働き方改革で脱残業！残業しない働き方3つのポイント
日本の企業では、昔から仕事は残業をするのが当たり前、という働き方が公然とまかり通っていました。
しかし、大手企業社員が過酷な残業体制から自殺するなどさまざまな悲しい事件が引き金となり、日本全体が残業を抑制する流れへと大きく変化しつつあります。
残業をしないで効率よく仕事をすることができれば、プライベートの時間も増え、社員の仕事のモチベーションも変わってきます。
ワーク・ライフ・バランスが叫ばれる中、残業をしない働き方について、働き方改革3つのポイントを紹介します。
働き方改革① 身体の一日のサイクルを理解する
人間にはもともと身体を動かすための一定のサイクルがあり、そのサイクルにそって働き方を変えることで、仕事を効率よく進めることができます。
午前から正午にかけてはアウトプットの時間です。企画書を作ったり文章を書いたりと言った、何かを生み出すことに向いている時間に向いていると言われます。
午後の時間はインプットの時間。商談や情報収集・人との交流に向いている時間に向いています。夕方以降はアブサーブといって一日を通じて集めた情報を消化吸収するのに適した時間です。
長時間の残業や長時間労働をするなど、そもそも身体が動かない時間に無理をしても効率が上がりません。ぜひこの3つにサイクルを時間帯に合った働き方を考えてみてください。これにより残業を抑制することができます。
働き方改革② 夜型人間を脱却する
ついつい残業をしてしまう人は、夜型人間が多い傾向に。夜型人間ですと、どうしても頭が動きだすのが午後から、または夕方ごろからとなってしまいます。このような働き方では残業が増えるのは当たり前です。
こうした人には集中する時間を朝型にもっていく工夫をしてください。たとえば、午前中に手を動かす作業を入れて身体を目覚めさせるようにするのも１つの方法です。
また「絶対に残業をしない・させない」という強い意志を持ち、時間内に仕事を終えるようにまわりに公言することも有効。
だらだら残業をしていては、余計な経費がかかるだけでなく仕事の効率も落ちます。夜型人間を自覚する人は生活スタイルや働き方を考えながら、〇時までに仕事を終えるという具体的な目標を持ちながら仕事をしてみてください。
働き方改革③ 集中する時間帯を作る
どうしても仕事が終わらずやむを得ず残業になってしまう状況はあります。そんなときは、集中する時間を作ることで仕事を効率よく終わらせることができます。
一日のうち1〜2時間程度、電話も出ない、メールも返信しない、溜まっている仕事に一点集中でこなすのです。
しかしこの働き方は周囲の協力がないとできません。「今日は仕事が立て込んでいるから〇時までは集中させてください」などと協力を仰ぎましょう。
またほかのメンバーが同じような状況の時は、協力してあげたり、分担できる仕事はほかの人に分けたりするなど、チームで残業を減らしていくよう働き方を工夫していくことも必要です。
日報アプリを使って働き方改革をしよう
いつまでも残業をする働き方を続けるか、仕事をうまくマネジメントして余暇を楽しむかは、経営者や上司の手にかかっています。
働き方改革で1番大切なことは、日々地道にPDCAサイクルを回し続け「習慣化」すること。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」です。
今回はいま話題の日報アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
いますぐ日報アプリを試してみよう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃できます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できるオンライン無料相談を開催しています。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。運営ポリシー
