【日報は意味がない？】”日報がめんどくさい”と感じる理由と対策

最終更新日：2024年11月21日

日報と検索すると、関連ワードに「意味ない」「めんどくさい」「書くことない」というネガティブなワードが並んでいます。確かに”めんどくさい”んです、日報って。

でも会社から書くようにと言われている以上、書かないわけにもいかない…そんな方々に向けて、「どうしたら日報を書くモチベーションを高めることができるか？」について、めんどくさいことが大嫌いな私の視点で書いてみたいと思います。

「日報なんて意味がない」と思う３つの理由
どうしたら日報を書くモチベーションを保てるか？
社内コミュニケーションの場としても活用する
“めんどくさい”から開放される日報の書き方
日報が楽しくなる運用のヒント
まとめ

「日報なんて意味がない」と思う３つの理由

①考えを整理するのが苦手

文章を書くことに苦手意識がある方は意外と多いのではないでしょうか。今日やったことくらいはスラスラ書けるけれど、行動を振り返って「良かった点、悪かった点」や「自分の考え」を整理して文字に起こすのは得手不得手があるもの。

書くことに苦手意識があると、その日のタスクやスケジュールを羅列しただけで終わらせたり、「今日は〇〇しました。」というまるで小学生のような日報になってしまいます。そのような日報であれば、意味がないと思ってしまうのは当然です。

②誰からもレスポンスがない

日報を書く気が失せるもうひとつの原因は、上司からのレスポンスがないことです。

上司：「みんな、日報に現場の気づきをどんどんあげてくれ！」
部下：「業務改善のためにこんな工夫をしました！」
上司：（スルー）

部下：「今日は〇〇がうまくいきませんでした…」
上司：（華麗にスルー）

もしこんな状態であれば、「ちゃんと読んでいる？もう書かなくていいよね？」と、日報が意味ないと思うのは当たり前です。この「意味ないよね」という感情は、次第に上司への不信感にも繋がります。

③行動を管理されたくない

私の経験上、「上司に行動を管理されたくない」と感じる人の多くは、頭がキレて仕事がデキるタイプです。上司より稼ぐ能力があるので、「数字出してるのに、なんでいちいち日報書かなきゃいけないんだよ」と、完全に上司を馬鹿にしています。そんな部下を持つ上司もまた、やりづらさを感じていることでしょう。

これについては日報そのものというより上司と部下で信頼関係が築けていないということが問題です。
もしあなたが上司であれば、まずは1対1で本音を言い合える場を作ることから始めてください。

逆にあなたが部下という立場であれば、好き嫌いという感情をいったん横に置きましょう。たとえどんなに仕事ができなくて使えない上司であっても、悔しいですが会社から評価されるという能力に長けていることは認めざるを得ません。

どうしたら日報を書くモチベーションを保てるか？

どうしたら日報を書くモチベーションを保てるのか？それは、一言でいうと「自分のために書く」のです。

①パフォーマンス改善のために書く

日報というと、「上司への報告のためのもの」「会社の指示で書かされるもの」といったイメージがありませんか？

しかし、そのような「仕方なく」という感覚だと、ネガティブなものにしかならなりません。どのみち毎日書かなければいけないのであれば、ポジティブなものにしたほうが精神衛生上良いと思うんです。そのためには「自分のパフォーマンス改善のために日報を書く」という意識が大切です。

改善と言っても、急に画期的なアイディアが浮かんで、それを実践して成果を出すのはすぐにできることではありません。そこで活用できるのが日報です。日頃のちょっとした行動を少しづつ改善していくのに、「日報による振り返り」が有効なのです。

「もっとこうすればよかったな。次回から変えてみよう」と対策を考えたり、「今日の方法はとても効率が良かったから、明日からもこの方法を続けよう」など、頭の中でぼんやり思うだけだなく、文字に起こすことで確実にパフォーマンス改善に繋がります。

文章を書くのが苦手な人は毎日書くことで文章力が鍛えられるので、うまくなるチャンスでもあります。1日を振り返ることで仕事のやり方を改善したり、効率アップに繋がるようなことであれば、日報を書くことが意味ある作業になるのではないでしょうか。

②上司や会社へのアピールの場と捉える

あなたがその日行った業務を、上司が全て把握していることは少ないでしょう。でもあなたなりに考えて、工夫して、1日の業務を終えたはずです。ぜひ、そのことを日報に書いてアピールしてください。あなた自身をアピールするのです。

「伝える」能力は、どんな職種の人にも求められます。直接的に商品やサービスを扱う営業職や販売職だけでなく、会議・打ち合わせで企画を説明する等、相手が存在するすべての職種についても同様です。練習だと思ってどんどん自己アピールしましょう。会社にとっては昇給の根拠にもなります。

もし、「別に出世したいとは思わないからアピールなんて必要ない…」そんな気持ちになってしまっているなら、転職も視野に入れて考えてみてください。転職活動にも自己アピールは必須です。

社内コミュニケーションの場としても活用する

みなさんの会社では日報を共有していますか？

当社では、当社が提供している日報アプリgamba!（ガンバ）を使用して、日報を通したコミュニケーションを行っています。

日報をみんなで共有するスタイルなので、仕事のデキる先輩社員が普段どういった動きをしているのか見えるんです。尊敬できる先輩の仕事への考え方に感銘を受けたり、性格的には苦手だけど成績は良い先輩の手法をこっそり真似てみたり（笑）。

ほかにも「いいね！」や「コメント」といったSNS的な機能がついているため、困っている後輩にアドバイスをしたり、頑張っている同僚に「すごい！」とコメントすることもできます。たまに顔を合わせる別拠点のメンバーと久々に会ったときも、「日報に書いてあった◯◯のことだけどさ〜」という会話からスタートできるので、コミュニケーションを円滑にしてくれます。

“めんどくさい”から開放される日報の書き方

①項目を決める。でも、ときには柔軟に。

項目が多いと、書き手も読み手も時間を取られてしまいます。端的にするために、PDCAサイクルを意識した「PDCA＋P」の５つを基本の項目として書きましょう。

抑えておきたい日報の項目

今日の目標（Plan なるべく定量的に)
今日やったこと (Do)
うまくいったこと (Check)
課題と改善策 (Action)
明日の目標 (Plan)

PDCAサイクルについては下記の記事で詳しく説明しています。
→【これを欠かすと失敗する】PDCAの基本から具体的事例までわかりやすく解説【実践シートつき】

日報が楽しくなる運用のヒント

「自分のために書く」ことに加えて、「楽しむ」ことも大事ですよね。
では、どうしたら日報が楽しくなるのでしょうか？

①日報をチームや組織で共有する

日報を上司と部下の2者間だけのやり取りではなく、チームや組織のみんなで共有しましょう。苦手な上司と交換日記のようなやり取りよりはるかに良いですし、ノウハウやナレッジも浸透しやすくなります。ぜひみんなの日報を読んでみてください。そうすれば、それぞれの仕事に向き合う姿勢や考え方も見えてくるのではないでしょうか。

また、日報を共有する際に大事なことは「心理的安全性の確保」です。ポジティブな意見しか書いてはいけない空気を作ってしまうと、ミスやトラブルを隠してしまったり、アイディアを思いついても言い出しづらくなってしまいます。恥ずかしがらずに分からないことを聞くことができる場であれば、メンバーの成長にも繋がります。多様な意見を出しやすい場にしましょう。