「日報なんて要らない！」という部下に伝えて欲しい3つのこと

日報で業務状況を見える化したい、そのために日報を導入したいと考える経営者はたくさんいます。しかし、日報を導入したいという経営者の意向とは裏腹に、社内から「日報なんて必要ない」という反論に遭い、頓挫してしまうということも。

日報なんて要らないという反論の根拠は大きく3つ。どのように対処したらよいのか、ポイントごとに紹介します。

日報は要らないといわれたときには① 「日報に毎日書くことがない」

「日報に毎日書くことがない」このような反論をする背景には、日報はその日の事実を書くだけのものという誤解があります。

「お客様に◯◯を提案をしました」や「◯件アポイントを獲得し、◯件商談してきました」といった事実の羅列を報告することが、日報の目的ではありません。重要なことは、どのような計画で仕事に取り組んでいるのかを示すこと。

日報に仮説や計画を書くようにすることで、「お客様に◯◯を提案をしました」は「お客様の感触が良かったのはこのような理由だと思います」「なので、次回は◯◯をします」のように変わります。

PDCAサイクルをまわすことが、日報の目的であるということを伝えていきましょう。日報に次の目標や行動計画を書くことによって、担当者のやる気も生まれ、上司は具体的なフィードバッグを与え、次の仕事へとつなげることができます。

日報は要らないといわれたときには② 「日報を書く時間がもったいない」

「書く時間がもったいない。」という人も多いと思います。しかし日報を書くのにかかる時間は、せいぜい15分。これ以上日報にかけるのは時間の無駄。

1日の中でこの時間を捻出できないというのは、単なる言い訳ん。日報を書く時間は最大でも〇分と時間を決めておき、その時間内で書ける内容を吟味して書くように指導してください。

また、必要な項目をテンプレートなどであらかじめ決め、必要事項を書く形にすることで、費用と時間は大幅に削減できます。

日報は要らないといわれたときには③ 「行動を管理されたくない」

「行動を管理されたくない。」この反論に対しては「仮説検証というPDCAサイクルをまわすために日報がある。」としっかり伝えましょう。日報は個人の仕事を監視するためでなく、会社として次の行動へつなげるための大切なツールであることを理解してもらわなくてはなりません。

行動を管理されたくないという反論をする裏側には、報告するべき仕事をしていないケースがあるので要注意。何も新しい情報を得られなかったから、書けないのです。

特筆すべき充実した成果があれば、それを日報に書くこと自体にはまったく難しいことはありません。むしろ、日報に書くことでその日の成果の充実感を感じることができます。

成果がなく、もっともらしい日報を書くために逡巡するから日報が書けない、それが露見するのが嫌だから日報は要らないと言っているのかも。こうした反論があった場合、日報を書くことになった後も注意深く見守る必要があります。

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日報は社内の重要なコミュニケーションツール

日報を導入することで、社内の仕事のやり方を変えていくんだという決意を、経営者自身がしっかりと示すことで、会社は必ず変わっていきます。社内にしっかりと目的を理解させて、日報というコミュニケーションツールを社内に定着させていきましょう。

日報は、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、テンプレート機能や、Googleカレンダーとの連携機能など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。 

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

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