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社内の情報共有がチームを成功に導く3つの理由

2018年1月11日

チームで成果をあげなければならないとき、社内情報共有は必須です。チームの中に、仕事は言われたことをその通り作業するだけ、経営方針は自分には関係ない、と思っているメンバーはいませんか。

メンバーと情報をやりとりし、その情報を仕事上で生かしていくことが、成果を上げるための近道です。チームで社内情報共有をすることの大切さを学び、成功につなげるためのポイントを3つご紹介します。

メンバー全員で成果を出すチームを作る画像

情報共有がチームを成功に導く理由① ひとりの経験を全員で疑似体験する

社内の情報共有は、誰かの体験をみんなが疑似体験するためにあります。同じような経験はすることがあるかもしれませんが、全てのパターンを互いに経験するのは無理なこと。

特にメンバーが経験した成功体験や失敗体験を共有することで、チーム全体で教訓を共有できるようになります。

また、同じ立場に置かされたとき「○○さんはこんなときこんな風にしていたな」と経験していなくてもその場で行動に移すこともできます。

体験を個人の中だけで留めておくのではなく、共有することで知恵が共有されます。メンバーが同じベクトルを向いて仕事をするために、社内の情報共有は不可欠なことです。

疑似体験する画像

情報共有がチームを成功に導く理由② チーム共通の課題に気づく

社内の情報共有は、チームの課題に気づくきっかけにもなります。チームには常に様々な問題が存在しています。

ですが、最初からそれらの問題を認識している訳ではありません。誰かがそれを問題とすることで、初めて浮き彫りになるもの。誰かが気付いて取り上げなければ、永久に見過ごされたままになってしまいます。

「こんなケースがあったけれど、次はどうしたらいいだろう」「こんな失敗をしたけれど、次はこのように対処する」といった問題を一人で抱えないことで、他のメンバーから新しいアイディアや解決法が見つかる場合もあります。

また、自分では気づけなかった問題が、情報共有をすることで他の誰かが気づくことがあるかもしれません。

チーム共通の課題に気づく画像

情報共有がチームを成功に導く理由③ メンバー間の協力体制を作る

社内の情報共有は、協力体制作りにも役立ちます。仕事は一人だけで進めるものではありません。メンバー同士の協力が不可欠です。

いま仕事の中で何が起きているかを共有することで、メンバーは困っていたり仕事が滞っていたりする別のメンバーに協力の手を差し伸べることができます。

お互いの不足しているところを確認し協力して補うこともできます。また社内情報共有は、他のメンバーがどんな役割を担っているかを知る大切な手段の一つでもあります。

「ほかのメンバーのことだからどうでもいい」ではなく、チーム内でいま誰がどのように動き、どのような状態であるかを全員が把握することで当事者意識を高め、目標達成に向けた意識を高めることができます。

協力体制を作る画像

日報アプリで部下とのコミュニケーションを向上させよう

今回はいま話題の日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。社内SNS感覚で使える日報アプリが、チームにどのような影響をもたらすのかご紹介します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

いますぐ日報アプリを試してみよう

日報共有アプリgamba!には、情報共有を確実に行うためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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