働き方改革 日報の活用術TOP

部下の残業を減らすために上司が今すぐできる3つのこと

2018年1月21日

部下の残業がなかなか減らず、お困りではありませんか?残業が減らない原因は、単純に仕事の量が多すぎる場合もありますが、多くの場合、上司の取り組み方や考え方次第で残業を減らすことができます。

では、部下の残業を減らすためにはどのようにすると効果的なのでしょうか。

部下の残業を減らす画像

部下の残業を減らすポイント① プロセスでなく「結果」で評価する

部下のモチベーションアップのためには、結果ではなくプロセスで評価するほうが効果的だといわれます。

もちろん、仕事内容にスポットが当てられている場合は問題ありません。しかし実際は「どれだけ長い時間働いたか」が重視されるケースが多いのです。長く働いている=頑張っているとみなされるためです。

長時間働くと評価が上がり、残業代がつくため給料も上がる。これでは残業が減ることはありません。部下の残業がなかなか減らないときは、部下の評価の仕方が適切かどうか見直してみましょう。

結果で評価するといっても、売上などの最終結果のみに注目せよといっているわけではありません。その人自身の目標がクリアできた時に、評価をすればよいのです。

長時間働いているのだから頑張っているはずだと評価するのではなく、具体的な仕事内容に着目することが大切です。

プロセスでなく「結果」で評価する画像

部下の残業を減らすポイント② 期限を早めに設定する

学生の頃に宿題を先延ばしにし、提出期限ぎりぎりに急いで取り組んだ経験はありませんか?期限に余裕があると思うと、ついついのんびりしてしまうことが多いのではないでしょうか。仕事もこれと同様です。

部下が仕事に取り組みやすいようにと余裕をもって期限の設定をすると、ついだらだらと仕事に取り組んでしまい、結局は期限ぎりぎりまでかかり、残業をしてようやく間に合うということがあります。

しかし期限を早めに設定することで、部下は計画的に仕事に取り組まなければならなくなり、結果的に効率よく仕事を終わらせることができます。

ムリな期限設定はしてはいけません。無駄なく効率的に取り組めば、この日までに終わるという期限に設定しましょう。

 期限を早めに設定する画像

部下の残業を減らすポイント③ 優先順位を示す

大抵、仕事は一つだけ請け負うのではなく、いくつか並行して取り組まなければなりません。

このとき優先順位をつけて取り組むことができれば、同時にすべてを終わらせる必要はないとわかるため、残業してまで取り組む必要はなくなります。

しかし優先順位をつけられない場合、すべての仕事を同時におこなわなければならなくなるため、残業が増えてしまいます。

部下に仕事を頼むときは、「急ぎでお願い!」などあいまいな頼み方はせず、「◯◯日までにできる?」 とお願いするようにしましょう。期限が明確になっていれば、優先順位がつけやすくなります。

また、部をまたいだプロジェクトを請け負っている場合、どちらの指示を優先すべきかわからなくなることがあります。このような事態を防ぐため、組織の中で優先順位のつけ方を確認しておくことをおすすめします。

優先順位を示す画像

残業を減らして快適な職場環境に

残業が多いのは仕事の量が多いせいだと考えがちですが、実は作業効率を上げる工夫をすることで、解消することも多いのです。つまり、残業を減らすことが、業績アップにつながる可能性があります。

ここでは業務の効率化にオススメな、今話題の日報アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定され、日報でPDCAを習慣化させる機能が満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

 
ただいま15日間無料トライアル実施中!ぜひ、この機会にご利用ください。

日報アプリgamba!
詳細はココをクリック!
すでに8,500社以上
実感した効果を無料体験!

いまなら15日間無料!