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部下の残業を減らすために上司が今すぐできる3つのこと

2017年2月21日

部下の残業がなかなか減らず、お困りではありませんか?残業が減らない原因は、単純に仕事の量が多すぎる場合もありますが、多くの場合、上司の取り組み方や考え方次第で残業を減らすことができます。では、部下の残業を減らすためにはどのようにすると効果的なのでしょうか。

部下の残業を減らす画像

部下の残業を減らすポイント① プロセスでなく「結果」で評価する

よく部下の成長や、モチベーションアップのためには、結果ではなくプロセスで評価するほうが効果的だといわれます。もちろん、仕事の内容にしっかりとスポットが当てられている場合は問題ありません。しかし実際は、プロセスの評価の際に、「どれだけ長い時間働いたか」が重視されるケースが多いのです。

長く働いている=頑張っているとみなされるためです。長時間働くと評価が上がり、残業代がつくため給料も上がる。これでは残業が減ることはありません。部下の残業がなかなか減らないときは、部下の評価の仕方が適切かどうか見直してみましょう。

「結果で評価する」といっても、売り上げなどの最終結果のみに注目せよといっているわけではありません。その人自身の目標がクリアできた時に、評価をすればよいのです。「長時間働いているのだから頑張っているはずだ」と評価するのではなく、具体的な仕事内容に着目することが大切です。

プロセスでなく「結果」で評価する画像

部下の残業を減らすポイント② 期限を早めに設定する

学生の頃に宿題を先延ばしにし、提出期限ぎりぎりに急いで取り組んだ経験はありませんか?期限に余裕があると思うと、ついついのんびりしてしまうことが多いのではないでしょうか。仕事もこれと同様です。

部下が仕事に取り組みやすいようにと余裕をもって期限の設定をすると、ついだらだらと仕事に取り組んでしまい、結局は期限ぎりぎりまでかかり、残業をしてようやく間に合うということがあります。

しかし期限を早めに設定することで、部下は計画的に仕事に取り組まなければならなくなり、結果的に効率よく仕事を終わらせることができます。。もちろん、ムリな期限設定はしてはいけません。無駄なく効率的に取り組めば、この日までに終わるという期限に設定しましょう。

 期限を早めに設定する画像

部下の残業を減らすポイント③ 優先順位を示す

期限を設定してもなかなか仕事が早くならない場合、仕事の優先順位が決められないことが原因のことも。大抵、仕事は一つだけ請け負うのではなく、いくつか並行して取り組まなければなりません。

このとき優先順位をつけて取り組むことができれば、同時にすべてを終わらせる必要はないとわかるため、残業してまで取り組む必要はなくなります。しかし優先順位をつけられない場合、すべての仕事を同時におこなわなければならなくなるため、残業が増えてしまいます。

部下に仕事を頼むときは、「急ぎでお願い!」などあいまいな頼み方はせず、「◯◯日までにできる?」 とお願いするようにしましょう。期限が明確になっていれば、優先順位がつけやすくなります。

また、部をまたいだプロジェクトを請け負っている場合、直属の課長とプロジェクトのリーダーのどちらの指示を優先すべきかわからなくなることがあります。このような事態を防ぐため、組織の中で優先順位のつけ方を確認しておくことをおすすめします。

優先順位を示す画像

残業を減らして快適な職場環境に

残業が増えると、しっかりと休息が取れないため作業効率が落ち、さらに残業が増えるという悪循環になります。残業が多いのは仕事の量が多いせいだと考えがちですが、実は作業効率を上げる工夫をすることで、解消することも多いのです。

残業が減り、プライベートの時間を満喫できることで、仕事へのモチベーションも上がります。残業を減らすことが、業績アップにつながる可能性もあるのです。そうして部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させる機能や上司のための支援機能が満載です。

快適な職場環境の画像

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