたのか、あと何が必要かを振り返ることができます。

• うまくいったこと→より成果を上げるために何ができるか？
• うまくいかなかったこと→対策を考える

目標達成するチームは日報から学び、次に活かしています。目標をクリアした体験は、次のチャレンジにつながります。

目標達成の成功体験を積み重ねることが、チームを作ることにつながるのです。

目標達成するチームを作る「日報の書き方」

全員が日々の仕事の振り返りを行い、目標達成に向けて力のベクトルを合わせていくために、必要な3つのポイントを紹介します。

成果を出す日報のテンプレートを用意する

ポイントは以下の2点です。

1. うまくやり遂げられたこと
2. うまくいかなかったことに対する改善策

たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく成果は上がります。

今日の目標
今日の結果
良かった点（うまくいかせる方法）
改善策（うまくいかなかった要因を取り除く）
明日の目標

フィードバックを欠かさない

フィードバックはチームの帰属意識を高め、承認欲求を満たす効果があります。積極的に言葉をかけましょう。

また、上司部下だけでなく、同僚、あるいは他部門ともやり取りができる環境を作りましょう。多くの社員を巻き込んで知恵を引き出すことが大切です。

具体例とポイント

【共感する】

• 「素晴らしい成果です、お客様も喜んだでしょうね」
• 「さすが山田くん、そのやり方はとてもいい！」

これらのフィードバックは、リーダーが認めてくれているという安心感を持つことができます。

【質問する】

「お客様はどう感じていると思いますか？」など、質問で気づきを促しましょう。自分が気づかなければ、部下の仕事を改めることはできません。

【日報で叱らない】

ダメ出ししたところで、本人が納得しなければ意味がありません。そのやり取りを見ているチームのメンバー全員にも、悪影響をもたらします。

日報は動きを把握して的確な指示を出すためのもの

日報のためだけに、営業先から会社に戻ってPCを開くのは、時間の無駄です。アプリで日報を効率化しましょう。

ここでは、国内最大級の登録実績を誇る日報アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。gamba!を使うと目標達成するチームづくりにどう貢献するのでしょうか？

①テンプレートで"目標に対する結果を意識した"日報を書く

報告すべき項目をテンプレートとして設定できるので、それに従って書くだけで自然とPDCAサイクルを回す部下を育成することができます。

テンプレートは、会社や職務内容に応じてカスタマイズすると良いでしょう。

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらえるので、問題の解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」の繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各部署が今どんな取り組みをしているか、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

③競争心に火がつく

日報と一緒に実績報告をして、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

gamba!の日報で目標達成するチームを作ろう

移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

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 日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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