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リーダーは仕事を抱えるな!働き方を改革する方法

2017年11月16日

チームを率いるリーダーであるあなた、目の前の作業に追われてしまっていませんか。リーダーが作業に追われてしまうと、チームを動かすという最も重要な仕事ができなくなります。頭ではわかっていることでありながらも、多くのリーダーたちが、この事態に陥ってしまいがちです。

部下に働き方改革をするよう促すには、まず自分はどのように行動すればいいのでしょうか。仕事のやり方を根本的に見直し、どうすれば仕事を抱え込まずに済むかを考えましょう。

部下の働き方を改革する画像

働き方改革① 部下の相談を「預からない」

リーダーは、部下から何かうまくいかない案件の相談や報告を受けることも多いでしょう。その際、その相談を「わかった、その件は私があづかって解決します」といった具合に預かってしまっていませんか。

そうやって預かった「小さなこと」が積み重なり、結局は何も前に進まないことになってしまいかねません。部下からの報告を受けた際、「部下の相談を預からない」ということを徹底しましょう。

上司が預かってくれれば、部下にとっては仕事が自分の手から離れて一安心です。しかしその仕事はあなたに乗っかってきます。その問題点の洗い出しから解決策の方法まであなたが考えてしまうと、部下の成長を妨げかねません。

そんな時は「分かった、では解決策をいくつか考えてきてくれ」と答えればどうでしょうか。部下自身が、自分でいくつか解決策を考えることで視野が広がり、働き方の改革にもつながります。

上司に相談すれば解決してボールが返ってくる、というような働き方の姿勢を改革する一つのチャンスでもあるわけです。部下から報告された仕事の一つ一つはとても些細なことかもしれませんが、それらが全部自分にのしかかってくるといくら時間があっても足りません。

さらに、あなたに預けた仕事の結果を部下みんなが待つことになり、その間部下はその仕事を進めることができなくなってしまいます。部下全員が「上司待ち」の状態というのは、決していい状況とは言えず、効率が悪くなる一方です。

部下の相談を「預かる」のではなく、その場で次のステップに進めるよう助言するだけにとどめるようにしてみましょう。

部下の相談を「預からない」画像

働き方改革② 自分の時間を戦略的に振り向ける

すべてのメンバーを自分一人で均等に時間を割いてみていては、時間がいくらあっても足りません。習熟度が低い、難しい課題を抱えている部下をしっかり把握して、その中でいい意味で優先順位をつけることを大切にしましょう。

自分が対応するべき優先順位を常に念頭に入れ、手をかけるべきメンバーや、フォローすべきチームに資源を集中するべきです。えてして、こういう上司が気にかけるメンバーというのはことあるごとに「どうしたらいいでしょうか?」と100%丸投げ状態で上司に聞いてくるものです。

本来、何か問題が起こったときや躓いたときに上司に向かって「どうしたらいいでしょう」という丸投げの姿勢は、働き方として正しいとはいいがたい姿勢です。

そんな部下の働き方に改革を起こすためにも、「どうしたらいいと思う?」と聞き返すことを繰り返すと次第に部下のほうから「こうしたいと思いますが、いいですか?」と提案が返ってくるようになります。先のことに目をやり、メンバー一人ひとりの自立を促す接し方を心がけましょう。

自分の時間を戦略的に振り向ける画像

働き方を改革③ 自分の仕事を積極的に手放す

管理職は基本的にマネジメントが本業ですから、あれやこれやとこまごました作業を受け持ってしまうのではなく、自分の仕事を手放すことが大切です。自分でなくてもできる仕事は積極的にメンバーや他の人に渡しましょう。仕事は自分一人でするものではありません。また、自分よりもその仕事が得意な人もいるはず。

仮に他の人より2倍速く仕事を済ませるのであっても、仕事がそれ以上に増えてしまえば、結局自分がボトルネックになります。また、部下にとっても上司から預けてもらった仕事というのは少なからず成長の素材となります。上司であるあなたが、部下と同じワーカーとなってしまっては、チームとしての体制が機能しません。

優先順位を大局的に考えるようにし、あなた自身が作業をこなすことに溺れてしまってはいけません。大切なのは、どの仕事を誰がするべきかをしっかりとあてはめ、上司はマネジメントに徹すること、そして部下の働き方をよりよく改革していくことに務めることです。

働き方改革ができる日報アプリはこちら

部下の管理がラクになる日報アプリとは?

チームリーダーが本来取り組まなければいけないことは、「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。「gamba!」を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか解説します。

フォーマットの共通化で振り返りを仕組み化できる

日報に何を書くかで、成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。

gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、会社オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけ。

「達成おめでとう!」という賞賛がたくさん返ってくれば、やる気もUP!しかも、実績を数字で見える化すれば、頑張っている部下や同僚に「いいね!」の応援もしやすくなります。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができます。

Googleカレンダーの画像

情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題の解決ができます。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

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日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

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