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社内から「日報なんて要らない!」と抵抗された時に伝えて欲しい3つのこと

2017年1月24日

日報で社内の業務の状況を見える化したい、そのために日報を導入したいと考える経営者はたくさんいます。ですが、日報を導入したいという経営者の意向とは裏腹に、社内から「日報なんて必要ない」という反論に遭い、頓挫してしまうということもたくさんあります。

日報なんて要らないという反論の根拠は大きく3つあります。そういたときにどのように対処したらよいのか、ポイントごとにご紹介します。

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日報は要らないといわれたときには① 「日報に毎日書くことがない」

「日報に毎日書くことがない」このような反論をする背景には、日報はその日の事実を書くだけのものという誤解があります。「今日、このお客様に◯◯を提案をしました」や「このお客様からこんな情報を得ました」「◯件アポイントを獲得し、◯件商談してきました」といった事実の羅列を報告することが日報の目的ではありません。

重要なことは、どのような仮説を立て、どのような計画で仕事に取り組んでいるのかを示すことです。日報に仮説や計画を書くようにすることで、「今日、このお客様に◯◯を提案をしました」は「お客様の感触が良かったのはこのような理由だと思います」「なので、次回は◯◯をします」のように変わります。

これによってPDCAサイクルをまわすことが、日報の目的であるということを伝えていきましょう。日報に次の目標や行動計画を書くことによって、担当者のやる気も生まれますし、上司は具体的なフィードバッグを与え、次の仕事へとつなげることができます。

日報は要らないといわれたときには② 「日報を書く時間がもったいない」

「書く時間がもったいない。」という人も多いと思います。しかし日報を書くのにかかる時間は、せいぜい15分程度です。これ以上日報にかけるのは時間の無駄です。1日の中でこの時間を捻出できないというのは、単なる言い訳に過ぎません。

日報を書く時間は最大でも〇分と時間を決めておき、その時間内で書ける内容を吟味して書くように指導してください。また、必要な項目をテンプレートなどであらかじめ決め、必要事項を書く形にすることで、費用と時間は大幅に削減できます。

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日報は要らないといわれたときには③ 「行動を管理されたくない」

「行動を管理されたくない。」この反論に対しては、前述した通り仮説検証というPDCAサイクルをまわすために日報があるということをしっかり伝えましょう。日報は個人の仕事を監視するためでなく、会社として次の行動へつなげるための大切なツールであることを理解してもらわなくてはなりません。

行動を管理されたくないという反論をする裏側には、報告するべき仕事をしていないケースがあるので要注意です。仕事の中で何も新しい情報を得られなかったから、日報は書けないのです。特筆すべき充実した成果があれば、それを日報に書くこと自体にはまったく難しいことはありません。むしろ、日報に書くことでその日の成果の充実感を感じることができます。

何も成果がないなかで、もっともらしい日報を書くために逡巡するから日報が書けない、それが露見するのが嫌だから日報は要らないと言っているのかもしれません。こうした反論があった場合は、日報を書くことになった後も注意深く見守る必要があります。

日報は社内の重要なコミュニケーションツール

日報を導入することで、社内の仕事のやり方を変えていくんだという決意を、経営者自身がしっかりと示すことで、会社は必ず変わっていきます。社内にしっかりと目的を理解させて、日報というコミュニケーションツールを社内に定着させていきましょう。

日報は毎日のことなので、できる限り手短に手早く報告するのがベストです。かといって、今日の作業の内容や出来事を事務的に書くだけのためのものでもありません。日報は、事実は事実として簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「googleカレンダーとの連携(コピペ)機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。

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  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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